Anpassung von Drucklayouts

blue. zeichnet sich durch einen flexiblen Umgang mit den Drucklayouts aus. Hier wird Ihnen erklärt, wie Sie die bestehenden Drucklayouts anpassen, duplizieren und neue Drucklayouts erstellen können. Dabei empfehlen wir Ihnen die Druckdatei vor den Anpassungen zu sichern.

Wichtig: Das löschen von Drucklayouts kann nicht wiederrufen werden.

Basiseinstellungen für die Drucklayouts

» Schritt 1 _ Aufrufen der Drucklayouts
Wechseln Sie in das Menü Voreinstellungen und rufen Sie den Tab Drucklayouts auf. Alle in blue.office angelegten Drucklayouts werden hier mit einer kleiner Voransicht sowie dem Layoutnamen angezeigt. Die Auflistung ist dabei nach Menü und Layoutart (Dokument, Liste, Etikett, Umschlag oder Report) unterteilt. Ergänzend dazu wird das Papierformat des Layouts mit angezeigt.
Um ein Layout aufzurufen klicken Sie dieses an, Sie gelangen damit direkt in das Drucklayout in der Druckdatei officeprint.fp7


» Schritt 2 _ Der Layoutmodus
Nach dem Aufrufen wird das Drucklayout im Blätternmodus angezeigt. Wechseln Sie jetzt unten links (oder oben rechts) in den Layoutmodus.




Im Layoutmodus wechselt u.a. die Menüzeile sowie die Darstellung der Daten für eine Editierung der Inhalte.
Felder werden mit einem Rahmen dargestellt, Texte als Text. Im linken Bereich werden die Layoutbereiche angezeigt, die senkrechte Trennlinie zeigt die Grenze des Papierformates, in diesem Fall A4 senkrecht.


» Schritt 3 _ Die Layoutbereiche
Jedes Drucklayout ist in mehrere Bereiche gegliedert, d.h. Abschnitte im Gesamtlayout. Mithilfe von Bereichen können Sie steuern, wie Daten gedruckt werden, z.B. einmal für jeden Datensatz, nur am Beginn jeder Seite oder nur vor oder nach Gruppen sortierter Datensätze (z. B. um Teilsummen für jede Datensatzgruppe anzuzeigen).
Jedes Layout muss mindestens einen Bereich enthalten. Layoutbereiche können Felder, Ausschnitte, Tasten, Text, Diagramme und andere Objekte enthalten. Im Layoutmodus markieren gepunktete horizontale Linien die Trennung zwischen Layoutbereichen und der Bereichsname wird an der linken Seite angezeigt.
WICHTIG: Layoutelemente dürfen von einem im oberen Bereich liegenden Bereich nach unten zu in einen (oder mehrere) folgende Bereiche übergehen. Das Layoutelement (z.B. ein Logo) wird dabei basierend von der oberen Position aus plaziert. Wenn ein Layoutlement aber von einem unteren Bereich nach oben reinragt, dann wird es von diesem Bereich aus positioniert. Überprüfen Sie immer das die Felder und Layoutelemente nicht nach oben zu in einen anderen Bereich einfliessen.

» Schritt 4 _ Vergrössern oder verkleinern von Layoutbereichen
Um einen Layoutbereich in der Grösse zu verändern, fassen Sie die Linie an und verschieben Sie den Bereich entsprechend. Ein Vergrössern ist dabei immer möglich, ein verkleinern aber nur dann, wenn keine Objekte im verkleinerten Bereich liegen. Verschieben Sie immer erst die Objekte und verkleinern Sie dann den Layoutbereich.

» Schritt 5 _ Anpassung von Layoutnamen
Jedes Drucklayout in blue. hat einen eindeutigen Layoutnamen, basierend auf einer LayoutID, einer Markierung für die Dokumentenart und einer weitere Markierung für das Papierformat. Ein Name ist z.b. so aufgebaut:
121 _ L _ 2 _ ADRESSEN _ Liste der Firmen
aaa _ b _ c _ dddddddd _ eeeeeeeeeeeeee
- a ist das Layout im blue. selbst, diese Nummer für die Ansteuerung des Drucklayouts benötigt
- b ist die Art des Layouts (L = Liste, D = Dokument, U = Umschlag, E = Etikett, R = Report)
- c ist das gewählte Papierformat (1 = A4hoch, 2 = A4quer, 3 = Umschlag DINlang, 4 = A3hoch, 5 = A3quer)
- d dient der Information und besseren Übersichtlichkeit in den Layoutübersichten
- e ist der Name des Layouts, dieser kann frei editiert und angepasst werden

WICHTIG: Ändern Sie die Namensbereiche a bis d nur dann, wenn Sie bewusst ein Layout in einem anderen Menü oder Layoutmodus darstellen wollen!

Duplizieren von Drucklayouts

» Schritt 1 _ Aufrufen des Drucklayouts
Wie im oberen Bereich beschrieben rufen Sie als erstes das Layout auf, welches Sie duplizieren wollen. Es ist immer einfacher neue Layouts auf Basis bestehender Layouts zu erstellen statt diese von Beginn an aufzubauen. Wechseln Sie beim Basislayout in den Layoutmodus.
In der Menüzeile von FileMaker Pro finden Sie den Bereich “Layouts”. Wählen Sie hier die Funktion “Layout duplizieren. Damit wird eine identische Kopie des Layouts angelegt und direkt aufgerufen.


» Schritt 2 _ Anpassen des Layoutnamens
Gehen Sie erneut in den Bereich “Layouts” und wählen Sie jetzt “Layouteinstellungen”. Passen Sie hier den Namen des Layouts an, d.h. ändern Sie den rechten Bereich nach dem letzten Unterstrich und belassen Sie wie oben beschrieben den vorderen Teil wie definiert.

WICHTIG: Bei einer Änderung von Layoutnamen oder einer Änderung der Reihenfolge der Layouts müssen diese erneut für die Nutzung mit blue. gescannt werden. Rufen Sie dafür in der Datei officeprint im FileMaker Menü Scripts “Layoutnamen aktualisieren” auf.

Editieren der Layouts

» Schritt 1 _ Schriften und Farben
Im Layoutmodus lassen sich für jedes Objekt eigene Schrift- und Farbformatierungen einstellen. Dabei können Sie die Objekte einzeln oder zusammen auswählen und formatieren.

Klicken Sie ein Objekt an. Die Auswahl wird über die vier Punkte an den vier Ecken des Objektes angezeigt.
In der Menüzeile von FileMaker befindet sich das Menü “Format”. Hier lassen sich über verschiedene Bereiche alle Formatierungen aufrufen. Alternativ kann auch der Inspektor (ab FileMaker 11) oder die Formatierungsleiste (im Menü Ansicht aktivierbar) genutzt werden.


Wenn Sie ein Layoutobjekt formatiert haben und diesen Wert auf ein anderes Layoutobjekt übertragen wollen, dann können Sie die Funktion “Format übertragen” im Menü “Format” nutzen. Die Einstellungswerte sind damit zwischengespeichert und werden mit einem Klick auf das nächste Objekt auf dieses übertragen.

» Schritt 2 _ Objektgrössen und -positionen
Layoutojekte lassen sich in der Position und Grösse im gesamten Layout anpassen. Beachten Sie hier aber Übergänge zwischen den Layoutbereichen wie oben beschrieben.
Klicken Sie ein Objekt an und verschieben Sie dieses mit der Maus oder über die Pfeiltasten an die gewünschte Position. Zur besseren Ausrichtung lassen sich im Menü Ansicht optional Layouttools einblenden wie ein Fadenkreuz, ein Layoutraster oder die Seitenränder.
Die Darstellung der Grössenwerte kann zwischen den engl. und deutschen Formaten umgeschaltet werden, in dem Sie im Layoutinspektor auf die Masseinheit klicken.


» Schritt 3 _ Hintergrundfarben
Um eine Hintergrundfarbe oder ein Hintergrundraster einzustellen, klicken Sie mit der CTRL Taste auf den Layoutbereich und wählen Sie dann die Farbe bzw. das Raster aus.


» Schritt 4 _ Bilder, Grafiken und Logos
In jedem Layout können Bilder und Logos eingefügt werden, die bei jedem Druck mit ausgegeben werden. Wir empfehlen entweder PDF Dokumente mit eingebetteten Schriften oder TIFFs in 100%iger Grösse zu nutzen. Rufen Sie im Layoutmodus bei “Einfügen” die Funktion “Bild” auf und wählen Sie ein Dokument aus. Wenn Sie nur den Verweiss auf das Bild speichern, muss dieses immer am originalen Speicherort zur Verfügung stehen. Bei einer Netzwerklösung muss dieser Speicherort allen Usern zur Verfügung stehen. Wir empfehlen das Bild/ Dokument direkt im blue. zu speichern.

» Alternative Standardbilder und Hintergrunddokumente
Im Menü Voreinstellungen von blue. finden Sie neben dem Tab mit der Übersicht aller Drucklayouts weitere Tabs für Standardlayouts einzelner blue. Menüs. Damit lassen sich Layouthintergründe zentral speichern und gleichzeitig in mehreren Drucklayouts austauschen. Um ein neues Bilddokument hier einzufügen (empfohlen PDF oder TIFF) klicken Sie auf den jeweiligen Feldbereich und wählen Sie dann das Dokument aus.


Hinzufügen und ändern von Feldern
Jedes Feld im Drucklayout kommt direkt aus der blue.office Datenbank. Die Druckdatei ist dabei wie eine temporäre Darstellungsdatei, von Ihnen komplett editierbar, aber ohne Datensätze. Diese werden im Moment eines Drucks immer direkt aus den Hauptdatenbanken geholt. Damit lassen sich alle Felder aus blue. auch in der Druckdatei darstellen. Nicht jedes Feld speichert hier Daten, einige werden für die Darstellung oder für Filterauswahlen benötigt. Wir haben uns bemüht die Feldnamen weitestgehend logisch aufzubauen um eine Auswahl in den Drucklayouts zu vereinfachen.

» Schritt 1 _ Auswählen eines anderen Feldes
Rufen Sie den Layoutmodus auf, wo ein Feld editiert werden soll. Doppelklicken Sie jetzt auf das Feld, welches geändert werden soll. Im sich öffnenden Fenster wird der gewählte Feldname farbig hervorgehoben, die aktuelle Datentabelle sehen Sie im oberen Bereich. Wählen Sie jetzt das alternative Feld aus und schliessen Sie das Fenster.


» Schritt 2 _ Duplizieren und ändern eines Feldes
Analog zum ändern lassen sich Felder auch einfach duplizieren. Klicken Sie ein Feld an und rufen Sie dann die Menüfunktion “Duplizieren” auf. Im sich öffnenden Fenster wird der gewählte Feldname farbig hervorgehoben, die aktuelle Datentabelle sehen Sie im oberen Bereich. Wählen Sie jetzt das neue Feld aus und schliessen Sie das Fenster.