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Menü Intern – Bereich Mitarbeiter

admin — Tue, 12 May 2009 09:28:46 +0000

Der Zugang zu blue. wird über Mitarbeiterrechte gesteuert. Im Menü Intern/ Mitarbeiter werden alle Mitarbeiter angelegt, die sich am blue. System anmelden können. Ergänzend dazu können auch externe Mitarbeiter angelegt werden, die z.B. als freie Mitarbeiter in den Jobs mitarbeiten und damit direkt in die Jobplanung mit einbezogen werden können.

Wechseln Sie in das Menü Intern und da zum Submenü Mitarbeiter. In der ersten Ansicht einer Liste werden alle bereits angelegten Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie links auf die Funktion »Neu«, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen.

Als ersten geben Sie im Feld »Benutzername« einen Namen an, mit dem sich der Mitarbeiter am blue. einloggt. Ordnen Sie den Mitarbeiter dann einer Position zu und vergeben Sie ein Kürzel. Das folgenden Feld »Verknüpfung Name« dient der direkten Verknüpfung mit einem im Menü Adressen/ Kontakte angelegten Kontakt. Es empfiehlt sich, alle internen Mitarbeiter zuerst als Kontakt mit allen relevanten Daten wie eMail und Telefon anzulegen, da mit dieser Verknüpfung erst die Werte beim blue. Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Weitere Einstellungen und Informationen zum Mitarbeiter lassen sich in den folgenden Tabs definieren.

» Übersicht – Profil – Zu jedem Mitarbeiter können Profildaten hinterlegt werden. Damit lassen sich zum einen Informationen zur Aus- und Fortbildung abbilden, wie auch Wissensbereiche hinterlegen.

» Übersicht – Dateien – Ergänzende Mitarbeiterdokumente wie z.B. die Bewerbung und weitere Unterlagen können im Menü Dateien gespeichert werden. Klicken Sie im Menü »Aktionen« auf »Datei + « und wählen Sie die Datei aus. blue. speichert die Dateien zu einem Mitarbeiter in der Datenbank selbst (weitere Informationen).

» Übersicht – Voreinstellungen – Die für jeden Mitarbeiter im Menü Home/ Persönliches zugänglichen allgemeinen Voreinstellungen lassen sich hier editieren. Dazu gehören u.a. die Unterschrift als digitale Datei und Text, die Position und Grösse des blue. Fensters sowie der Standard Webmailer. Im Feld »Mitarbeiter Arbeitsbereiche« lassen alle Aufgaben- und Pflichten des Mitarbeiters eintragen, die dieser nur einsehen, nicht aber editieren kann.

» History – Der Bereich History zeigt auf mehreren Tabs die vom Mitarbeiter erstellen Datensätze sowie die eingetragenen Abwesenheiten an. Mit der Filterfunktion lassen sich alle Werte auf einen Zeitraum und z.T. um eine Art filtern. Bei einem Klick auf einen Eintrag wechselt blue. in das entsprechende Menü und zeigt da direkt die Datensätze an.

» Kosten – Voreinstellungen – Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiten über das Startmenü von blue.office bzw. blue.mini erfasst, dann kann hier eine Standardkategorie und ggf. eine Standardleistung definiert werden. Diese Auswahl kann dann jeweils überschrieben werden, ermöglicht aber eine schneller Abrechnung der Arbeitszeiten.

» Kosten – Buchungen externer Freier – Die aus den Jobs heraus erfolgten Buchungen der externen Mitarbeiter lassen sich hier zentral zu jedem Mitarbeiter einsehen.

» Kosten – Kennzahlen – Jeder Mitarbeiter verursacht Kosten, die für ein gutes Controlling berücksichtigt werden müssen. Der Bereich Kosten ermöglicht die gezielte Ermittlung der Kostenstruktur je Mitarbeiter.

Tragen Sie die Werte hier von links oben nach unten zu ein und beginnen Sie mit dem Bruttolohn pro Monat des Mitarbeiters. Rechts davon wird der monatliche Lohn x12 gerechnet angezeigt. Im folgenden Feld Urlaubsgeld lässt sich eine einmalige Zusatzsumme je Jahr eintragen. Die Sozialabgaben im folgenden Feld werden dann als Prozentzahl angegeben und errechnen sich automatisch aus den vorhergehenden Summen. Ebenso wird die betriebliche Altersvorsorge in blue. gerechnet, tragen Sie hier den prozentualen Anteil ein.
Ein wichtiger Kostenpunkt je Mitarbeiter sind die Arbeitsplatzkosten. Diese lassen sich auf das gesamte Jahr gerechnet im folgenden Feld manuell eintragen. Wenn das PlugIn blue.control installiert ist, dann lassen sich diese Werte im Menü Finanzen/ Geplante Kosten direkt ausrechnen.
Zu den Kosten eines Mitarbeiters gehören ebenso Bonuszahlungen oder andere Gutschriften. Diese lassen sich im folgenden Tab Bonuszahlungen eintragen und werden hier im Tab Kennzahlen angezeigt. Die Bonuszahlungen werden pro Jahr gerechnet, fliessen also nicht in die Kostenermittlung der Folgejahre ein.
Den Kosten gegenüber gestellt werden die Arbeitszeiten. Diese werden nach den Arbeitsstunden je Woche auf eine feste Anzahl von Arbeitstagen gerechnet. Die Arbeitstag sind die bezahlten Tage des Mitarbeiters, die Urlaubstage sowie die Fehltage durch Krankheit werden davon abgezogen.
Da kein Mitarbeiter zu 100% den Kunden gegenüber abgerechnet werden kann, wird im folgenden der effektive Anteil eingetragen.
Im unteren Bereich werden jetzt die internen Kosten angezeigt, die bei jeder Zeiterfassung automatisch eingerechnet werden.

» Zugriff – Die Steuerung der Zugriffe, die Darstellung der Aktionen sowie die automatisch beim Login zu mountenden Netzwerkvolumes lassen sich je Mitarbeiter im Tab Zugriff definieren. Die hier definierten Einstellungen gelten je Mitarbeiter.

» Zugriff – Menüs/ Funktionen – Die Zugriffssteuerung in blue. basiert auf drei unterschiedlichen Ebenen, die sich hier definieren lassen. Tragen Sie immer ein Passwort ein. Ein Zugang zu blue. ohne Passwort ist nicht möglich. Im folgenden Auswahlfeld legen Sie fest, wie mit der Darstellung von Zahlenwerten umgegangen werden soll. Die Geschäftsführung sieht immer alle Zahlenwerte in allen Menüs. Die Projektleitung sieht die für die Projektarbeit relevanten Zahlenwerte, z.B. in den Menüs Jobs und Finanzen, nicht aber die Auswertungen und Summen in den Menüs. Die Projektleitung kann damit Angebote und Rechnungen erstellen und Jobs kalkulieren und auswerten, nicht aber in den Unternehmenswerten arbeiten. Die Gruppe Team kann in allen Menüs arbeiten, sieht aber weder die Einzelpreise der Leistungen noch die Summenwerte und Auswertungen. In diesem Fall werden die Zahlenfelder immer mit der Information “” markiert.
Im Menü Kalender lassen sich einzelne Kalendereinträge als persönliche Einträge definieren. Andere Mitarbeiter sehen in diesem Fall nur, dass der Mitarbeiter blockiert ist. Für ausgewählte Mitarbeiter lässt sich diese Begrenzung mit der Aktivierung des Feldes “Kalender Vollzugriff” aber übersteuern, z.B. für die Assistenz der Geschäftsführung.
Mitarbeiter, die Projektleitungsfunktionen haben, lassen sich mit dem Feld “Projektleitung” aktivieren. Wenn der Mitarbeiter Fremdrechnungen freigeben darf, dann aktivieren Sie das folgende Feld “Freigabe Fremdrechnungen”.
Die für jeden zugängliche Zeiterfassung je Job/ Projekt oder Aufgabe lässt sich in einem definierten Zeitraum von x Stunden bearbeiten oder ggf. löschen. Der mögliche Zeitraum kann in den beiden folgenden Feldern eingegeben werden.

Die Zugriffe auf die Menüs werden im unteren Portal gesteuert. Dabei wird unterschieden zwischen der Möglichkeit Datensätze zu lesen, zu erstellen, zu bearbeiten, zu löschen, zu importieren und zu exportieren. Beim neu anlegen eines Mitarbeiters sind alle Zugriffe freigeschaltet, diese lassen sich einzeln oder über die Aktionen im linken Bereich deaktivieren. Die Bereiche der Zugriffe sind parallel zu den Menüs und Submenüs aufgebaut und benannt. Wenn ein Mitarbeiter keinen Zugang zu einem Hauptmenü erhalten soll, dann genügt es die Auswahlbox bei Lesen für den Hauptbereich (z.B. für Post) zu deaktivieren.
Beachten Sie bitte, dass beim Login zu jedem Mitarbeiter der Zugriff auf die Hauptmenüs abgefragt wird. Der Zugang zu den Submenüs lässt sich anpassen, während der Mitarbeiter angemeldet ist. Bei einer Änderung der Zugriffe auf die Hauptmenüs ist ein erneutes Login notwendig.

» Zugriff – Aktionen – Für jedes Menü stehen eine Reihe von Aktionen zur Verfügung, die z.B. ein neues Angebot zu einer Firma erstellen oder Daten ex- und importieren. Im Tab “Aktionen” lassen sich diese Aktionen je Mitarbeiter aktiveren oder deaktiveren. Ergänzend dazu ist es möglich, die Sortierfolge für die Darstellungsreihenfolge anzupassen.

» Zugriff – Laufwerke – Beim Login in blue. lassen sich Netzwerkvolumes automatisch mounten. Tragen Sie hier die für den User relevanten Volumes mit dem Laufwerksnamen, dem Benutzernamen und Passwort ein.
Alternativ können Sie im Menü Voreinstellungen/ Allgemein/ Betriebsystem alle Laufwerke vordefineren, die beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters automatisch angelegt werden sollen.

Menü Intern – Bereich Leistungen

admin — Tue, 12 May 2009 11:55:12 +0000

In blue. lassen sich beliebig viele Leistungen definieren. Eine Leistung kann dabei ein Artikel oder ein virtuelles Objekt, wie z.B. eine Stunde Arbeitszeit sein. Leistungen lassen sich tages- oder stundenweise in blue. nutzen und können mehrsprachig definiert werden. Um bei der Eingabe schnell alle relevanten Felder ausfüllen zu können, empfiehlt es sich erst die Leistungskategorien und dann die Leistungen anzulegen.

Eine neue Leistung wird über die Funktion »Neu« angelegt. Im ersten Feld wird der Name eingetragen, der im blue. in den Auswahlmenüs angezeigt wird. Im nächsten Feld “Kategorie” wird die Leistung einer zuvor definierten Leistungskategorie zugeordnet. Mit dem Feld “Aktiv” ist es möglich, Leistungen zu deaktivieren, aber nicht löschen zu müssen.

Kalkulation/ Beschreibung
Jede Leistung hat einen Einkaufpreis je Stunde und/ oder je Tag. Tragen Sie diesen in die entsprechenden Felder ein. Bei einer Leistung die nach Stunden berechnet wird, wird der Tagespreis über einen Wert x Stundenpreis gerechnet. Der Wert kann in den Voreinstellungen/ Intern/ Leistungen definiert werden.
Der Verkaufspreis einer Leistung kann manuell eingetragen werden oder Sie nutzen die integrierten Kalkulationsfelder. Ebenfalls in den Voreinstellungen können der Gemeinkosten- sowie der Gewinnzuschlag definiert werden, der auf den Einkaufspreis aufgeschlagen werden soll. Der über die Kalkulation ermittelte Verkaufspreis stellt einen Richtpreis dar und kann entsprechend manuell angepasst werden.

Der Typ einer Leistung kann auf Zeit oder auf Stück gesetzt werden. Bei einer Zeitleistung kann in den Menüs der Vorkalkulation und Angebotserstellung wahlweise nach Stunden oder Tagen kalkuliert werden.

Um bei der Kalkulation schneller den Eigen- und Fremdanteil zu ermitteln, lässt sich eine Leistung als Eigen- oder Fremdleistung definieren.

Jeder Leistung werden dann im linken Portal “Beschreibung” die Leistungstexte und ergänzenden Beschreibungen sowie die Bezeichnung für die Einheit definiert. Es muss immer mindestens ein Wert in der Hauptsprache definiert werden. Beliebig viele weitere Sprachversionen können dann im Portal “Beschreibung” angelegt werden.

Im unteren rechten Bereich gibt es die Möglichkeit mit Sonderkonditionen zu arbeiten. Damit können beliebig viele individuelle Preise definiert werden, die wahlweise in den Jobs und Angeboten zur Anwendung kommen. Legen Sie zuerst die Sonderkonditionen im Submenü Intern/ Sonderkonditionen an und ordnen Sie diese dann hier zu.

Dateien
Zur Hinterlegung und zur Arbeit mit Bildansichten je Leistung können hier im Tab “Dateien” bis zu fünf Voransichtsbilder sowie beliebig viele Webadressen und externe Dokumente zugeordnet werden. Fügen Sie neue Bilder oder Dokumente über die entsprechenden Aktionen links hinzu und nutzen Sie die Bilder z.B. für Angebote und Rechnungen.
Die hier gespeicherten Dokumente werden direkt im blue. gespeichert und stehen damit auch ohne Zugang zu einem Verzeichnis zur Verfügung.

Warenwirtschaft

Der Bereich der Warenwirtschaft ermöglicht eine weitergehende Arbeit mit Leistungen und Artikeln in blue. Neben der Möglichkeit mit Barcodes und ergänzenden Beschreibungen für Grösse, Farbe und Gewicht zu arbeiten, lassen sich auch Rabattstaffeln und Lieferanten definieren. Nutzen Sie die hier verfügbaren Felder, wenn Sie weitergehende Informationen zu den Leistungen und Artikeln hinterlegen wollen.

Menü Intern – Bereich Datenbanken

admin — Tue, 12 May 2009 19:56:52 +0000

Das Einstellungsmenü Datenbanken ermöglicht eine Steuerung der Auswahl- und Standardwerte für die blue. Menüs. Es gibt hier eine Aufteilung von Auswahlwerten im Menü Intern/ Datenbanken und von weiterführenden und die Grundfunktionen beeinflussenden Auswahlmenüs im Menü Voreinstellungen. Über die Zugriffssteuerung kann so gezielt der Zugang zu den Datenbanken für ausgewählte Mitarbeiter ermöglicht werden, z.B. um die Kalenderorte anzupassen.

Im Menü Datenbanken stehen die folgenden Tabs zur Verfügung:

» Vorwahlen
Im Menü Adressen wird automatisch die Vorwahl eingefügt, wenn es eine gültige Kombination aus einem Länderkürzel und einer PLZ gibt. Die Liste der Vorwahlen kann hier erweitert und modifiziert werden.

» PLZ
Ebenso im Menü PLZ sowie für die Auswahl der Kalenderorte lässt sich automatisch der Ort auswählen, wenn es eine gültige Kombination aus einem Länderkürzel und einer PLZ gibt. Diese Liste kann hier modifiziert werden.

» BLZ
Für die Auswahl von Banken sowie für das automatische Ausfüllen der IBAN und BLZ Nummer steht diese Liste zur Verfügung.

» Anrede
Für die Auswahl einer Briefanrede sowie für die Anrede im Menü Kontakte stehen hier zwei Auswahlportale zur Verfügung.

» Vornamen
Im Menü Kontakte fügt blue. bei der Eingabe eines Vornamens automatisch die dazu gehörende Anrede ein. Die Liste der Vornamen kann hier modifiziert werden.

» Positionen
Die Position eines Kontakts in einem Unternehmen sowie die Position eines Mitarbeiters im Team kann hier angepasst werden.

» Länder
blue. ermöglicht die Arbeit mit individullen Adressformatierungen je Empfängerland. Der Aufbau einer Adresse ist dabei getrennt zwischen einer Kontaktadresse und einer Firmenadresse mit einem Kontakt als Ansprechpartner. Analog zur Arbeit mit den Platzhaltern im Menü Textbausteine lassen sich hier Platzhalter einfügen, die bei der Auswahl eines Kontakts oder einer Firma automatisch die Adresse generieren. Formatieren Sie die Adresse, in dem Sie aus dem rechten Bereich den relevanten Platzhalter nach links in das entsprechende Feld ziehen.

» Nutzung
Für Fotografen und Designer, die mit Nutzungsfaktoren abrechnen, lassen sich hier die entsprechenden Werte hinterlegen.

» Währungen
blue. ermöglicht die Arbeit mit mehreren Währungen für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Fremdrechnungen. Der Kurs zur aktuellen Hauptwährung EUR kann hier manuell angepasst werden oder lässt sich per klick automatisch aus dem Netz (Quelle Deutsche Bundesbank) aktivieren.

» Orte
Im Menü Kalender lassen sich Ereignisse einem Ort zuordnen. Die Definition der Orte mit Angabe einer Adresse sowie einer Farbe ist hier möglich.

» Feiertage
In den Tages-, Wochen- und Monatsansichten des Kalenders werden die hier definierten Feierttage farblich hervorgehoben. Die Liste der Feiertage kann hier editiert werden.

Menü Intern – Bereich Textbausteine

admin — Tue, 12 May 2009 16:34:41 +0000

Um schnell mit Texten im Menü Post zu arbeiten, stehen in blue. umfangreiche Möglichkeiten für Textbausteine mit optionalen Platzhaltern zur Verfügung. Textbausteine lassen sich mehrsprachig definieren und können über eigene Zuordnungen gezielt einzelnen Menüs zugewiessen werden.

Rufen Sie das Menü Intern/ Textbausteine auf und klicken Sie links auf »Neu«, um einen neuen Textbaustein anzulegen. Im ersten Feld “Name” wird der Name des Textbausteins eingetragen. Ordnen Sie dann rechts im Feld “Zuordnung” diesen Textbaustein einer Einteilung zu. Dieses Auswahlmenü lässt sich im Menü Voreinstellungen/ Intern/ Textbausteine anpassen.

Tragen Sie den Textbaustein im ersten grossen Feld des Portals der Textbausteine ein und passen Sie ggf. die Sprache an. Beachten Sie bitte, dass nur der zur Sprache des Dokumentes gewählte Textbaustein eingetragen wird. Wenn Sie also ein Dokument mit der Sprache English haben, dann wird der Text nur eingetragen wenn dieser in englisch vorhanden ist.

Arbeit mit Platzhaltern
Für Werte in den Textbausteinen, die aktuell beim Einfügen des Textbausteines in den Text generiert werden sollen, bieten sich Platzhalter an. Mit einem Platzhalter lässt sich so z.B. das aktuelle Datum oder die eMail Adresse des Mitarbeiters einfügen. Pro Textbaustein können beliebig viele Platzhalter genutzt werden. Beachten Sie, dass immer eine gültige Verknüpfung zu den anderen Menüs bestehen muss, damit Werte automatisch eingefügt werden.

Die Platzhalter sind in Bereiche unterteilt. So finden Sie rechts über das Filterfeld “Filter Auswahl Platzhalter” schnell den für den Text relevanten Platzhalter. Jeder Platzhalter beginnt und endet mit dem Steuerzeichen “%%”. Platzhalter mit einem Datumswert sind zum Teil über das Zusatzzeichen “-@” bzw. “+@” erweitert. In diesem Fall fragt blue. beim Einfügen des Platzhalters nach einem Zahlenwert, der zum Datum dazugezählt oder abgezogen werden soll. Wenn Sie z.B. den Platzhalter “%%datum+@T” einfügen, dann fragt blue. beim einfügen des Textes nach der Anzahl von Tagen (T), die zum Datum dazu gezählt werden sollen. Weitere Steuerwerte für das Datum werden mit den Zeichen J (für Jahr) und M (für Monat) ermöglicht.

Menü Intern – Bereich Sonderkonditionen

admin — Tue, 12 May 2009 12:48:36 +0000

Sonderkonditionen in blue. ermöglichen die Anpassung der Preise nach Kunden oder Kundengruppen. Wenn Sie einen eigenen Preis definiert haben, wird dieser in der Vorkalkulation, Zeiterfassung und in den Angeboten und Rechnungen automatisch genutzt. Wenn Sie zu einer ausgewählten Sonderkondition keinen Preis hinterlegt haben, nutzt blue. automatisch den Standardpreis der Leistung.

Die Arbeit mit Sonderkonditionen erfolgt über drei Menüs. Wechseln Sie in das Menü Intern/ Sonderkonditionen. Legen Sie hier mit der Funktion »Neu« eine neue Sonderkondition an. Benennen Sie diese hier und tragen Sie ggf. eine interne Bemerkung ein. Um die Leistungen jetzt mit den angepassten Preisen zu hinterlegen, wechseln Sie in das Menü Intern/ Leistungen und wählen Sie da die Leistungen aus. Im ersten Tab “Kalkulation” lassen sich unten rechts die Sonderkonditionen wählen und mit eigenen Preisen versehen.

Die Zuordnung, ob der Normalpreis oder eine Sonderkondition zur Anwendung kommen, kann entweder für eine Firma allgemein oder für einen Job bzw. ein Fakturadokument in Post individuell gesteuert werden.

Zuordnung Firma
Um einer Firma eine Sonderkondition zuzuordnen, wechseln Sie in das Menü Adressen/ Firmen und rufen Sie die Firma auf. Wechseln Sie dann in den Tab “Allgemein/ Fakturierung” und wählen Sie unten rechts die Sonderkondition aus. Bei jedem neuen Job und/ oder Postdokument wird damit diese Sonderkondition automatisch eingetragen.

Zuordnung Job
Um bei einem Job individuell eine Sonderkondition zuzuordnen, rufen Sie den Job auf. Im Tab “Budget/ Budgetübersicht” lässt sich unten links eine Sonderkondition auswählen.

Zuordnung Angebot, Auftrag oder Rechnung
Bei einem Angebot oder einer Rechnung wird die Sonderkondition direkt in der Übersicht ausgewählt.

Hinweis
Wenn ein neues Dokument erstellt wird, dann muss zuerst die Sonderkondition festgelegt werden. Die Preise der bereits eingetragenen Leistungen werden nicht geändert, wenn eine andere Sonderkondition gewählt wird. Um einen Preis anzupassen, genügt es das Preisfeld zu löschen und die Leistung erneut auszuwählen.

Menü Intern – Bereich Produkte

admin — Tue, 12 May 2009 12:02:18 +0000

Das Menü Produkte in blue. ermöglicht die Zusammenstellung von Leistungen zu Sets von Leistungen, in blue. Produkte genannt. Ein Produkt kann dann direkt beim anlegen eines Jobs in die Vorkalkulation übernommen werden und verbessert den Workflow und die Arbeit mit Jobs wesentlich.

Produkte werden über die Funktion »Neu« angelegt und lassen sich mit eigenen (mehrsprachigen) Beschreibungen versehen. Im rechten Bereich werden dem Produkt die Leistungen zugeordnet. Dabei kann jede Leistung beliebig vielen Produkten zugeordnet werden.

Menü Intern – Bereich Kategorien (Leistungskategorien)

admin — Tue, 12 May 2009 10:12:31 +0000

blue. ermöglicht eine die Vordefinition von Leistungen, Artikeln und Produkten. Damit bei der Auswahl in den Menüs für die Zeiterfassung, Kalkulation und Angebots-/ Rechnungserstellung eine schnellere und flexiblere Auswahl möglich ist, lassen sich Leistungskategorien definieren.

Wechseln Sie im Menü Intern in das Submenü Kategorien. Legen Sie dann über die Funktion »Neu« eine neue Leistungskategorie an und benennen Sie diese. Die Zuordnung der einzelnen Leistungen zu den hier definierten Kategorien erfolgt dann im Menü Leistungen.

Menü Intern – Die internen Einstellungsmenüs im Überblick

admin — Wed, 29 Apr 2009 21:45:38 +0000

Zur Anpassung der Funktionsweise des blue. stehen zwei Bereiche zur Verfügung:
Der in diesem Abschnitt behandelte Menübereich INTERN dient dem anlegen und editieren von intern verwendeten Werten, wie z.B. den Mitarbeitern, Leistungen, Textbausteinen oder der weiteren Datenbanken. Der im folgenden Abschnitt behandelte Menübereich Voreinstellungen dagegen ermöglicht die Anpassung von Standardwerten, wie z.B. den Kürzeln, laufenden Nummern oder den Auswahllisten. Beide Bereiche können über die Zugriffssteuerung gezielt einzelnen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, um so z.B. einzelnen Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf das Neuanlegen von Leistungen, nicht aber von Leistungskategorien zu ermöglichen.

Im Menü Intern stehen die folgenden Subbereiche zur Verfügung:
» Unternehmen – blue. ermöglicht die Arbeit mit mehreren Unternehmen oder Abteilungen, die alle gemeinsam auf einen Datenbestand zugreifen. Wenn mehr als ein Unternehmen angelegt wurde, dann lässt sich beim anlegen eines neues Dokumentes im Menü Post das Unternehmen auswählen, dem dieses Dokument zugewiessen werden soll.

» Mitarbeiter – Mitarbeiter sind die Personen, die als fest angestellte oder freie Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind. Im Menü Mitarbeiter werden die Kennzahlen, Zugriffsrechte und weiteren Einstellungen je Mitarbeiter definiert.

» Leistung – Kategorien – Zur besseren Übersichtlichkeit der Leistungen/ Artikel werden diese in Kategorien unterteilt. Diese lassen sich hier definieren.

» Leistungen – Jede Leistung bzw. jeder Artikel, der in den Menüs Jobs oder Post verwendet wird, lässt sich hier wie in einem kleinen Warenwirtschaftssystem mit allen relevanten Daten anlegen.

» Leistung – Produkte – Mehrere Leistungen bzw. Artikel können zu beliebigen Kombinationen als Produkte kombiniert werden. Produkte ermöglichen damit einen schnelleren Workflow bei der Arbeit in blue.

» Leistung – Sonderkonditionen – Zur individuellen Anpassung der Preise lassen sich hier Sonderkonditionen für Kunden oder Kundengruppen definieren, die den Leistungen bzw. Artikeln zugewiessen werden können.

» Textbausteine – Zur schnelleren Arbeit mit wiederkehrenden Texten und für eine effektive Automatisierung bei der Erstellung von Dokumenten lassen sich hier Textbausteine definieren.

» Datenbanken – Die intern von blue. verwendeten Datenbanken, z.B. für die Vorwahlen oder PLZahlen, lassen sich hier anpassen und erweitern.

Menü Intern – Bereich Unternehmen

admin — Wed, 29 Apr 2009 21:45:38 +0000

blue. ermöglicht die Arbeit mit mehreren Unternehmen oder Abteilungen, die alle gemeinsam auf einen Datenbestand zugreifen. Wenn mehr als ein Unternehmen angelegt wurde, dann lässt sich beim anlegen eines neues Dokumentes im Menü Post das Unternehmen auswählen, dem dieses Dokument zugewiessen werden soll.

Damit die Unternehmensfunktion komplett genutzt werden kann, sollten Sie zuerst im Menü Adressen/ Firmen Ihre eigenen Unternehmen anlegen und alle relevanten Daten eintragen. Wechseln Sie dann wieder in das Menü Intern/ Unternehmen und rufen Sie das erste Unternehmen aus der Liste auf.

Jedem Unternehmen lässt sich im ersten Feld »Unternehmen Name« ein eindeutiger interner Name zuordnen. Vergeben Sie dann ein Kürzel (z.B. für die Nutzung der Dokumentennummer im Menü Post) und wählen Sie im folgenden Feld »Verknüpfung Firma« eine der zuvor im Menü Adressen/ Firma definierten Firmen aus. blue. übernimmt jetzt direkt alle weiteren Verknüpfungen für die Adress-, Mail-, Telefon- und Webdaten. Die hier angezeigten Werte sind direkt verknüpft, so dass jede Änderung auch analog im Menü Adressen/ Firma sichtbar ist.

Ergänzende interne Informationen zum Unternehmen lassen sich im Tab »Fakturierung« ablegen. Die Felder »Inhaber« und »Handelsregisternummer« können hier zu jedem Unternehmen eingefügt werden und liessen sich damit z.B. auf den Drucklayouts weiter nutzen.

Im nächsten Tab »Dateien« haben Sie die Möglichkeit, der Firma einen externen Ordner im System zuzuweissen, z.B. um weitere Unternehmensdokumente zu speichern. Die Aktion der Verknüpfung mit einem externen Dateiordner ist hier erklärt.