blue. by walkingtoyou.com » Das Menü Jobs

Listendarstellungen und -funktionen

admin — Tue, 29 Dec 2009 20:34:28 +0000

Die Listen im Menü Jobs ermöglichen eine schnelle Anzeige und Auswahl der Jobs, gefiltert nach Projektmanager, Status oder Darstellung. Klicken Sie im linken Bereich bei den Funktionen auf Liste.

Wählen Sie hier eine kurze einzeilige Darstellung der Jobs (klein) oder eine erweiterte Darstellung mit den Prognosen und NextSteps (Erweitert) aus. Im mittleren Teil lässt sich wählen, ob nur die Jobs angezeigt werden sollen wo Sie Projektmanager sind oder/ und ob nur die Jobs angezeigt werden sollen wo Sie im Team sind. Ergänzend dazu lässt sich noch der Filter nach einem Status wählen.

Zur schnelleren Editierung ist es möglich, direkt in den Listen den Status anzupassen, eine neue Prognosesumme anzufügen sowie den NextStep zu verändern.
Wenn Sie schnell die Jobs eines anderen Status anzeigen wollen, dann klicken Sie auf einen der grossen Statusbuttons.

Jede Liste lässt sich sortieren, auf- oder absteigend. Klicken Sie hierfür auf das kleine Dreieck rechts oberhalb des Feldes.

Anlegen eines neuen Jobs

admin — Mon, 04 Jan 2010 10:25:33 +0000

Neue Jobs lassen sich über zwei Wege anlegen:

» Über die Firma/ den Kontakt
Wechseln Sie im Menü Adressen/ Firmen zum Auftraggeber und wählen Sie hier optional noch den Ansprechpartner aus. Wählen Sie dann die Aktion »Job +«.
blue. legt einen neuen Job an und verknüpft dabei den Job direkt mit dem Auftraggeber und dem Ansprechpartner. Wenn die automatische Erstellung einer Jobnummer in den Voreinstellungen definiert wurde, wird diese ebenfalls mit angelegt.
Bei neuen Jobs öffnet sich ein Auswahlfenster, wo sich Sets von Produkten, Phasen und Aufgaben auswählen lassen. Mit diesen Standardsets können so sehr schnell fertige Workflows ausgewählt werden, die dann im Job selbst nur noch mit Detailinformationen ergänzt werden müssen.

» Über eine Masterjob oder einen anderen bestehenden Job

Viele Jobs basieren auf wiederkehrenden Routinen, haben ähnliche Lieferanten und sind sehr ähnlich kalkuliert. Nutzen Sie das gesammelte Wissen Ihrer bestehenden Jobs und duplizieren Sie diese, wenn Sie ein neues ähnliches Projekt starten. blue. zeigt ein Auswahlfenster, wo sich gezielt einzelne Bereiche an- oder abwählen lassen. Werte aus der History sowie erfasste Leistungen und Fremdrechnungspositionen werden nicht mit dupliziert.

Ergänzen Sie jetzt alle weiteren Daten und setzen Sie den Job auf »Aktiv«, wenn dieser direkt in der Zeiterfassung angezeigt werden soll. Alternativ können Sie auch den Status »In Planung« wählen und den Job erst nach der Freigabe durch den Kunden auf »Aktiv« stellen

Die Budgetverwaltung eines Jobs

admin — Mon, 04 Jan 2010 10:26:50 +0000

Die Budgetverwaltung im Menü Jobs unterteilt sich in die folgenden Bereich und zeigt damit von links nach rechts den kompletten finanziellen Ablauf an.

» Budgetübersicht
Alle Werte aus den folgenden Tabs werden hier in Kurzform dargestellt. In der Übersicht ist es (bis auf die Auswahl des Leistungskataloges) nicht möglich Daten zu ändern.

» Prognosen
Mit Prognosen geben Sie voraussichtliche Honorareinnahmen für den Job an. Wählen Sie immer ein voraussichtliches Eingangsdatum und geben Sie sowohl die Summe wie auch die Wahrscheinlichkeit an. Im Verlauf der Angebotserstellung und der Reaktionen Ihres Kunden sollten Sie die Wahrscheinlichkeit entsprechend anpassen, um so ein besseres Bild für die voraussichtlichen Einnahmen zu erzielen.

» Vorkalkulation
Bevor Sie eine Vorkalkulation anlegen, müssen die benötigten Leistungen definiert sein. Es ist nicht möglich, Leistungen manuell einzutragen. Die Funktion des automatischen Abgleichs mit einem Angebot funktioniert nur, wenn die auswählbaren Leistungen vordefiniert sind.

Wenn Sie bei einem Job mit einem angepassten Leistungskatalog arbeiten wollen, obwohl dem Kunden keinem solcher zugeordnet wurde, dann wählen Sie unten links den Leistungskatalog aus. Bereits gewählte Leistungen aktualisieren sich nicht automatisch, wenn ein Leistungskatalog ausgewählt wird.

Fügen Sie eine neue Leistung ein, in dem Sie auf die erste leere Zeile im Portal klicken.

Es öffnet sich ein PopUp Menü, wo sich alle Daten für einen Wert der Vorkalkulation definieren lassen. Wählen Sie eine Leistungskategorie und dann eine Leistung aus. blue. fügt automatisch die hinterlegten Daten ein. Geben Sie im Feld Anzahl die geplanten Stunden (Honorar) bzw. die Anzahl der Artikel (Material) an. Optional lässt sich die Vorkalkulation auch einer Phase im Job sowie einem Produkt zuordnen.

Im unteren Bereich lassen sich interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister zuordnen, die diese Leistung später umsetzen sollen. Wenn Sie bei einem Mitarbeiter das Datum und den Zeitaufwand eintragen, dann werden diese Werte in der Auslastungsplanung mit eingerechnet.
Im zweiten Tab lassen sich Lieferanten auswählen, die als externe Dienstleister die oben definierte Leistung umsetzen sollen. Optional können Sie direkt auch das Angebot zuordnen, klicken Sie hier auf die Fläche unter dem Feldtitel »Dokument«.

» Angebote/ Freigabe
In diesem Menü werden im oberen Bereich die Angebote zum Job angezeigt. Wenn Sie ein Angebot nachträglich einem Job zuordnen wollen, dann setzen Sie den Job auf »Aktiv« und wählen Sie rechts oben im Angebot dann den Job aus.

Im unteren Bereich werden die Kundenfreigaben angezeigt. Eine Kundenfreigabe kann entweder manuell über die Eingabe einer Summe oder durch Auswahl eines Angebotes erfolgen. Im zweiten Fall übernimmt blue. die Angebotssumme direkt als Freigabesumme. Diese können Sie hier 1:1 übernehmen oder optional noch anpassen.

» Externe Aufträge
Wenn externe Dienstleister für den Job mit eingebunden werden, dann tragen Sie diese im Tab Externe Aufträge ein. blue. unterscheidet hier zwischen externen freien Mitarbeitern, die Sie im Menü »Intern/ Mitarbeiter« definiert haben und zwischen Lieferanten aus dem Menü »Adressen«. Tragen Sie alle Daten ein und übergeben Sie dann über die »Auftragsvergabe« eine Auftragsmail an Ihren eMail Client bzw. einen Auftrag an das Menü Post. Der Standardtext für die Beauftragung lässt sich in den Voreinstellungen anpassen.

Wenn Sie mit der Forecastplanung des Plugins blue.control arbeiten empfiehlt es sich, die voraussichtliche Fälligkeit der Rechnung mit anzugeben. blue. kann damit den voraussichtlichen finanziellen Stand errechnen.

» Kosten
Im Tab Kosten werden alle Kosten aus der Zeit- und Materialerfassung des Menüs Home und aus der Erfassung der Fremdrechnungen aus dem Menü Finanzen (Plugin blue.control) angezeigt. Für eine direkte ergänzende Zeit- oder Materialerfassung können Sie die entsprechenden Aktionen im Job nutzen.

Leistungen die für die Abrechnung nicht mit berücksichtigt werden sollen, können im rechten Bereich bei »Abrechnung« deaktiviert werden. Wenn Sie auf das PopUp Symbol links über dem Portal klicken, öffnet sich eine erweiterte Ansicht in einem eigenen Fenster.

Wenn Sie den Job abrechnen wollen, dann können Sie das Angebot »Umwandeln« oder Sie übergeben die hier erfassten Leistungen über die Aktion »Rechnung +« an eine neue Rechnung. Jede Leistung wird dabei mit der Rechnung verlinkt, so dass bei einer ggf. weiteren Abrechnung nur noch die offenenen Kosten übergeben werden.

» Provisionen
Das Menü für die Provisionsrechnung wird erst in einer kommenden blue. Version aktiviert werden.

» Forderungen
Alle im Menü Post erstellen Rechnung, Mahnungen und Gutschriften zum Job werden hier angezeigt.

Anzeige einer Timeline von Jobphasen

admin — Thu, 22 Jul 2010 11:16:17 +0000

Basierend auf den Phasen in den Jobs lässt sich im Menü Timeline eine Gesamtdarstellung aller Jobphasen anzeigen. Rufen Sie dafür im Menü Jobs das Submenü Timeline auf.

Für jeden Job im gewählten Monat (wählbar im linken Funktionen Menü) werden bis zu fünf eingetragene Phasen dargestellt. Bei einem Meilenstein (bei jeder Phase rechts wählbar), wird der Farbbalken senkrecht dargestellt. Geben Sie immer einen Beginn und eine Ende ein und markieren Sie die Phase mit einer Farbe. Optional lässt sich auch ein Verantwortlicher Mitarbeiter zuordnen.

Phasen können entweder über vordefinierte Sets beim anlegen eines Jobs (Funktion Neu) oder über die Aktion “Phasen +” schneller hinzugefügt werden. Diese Standardphasen lassen sich im Menü Voreinstellungen anlegen.

Auslastungsplanung im Menü Jobs

admin — Thu, 22 Jul 2010 10:28:21 +0000

Die Planung der Auslastung basiert auf den Aufgaben und der Vorkalkulation und ermöglicht eine Vorabplanung von Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

Wechseln Sie im Menü Jobs in das Submenü Auslastung. Zu jedem Mitarbeiter wird für den aktuellen Monat die Gesamtzahl an Arbeitsstunden angezeigt, die über die Menüs Aufgaben und die Vorkalkulation bereits vorgeplant wurden. Wenn Sie mit der Maus über einen Auftrag fahren sehen Sie im MouseOver auch die geplanten Zeiten je Aufgabe/ Job, gerundet auf volle Stunden.

Eingabe von Auslastungen in Aufgaben
Bei jeder Aufgabe lässt sich entweder direkt im Menüs Aufgaben oder bei der Aufgabenvergabe im Job eine ca. Zeit definieren. Wir empfehlen hier immer einen Wert vorzugeben, um die Tages- und Wochenplanung auch zeitlich besser koordinieren zu können.

Eingabe von Auslastungen über die Vorkalkulation
Ergänzend zur Zeitplanung über Aufgaben lassen sich zu jeder Position in der Vorkalkulation Mitarbeiter und Planzeiten zuordnen. Diese Werte können direkt beim Anlegen einer Vorkalkulation oder auch später bei der Freigabe durch den Kunden eingefügt werden.

Das Menü Jobs in blue.office

admin — Tue, 29 Dec 2009 20:36:37 +0000

Im Menü Jobs planen, kalkulieren, verwalten und berechnen Sie alle Aspekte Ihrer Jobs. Ein Job ist dabei immer eine Zusammenfassung verschiedener Tätigkeiten um ein fertiges Produkt bzw. eine fertige Lösung zu realisieren.
Das Menü Jobs ist das umfangreichste und komplexeste Menü in blue. und die Erklärungen des Handbuches sind hierfür in verschiedene Bereiche unterteilt.

» Statusarten eines Jobs
Der Status beschreibt in Kurzform den aktuellen Stand des Jobs. Die Statuswerte lassen sich mit Farben versehen und frei in den Voreinstellungen benennen.

» Das Anlegen von Leistungen
Für die Vorkalkulation sowie für die Erfassung der Leistungen müssen diese vordefiniert werden. Vordefinierte Leistungen können mehrsprachig sowie in Varianten definiert werden und ermöglichen somit einen schnellen Workflow im Job.

» Phasen- und Aufgabensets
Viele Jobs arbeiten nach einem sehr ähnlichen Raster an Anforderungen, Leistungen und Abläufen. Mit den Phasen- und Aufgabensets lassen sich fertige Vorgaben definieren, die dann nach dem Anlegen eines neuen Jobs nur noch angepasst werden müssen.

» Listendarstellungen und -funktionen
Die Listen im Menü Jobs ermöglichen eine schnelle Anzeige und Auswahl der Jobs, gefiltert nach Projektmanager, Status oder Darstellung.

» Anlegen eines neuen Jobs
Beim anlegen eines neuen Jobs lassen sich Standardsets an Aufgaben, Phasen und Produkten auswählen, um so schnell die wichtigsten Parameter einzutragen.

» Die Budgetverwaltung eines Jobs
In der Budgetverwaltung lassen sich alle zuküftigen und aktuellen Kosten eintragen und auswerten. Die Budgetverwaltung ermöglicht so in Zusammenarbeit mit dem Plugin blue.control auch ein echtes Forecast.

» Auslastungsplanung im Menü Jobs
Die Planung der Auslastung basiert auf den Aufgaben und der Vorkalkulation und ermöglicht eine Vorabplanung von Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

» Anzeige einer Timeline von Jobphasen
DBasierend auf den Phasen in den Jobs lässt sich im Menü Timeline eine Gesamtdarstellung aller Jobphasen anzeigen.

Phasen- und Aufgabensets

admin — Tue, 29 Dec 2009 20:03:43 +0000

Die Abläufe in einem Job erfolgen meist nach sehr ähnlichen Zeitrastern. Zur Vereinfachung und besseren Übersicht lassen sich Jobs in Phasen (gröbere Zeiträume) und in Aufgaben (punktuelle Umsetzungsanforderungen) unterteilen. Damit nicht bei jedem Job die Eingabe erneut erfolgen muss, können Sie im Menü »Voreinstellungen/ Tab Jobs / Ereignisse« diese nach Belieben vordefinieren und damit Ablauflisten vorgeben.

Legen Sie ein neues Set an, in dem Sie rechts über dem Portal in das Feld »Auswahl …« eine eindeutigen Namen einfügen. Tragen Sie dann im Portal die Phasen bzw. Aufgaben ein. Um ein weiteres Set anzulegen überschreiben Sie einfach den Wert im Feld »Auswahl …«, das aktuelle Set bleibt bestehen und kann über das Auswahlmenü in diesem Feld jederzeit wieder aufgerufen werden.

Statusarten eines Jobs

admin — Tue, 29 Dec 2009 17:52:05 +0000

Jeder Job, den Sie anlegen, muss einem Statuswert zugeordnet werden. Der Status beschreibt damit in Kurzform den aktuellen Stand des Jobs. Im Menü Voreinstellungen können Sie die Statusbezeichnungen frei definieren und jedem Status einen Farbcode zuweissen. So sehen Sie direkt in allen entsprechenden Listen immer den aktuellen Status eines Jobs. Die Statuswerte sind intern einer Nummer zugeordnet, jeder Statusnummer lassen sich beliebig viele Bezeichnungen zuordnen.

Status 1 – Jobs in Akquise
Bei diesem Status sind Sie mit einem potenziellen Kunden im Gespräch. Beim Status 1 wissen Sie aber ggf. schon, wann der Job in etwa stattfinden wird und wann Sie diesen Job ca. abrechnen können. Ebenso können Sie ein Honorar abschätzen und eine Wahrscheinlichkeit für die Realisation (Prognosen).
Wenn Sie mit dem optionalen PlugIn blue.control arbeiten, dann helfen Ihnen die Finanzinformationen aus den Jobs für eine längerfristige Planung der möglichen zukünftigen Umsätze für eine echte Forecastplanung

Status 2 – Plan
Mit dem Status 2 gehen Sie in die Planungsphase über. Sie können jetzt bereits den Job vorkalkulieren und das Team zusammenstellen. Der Status 2 zeigt Ihnen, dass für die Realisation nur noch eine Freigabe vom Kunden erfolgen muss. Die Wahrscheinlichkeit würde in diesem Fall entsprechend steigen.

Status 3 – Aktiv
Ein Wechsel in den Status 3 setzt den Job auf Aktiv. Im Menü Kundenfreigabe können Sie die Freigabe Ihres Kunden eintragen und damit den Auftragseingang digital hinterlegen. Wählen Sie hierfür ein Angebot aus oder tragen Sie die Freigabesumme manuell ein. Wenn vom Angebot nur ein Teil freigegeben wurde, dann passen Sie die Summe Netto entsprechend an. Pro Job können Sie beliebig viele Freigaben hinterlegen.

Status 4 – Inaktiv
Ein Job wird inaktiv, wenn Sie diesen für eine Zeit unterbrechen wollen. Bei einem inaktiven Job gibt es keinen Zugriff auf die Zeit- und Materialerfassung. Nutzen Sie den Status Inaktiv z.B. bei einer Pausierung oder um den Job für die Abrechnung vorzubereiten.

Status 5 – Intern
Um interne Jobs für das Controlling in blue.control zu trennen, können Sie diesen Status nutzen. Bei internen Jobs gibt es keine Unterscheidungen nach dem aktuellen Status. Die Trennung erfolgt, um die im Job erfassten Kosten von den beauftragten externen Kosten zu trennen.

Status 0 – Fertig
Ein fertiger Job ist komplett erfasst, abgerechnet und damit für das Agenturcontrolling abgeschlossen. Bei fertigen Jobs ist es nicht mehr möglich Werte zu erfassen.

Tip 1: Wie zu Beginn erwähnt, kann der Projektmanager den Status eines Jobs wechseln. Das ist auch nach Abschluss möglich, z.B. um noch weitere Kosten nachträglich zu erfassen. Sie sind bei der Arbeit mit dem Status nicht an eine Reihenfolge gebunden, Sie können den Status in jede Richtung hin verändern.
Tip 2: Passen Sie die Statusbezeichnungen und Farbcodes im Menü Optionen an Ihre Vorgaben an. Sie können dabei jedem Statuscode auch mehrere Statusbezeichnungen mit unterschiedlichen Farbcodes zuordnen.