Die Agentursoftware blue.office 3 im Überblick

blue.office, die designorientierte Verwaltungssoftware für die Kommunikations‑ und Kreativbranche.
blue.office beinhaltet CRM, Jobverwaltung, Zeiterfassung, Faktura, Aufgaben und einen Kalender, ist netzwerkfähig, modular ausbaubar und nachhaltig. Das .office System wird seit 2001 von einem festen Team von Entwicklern und Designern ständig weiterentwickelt und ist in führenden Designagenturen im Einsatz. blue. ist die Lösung für den Alltag in kleinen Teams oder als Lösung für grosse Agenturen mit mehreren Standorten.

Über optionale PlugIns lässt sich blue. ausbauen und an Ihre Anforderungen anpassen. Aktuell verfügbar sind blue.control für das Controlling und blue.mini als schlanke .office Version ohne die Jobverwaltung. Weitere PlugIns sind in Vorbereitung.

Die Highlights der blue. Version 3 hier in Kürze zusammengefasst:
(Beachten Sie auch die News zur Version 3.1)
_ Neu gestaltete Oberfläche mit skalierbaren Screens
_ Komplett neu programmierter Code
_ Neues System von Aufgaben nach dem Getting Things Done-Prinzip (GTD)
_ Kalender mit neuer, übersichtlicher Termindarstellung
_ Direkte Verbindung zwischen dem blue. Kalender und iCal (nur Mac OSX 10.5)
_ Hinterlegung von Standardsets an Aufgaben, Phasen und Vorkalkulationen in Jobs
_ Zusammenfassung von Leistungen zu Produkten
_ Mehrsprachige Leistungen und Textbausteine
_ Keine Limitierung in Dateigrösse und Datensatzumfang
_ Arbeit mit Gruppen von Firmen, Kontakten und Mitarbeitern
_ Neues Zugriffssystem mit anpassbaren Zugriffsrechten in allen Bereichen je Mitarbeiter
_ Einfache Hinterlegung von Brieflayouts im PDF-Format zur Anpassung an Ihre Drucklayouts
_ QuickInfo als integrierte Hilfe für die Navigation, die Funktionen und die Aktionen
_ Skalierbarkeit von blue. von 1 bis 999 Usern möglich, neuer extrem schneller Server verfügbar

Kleine Version blue.mini und PlugIn blue.control
_ Neue kleinere blue.mini-Version mit Adressen, Zeiterfassung, Aufgaben und dem Menü Post ODER Kalender. blue.office und blue.mini können im Netzwerk gemischt werden
_ blue.control mit neuem System zur langfristigen Unternehmensplanung mit Anzeige der Umsatzrentabilität und Gewinnprognosen aus den in blue. erfassten Daten



Weitere Screenshots zu blue. 3 finden Sie hier.

Funktionen blue. 3 _ Allgemein
_ An jeden Benutzer individuell anpassbares System von Benutzerrechten und Aktionen je Menü
_ Komplett nativ in FileMaker 10 entwickelt, dem besten Desktop Datenbanksystem für Mac und Windows
_ Skalierbarer Screen für Grössen ab 1020 × 720 Pixel, in der Höhe frei skalierbar
_ Zoomstufen der Eingabemasken bis 400 % möglich
_ Für 1 bis 999 Benutzer (ab 3 Benutzer ist der Einsatz eines FileMaker Servers notwendig)
_ Für Mac 10.4 bzw. 10.5 und Windows XP bzw. Vista entwickelt
_ Freier Zugang zu allen Drucklayouts in einer separaten Druckdatei, komplette Anpassbarkeit an Ihr CI
_ Schnittstellen per ODBC, Excel, mySQL zu anderen Systemen möglich, PHP Zugang in Vorbereitung
_ Erweiterbarkeit durch PlugIns, individuelle PlugIn Entwicklung nach Pflichtenheft möglich
_ Geschwindigkeitsoptimiert für Zugriffe per WLAN und UMTS bei Einsatz des FileMaker Server 10
_ Freifelder in allen Menüs zur Hinterlegung zusätzlicher strukturierter Informationen

Menü Home
_ Persönliches Startmenü mit Anzeige der aktuellen Aufgaben, Jobs, Termine und Geburtstage
_ Direkte Zeiterfassung zu Aufgaben und Jobs per Stoppuhr oder Einzeleingabe
_ Übersicht über alle aktiven Jobs und Möglichkeit selbst einem Team in den Jobs beizutreten
_ Anzeige der erfassten Stunden nach Wochentagen mit Errechnung der Soll‑ und Istzeit
_ Zugang zu allen erstellten und zugewiessenen Dokumenten aus den Menüs Post und Finanzen
_ Integrierter Webbrowser für Webmail und Google
_ Auswahl eigener iCal Kalender für die Zuordnung der Termine im Menü Kalender (nur Mac OSX 10.5)
_ Persönlicher An‑ und Abwesenheitskalender, z.B. für Urlaub, Schule und Abwesenheit

Menü Adressen
_ Integrierte Verzeichnisse von Vornamen, Vorwahlen, PLZahlen und BLZahlen, erweiterbar
_ Hinterlegung von beliebig vielen Adressen, Telefonnummern, Webadressen, eMails je Firma und Kontakt
_ Zuordnung von Partnern oder Tochterfirmen
_ Zuordnung externer Dokumente (auch im Netzwerk) möglich
_ Kunden‑ und Lieferantennummern
_ Individuelle Rabatte und Sonderpreise je Firma und Kontakt möglich
_ Notizen‑ und Historyfunktion, optional im eigenen Fenster
_ Integrierte Websuche nach Adressen
_ Überblick über alle Postdokumente im Zeitraum
_ Umsatzanzeige nach Zeitraum
_ Beliebig erweiterbare Stichwortliste
_ Import eines Bildes bzw. Logos zu jedem Kontakt und zu jeder Firma
_ Persönliche Briefanrede und Grussformel je Firma und Kontakt
_ Frei definierbare Druckadresse
_ Druck auf frei definierbaren Etikett‑, Listen‑, Umschlagformaten
_ Export im vCard Format
_ Telefonwahl mit iLink (nur Mac OSX)
_ Freie Zuordnung zu beliebig vielen Gruppen

Menü Jobs
_ Zuordnung zu einem Kunden und einem Auftraggeber
_ Jobnummer definierbar (z.B. aus Firmenkürzel, Unit, Jahr, Monat, Woche, Tag, laufender Nummer)
_ Status je Job individuell einstellbar, inkl. nächstem Schritt und Verantwortlichkeit
_ Selektive Duplizierung von Jobs, Arbeit mit Templates möglich
_ Hinterlegung von Partnern und Lieferanten
_ Vorkalkulation auf Basis eines frei definierbaren Kataloges von Leistungen und Produkten
_ Zeitplanung nach Phasen, Aufgaben und Terminen
_ Zuordnung der Aufgaben und vorkalkulierten Werte zu Mitarbeitern des Teams
_ Planung der prognostizierten Einnahmen zu den Jobs
_ Direkte Beauftragung externer Firmen und freier Mitarbeiter
_ Anzeige und Auswertung aller erfassten Arbeitszeiten, internen Kosten und Fremdleistungen
_ Übergabe der Werte aus dem Job in Angebote und Rechnungen
_ Überblick über alle dem Job zugewiessenen Angebote und Rechnungen
_ Hinterlegung technischer Daten
_ Integrierte Archivfunktion mit digitaler Hinterlegung der Jobdokumente
_ Historyfunktion mit optionalem Dateispeicher
_ Erweiterung um ein übergeordnetes Management mehrerer Jobs und Etas mit blue.project in Vorbereitung

Menü Post
_ Menüs für Briefe, Faxe, Dokumente, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen
_ Dokumentennummer je Dokumentenart definierbar (z.B. aus Unit, Jahr, Monat, laufender Nummer)
_ Direkte Verknüpfung zu Firmen, Kontakten und Jobs (auch nachträglich möglich)
_ Hinterlegung beliebig vieler mehrsprachiger Textbausteine
_ Arbeit mit beliebig vielen Platzhaltern, welche automatisch Werte aus den blue. Menüs einfügen
_ Auswahl aus einem definierten mehrsprachigen Leistungskatalog
_ Kundenspezifische Preise
_ Übernahme von Werten aus Jobs (Vorkalkulation, Kosten)
_ Leistungen in Angeboten lassen sich als optionale Leistung kennzeichnen
_ Kennzeichnung als Eigen‑ oder Fremdleistung je Position
_ Ausgabe auf frei anpassbaren Drucklayouts als Druck oder PDF, Übergabe an eMail möglich
_ Integrierter Dokumentenspeicher für die Ausdrucke
_ Verschiedene Statuswerte je Angebot definierbar
_ Duplizierung und Umwandlung in ein anderes Dokument
_ Unterschiedliches Adressformat nach Empfängerland
_ Freie Zuordnung der Mehrwertsteuer, keine Limitierungen in der Anzahl der Mehrwertsteuersätze

Menü Kalender
_ Aufgabensystem nach dem Getting Things Done-Prinzip (GTD)
_ Zuordnung von Aufgaben zu Jobs, Leistungen und mehreren Benutzern
_ Kalender mit neuer, übersichtlicher Termindarstellung unterteilt im 15min Rhythmus
_ Direkte Verbindung zwischen dem blue. Kalender und iCal (nur Mac OSX 10.5)
_ Ereignisse mit An‑ und Abreisezeit, Wiederholungen und Zuordnung zu verschiedenen Mitarbeitern
_ Privatfunktion je Ereignis und damit nur Anzeige ob verfügbar
_ Warnung bei Terminüberschneidungen
_ Tagesüberblick mit Auswahl von bis zu 3 Mitarbeitern für eine effektive Terminplanung
_ Wochen‑ und Monatskalender mit allen Terminen, optional gefiltert nach Mitarbeiter und Ort
_ Anzeige der Teamverfügbarkeit aus dem Abwesenheitskalender

Menü Intern und Voreinstellungen
_ Zugang zu allen hinterlegten Datenbanken (BLZ, PLZ, Vornamen, Vorwahlen, Adressformaten, Feiertagen)
_ Anpassung von Farben, Vorauswahlen, Nummernkreisen, Auswahlwerten für alle Menüs
_ Hinterlegung von Drucklayouts im PDF Format
_ Einstellung von Units bzw. Abteilungen für getrennte Nummernkreise in den Menüs Jobs und Post
_ Farbcodes je Ort und An‑ und Abreisezeit
_ Definition von festen, freien und externen Mitarbeitern mit Hinterlegung individueller Zugriffsrechte
_ Errechnung der Kennzahlen je Mitarbeiter für die Kosten‑ und Gewinnermittlung
_ Menüs für Leistungen, Produkte (welche aus mehreren Leistungen bestehen) und Sonderkonditionen
_ Textbausteine mit Platzhaltern und mehrsprachigen Texten

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