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Menü Home – Bereich Persönliches

admin — Tue, 25 Aug 2009 16:59:54 +0000

Jedem Mitarbeiter ermöglicht das Submenü »Persönliches« unter Home die individuelle Einstellung von Parametern. Ergänzend dazu lassen sich hier die Abwesenheiten für die Teamkalender sowie die iCal Kalender für die Syncronisation im Apple iCal definieren.

Im oberen Bereich werden die Ihnen zugeordneten Standardwerte angezeigt. Die Anpassung des Benutzernamens, der Verknüpfung zum Kontakt und die weiteren Basisinfos lassen sich durch den Administrator im Menü »Intern« festlegen.
Im unteren Bereich finden Sie die für Sie anpassbaren Bereiche.

Tab Übersicht

» Digitale Unterschrift – Mit dem Aktionen Menü lässt sich hier eine Unterschrift als Bild (PDF empfohlen) importieren, die in entsprechend definierten Drucklayouts am Ende mit ausgedruckt wird
» Position des Programmfensters / Grösse – Die Anzeigegrösse in Prozent sowie die Position auf dem Screen von der linken oberen Ecke aus gerechnet lassen sich hier anpassen
» Links zu anderen Menüs in einem eigenen Fenster – Wenn Sie beim Klick auf eine Verlinkung (z.B. wenn Sie von einem Job aus zum Lieferanten klicken) diese in einem neuen Fenster sehen wollen, dann aktivieren Sie diese Option. Alternativ öffnet blue. immer ein neues Fenster, wenn Sie beim Klick auf eine Verlinkung die ALT-Taste gedrückt halten
» Anzeige von Tooltips – Die Maus Over Tooltips für die Menüfunktionen und die Aktionen lassen sich hier de- bzw. aktivieren
» Arbeitsbereiche – Hier können vom Administrator Ihre Aufgaben- und Arbeitsbereiche hinterlegt werden

Tab Kalender MacOSX iCal
Der zweite Tab »Kalender MacOSX iCal« ermöglicht Benutzern eines Mac Systems ab 10.5 die direkte bidirectionale Syncronisation mit Apple iCal. Laden Sie vor der ersten Syncronisation mit iCal über das Menü Aktionen erst Ihre eigenen iCal Kalender und wählen Sie dann die für blue. relevanten Kalender aus. Weitere Informationen zur Syncronisation zwischen blue. und iCal finden Sie hier.

Tab Abwesenheit/ Verfügbarkeit
Der dritte Tab »Abwesenheit/ Verfügbarkeit« zeigt den eigenen Abwesenheitskalender für Urlaube, Reisen, Schulungen und Krankheitstage an. Jeder Mitarbeiter kann von hier aus neue Termine eintragen und diese bis zum Beginn auch abändern, die Freigabe erfolgt durch den Administrator im Menü Intern. Eine neue Abwesenheit legen Sie einfach links über das Menü Aktionen an. Geben Sie immer ein Anfangsdatum an.
Die automatische Berechnung der Wochentage berücksichtigt Montag bis Freitag, kann aber keine Feiertage mit herausrechnen.

Menü Home – Das Menü Home im Überblick

admin — Mon, 03 Aug 2009 14:14:18 +0000

Das Menü Home ist der Startscreen für jeden Mitarbeiter und die Einstiegsmaske zu den täglich relevanten Informationen. Jeder Benutzer der Agentursoftware blue.office oder der CRM Lösung blue.mini erhält mit dem Menü einen schnellen Überblick über die Heute anstehenden Aufgaben, Termine, Jobs und Geburtstage.

Das Menü Home unterteilt sich in folgende Bereiche
» Home – Hier erscheinen für jeden Benutzer seine Aufgaben, Jobs, heutige Termine, offene und unbestätigte Termine, Geburtstage sowie eine Übersicht über die weiteren angemeldeten Benutzer.

» Jobs – Der Bereich Jobs ermöglicht einen Überblick über die eigene Zeiterfassung, die eigenen Jobs sowie über alle aktiven Jobs. Damit ist es z.B. möglich sich selbst auch einem Team für die Zeiterfassung zu einem Job zuzuordnen, wenn der Projektmanager nicht erreichbar ist.

» Aufgaben – Die Aufgaben sind ein wesentlicher Bestandteil von blue.office und ermöglichen eine Netzwerkweite und Teambasierte Aufgabenverwaltung. Aufgaben sind über das Menü Home sowie über den Kalender erreichbar und können mit einer Vielzahl von Menüs und Datensätzen verknüpft werden.

» Dokumente – Das Menü Dokumente zeigt alle im Menü Post sowie im Menü Fremdrechnungen (blue.control) erstellten oder dem aktiven Mitarbeiter zugeordneten Dokumente.

» Team – Der Bereich Team zeigt alle aktiven Mitarbeiter der Firma mit Ihren Basis Kontaktdaten an. Bei Mitarbeitern kann es sich um fest angestellte interne Mitarbeiter oder um feste oder freie externe Mitarbeiter handeln.

» eMail – Der Bereich eMail zeigt ab FileMaker 8.5 eine direkten Webzugang zu Ihrem Webmail an.

» Web – Die ab FileMaker 8.5 integrierte Suche per “iGoogle” finden Sie in diesem Bereich.

» Persönliches – Alle auf den angemeldeten Benutzer hin persönlichen Daten und Einstellungen finden Sie in diesem Bereich. Dazu gehört auch der integrierte Urlaubsplaner für alle Mitarbeiter im blue.office.

Menü Home – Bereich Web

admin — Mon, 03 Aug 2009 13:40:57 +0000

Der Bereich »Web« ermöglicht direkt aus blue. heraus eine Websuche mittels iGoogle.

(Wenn Sie blue. mit einer FileMaker Version kleiner als 8.5 einsetzen steht diese Funktion leider nicht zur Verfügung.)

Menü Home – Bereich eMail

admin — Mon, 03 Aug 2009 13:40:48 +0000

Ein direkter Zugang zum Webmail findet sich im Menü »eMail«. Der Standard Webmailer ist GoogleMail, kann aber im Menü »Persönliches« für jeden Mitarbeiter individuell angepasst werden.

(Wenn Sie blue. mit einer FileMaker Version kleiner als 8.5 einsetzen steht diese Funktion leider nicht zur Verfügung.)

Menü Home – Bereich Team

admin — Mon, 03 Aug 2009 13:40:36 +0000

Das Menü »Team« zeigt alle aktiven Mitarbeiter, die im Menü »Intern / Mitarbeiter« angelegt wurden.
Damit steht für jeden Mitarbeiter ein Übersichtsportal zur Verfügung, um die direkten Kontaktdaten aller Mitarbeiter auf einen Blick einzusehen. Wenn Sie einem Mitarbeiter eine eMail senden wollen, dann klicken Sie auf die hinterlegte eMail Adresse im rechten Bereich.

Menü Home – Bereich Dokumente

admin — Mon, 03 Aug 2009 13:40:19 +0000

Jedes vom aktuell angemeldeten Benutzer angelegt Dokument im Menü »Post« oder im Menü »Finanzen« (nur blue.control) wird hier im Submenü »Dokumente« angezeigt. Die Darstellung ist über die Tabs unterteilt in die Dokumentenarten und lässt sich über den Kalender oben rechts weiter filtern.

Das Menü »Dokumente« ist damit für jeden Mitarbeiter ein direkter Zugang zu allen Dokumenten, die diesem Mitarbeiter zugeordnet wurden. Automatisch wird jedes neue Dokument im Menü Post dem Mitarbeiter zugeordnet, der dieses angelegt hat, die Zuordnung lässt sich aber auch übersteuern. Wechseln Sie hierfür im Menü Post in den Tab Verknüpfungen und wählen Sie entsprechend der Aufgabenstellung hier den Mitarbeiter für das Dokument aus (Zuordnung Projekt, Zuordnung Job, Zuordnung Dokument, Zuordnung Buchhaltung)

Menü Home – Bereich Aufgaben

admin — Mon, 03 Aug 2009 13:40:04 +0000

Aufgaben sind ein zentrales Element in blue. und ermöglichen die Arbeit nach dem GTD Prinzip in einer netzwerkfähigen Mehrbenutzerdatenbank. Durch die Verknüpfung der Aufgaben zu Jobs, Firmen, Kontakten, Postdokumenten und externen Dokumenten lässt sich so nahtlos arbeiten und blue. als ein Gesamtsystem nutzen.

Aufgaben werden in verschiedenen Menüs angezeigt, z.B. in der Home Ansicht, in den Jobs und im Kalender in den Tagesansichten. Die Hauptansichten für die Aufgaben werden im Menü Home/ Aufgaben und im Menü Kalender/ Aufgaben syncron angezeigt.

In der Home Ansicht werden Ihre Aufgaben für den aktuellen Tag angezeigt. blue. aktualisiert bei jedem Login den Status der unerledigten Aufgaben und verschiebt die überfälligen Aufgaben auf den aktuellen Tag. Diese Funktion können Sie im Menü Aufgaben auch selbst aktivieren »Unerledigte Aufgaben zeigen«.

Jede Aufgabe im Home Menü können Sie über den kleinen Button auf der rechten Seite für die Zeiterfassung nutzen. blue. kann hier direkt zwischen der Zeiterfassung eines Jobs und einer Aufgabe unterscheiden. Die Abrechnung erfolgt dann wie bei der Zeiterfassung beschrieben über das Menü Home/ Jobs.

Zum Anlegen einer neuen Aufgabe können Sie direkt im Menü Aktionen die Aktion »Aufgabe +« wählen. Diese Aktion steht in fast allen Menüs zur Verfügung und verknüpft die Aufgabe automatisch mit den Daten des aktuellen Datensatzes.

Benennen Sie die Aufgabe mit einem aussagekräftigen Titel und ordnen Sie diese einer Kategorie zu. Jede Aufgabe muss ein Zieldatum haben und kann optional mit einer Uhrzeit ergänzt werden. Im Feld Dauer können Sie angeben, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe einplanen. Diese Zeit wird u.a. in der Auslastungsplanung im Menü Jobs mit berücksichtigt.

Der Status einer Aufgabe kann manuell hier in der Detailansicht und in den Listendarstellungen angepasst werden. Nutzen Sie den Status um bei längeren Aufgaben einen Überblick über den Verlauf und den Stand der Aufgaben zu erzielen.

Jede Aufgabe wird mind. einem Mitarbeiter zugeordnet, diesen finden Sie im linken Bereich. Die weiteren Mitarbeiter ordnen Sie dann rechts dem Portal »Weitere Empfänger« zu.
Um eine Vielzahl von Aufgaben besser durchsuche zu können, lassen sich rechts unten »Stichwörter« hinzufügen.
Die Beschreibung der Aufgabe tragen Sie dann im Feld »Beschreibung« ein.

Damit Sie beim abarbeiten der Aufgaben direkt nachvollziehen können, worauf sich die Beschreibung bezieht, empfiehlt es sich mit den Verknüpfungen zu arbeiten. Je mehr hier an Informationen steht, umso schneller lässt sich dann eine Umsetzung durchführen. Wenn eine Aufgabe einem Job zugeordnet wurde, dann wird bei einem Klick auf »100%« in der Statusleiste oder beim aufrufen der Aktion »Aufgabe erledigt« direkt ein Fenster für die Zeiterfassung aufgerufen. Wenn beim anlegen der Aufgabe bereits eine Leistungskategorie und/ oder Leistung zugeordnet wurden, dann werden diese Werte direkt übernommen. Insbesonders wenn aus einem Job heraus Aufgaben an das Team vergeben werden, ermöglicht diese Zuordnung bereits eine schnelle Zuordnung von Leistungen und Inhaltsvorgaben für die Zeiterfassung der Mitarbeiter.

An Aufgaben lassen sich auch Dokumente anfügen. Nutzen Sie hierfür die Aktion »Datei +« oder klicken Sie im Portal der Dateien auf die erste leere Zeile. Dokumente werden bei einer Aufgabe nur als Verweiss zugeordnet, die Dateien selbst sollten in diesem Fall an einem für alle zugänglichen Speicherort auf dem Server abgelegt werden.

Menü Home – Bereich Jobs

admin — Mon, 03 Aug 2009 13:39:51 +0000

Der Bereich Jobs im Menü Home ermöglicht einen Überblick über die eigene Zeiterfassung, die eigenen Jobs sowie über alle aktivien Jobs.

» Menü Zeiterfassung – In einer 7-Tage Ansicht werden im oberen Bereich die eigenen Arbeitszeiten angezeigt. Je nach eingetragener Zeit berechnet blue. die Stunden je Tag und Woche und ermöglich so einen Überblick über die Soll-/ Istzeit. Wenn eine Zeiterfassung noch geändert werden soll, dann klicken Sie diese direkt an. Die Zeit für eine nachträgliche Änderung lässt sich in den Voreinstellungen festlegen.

Im unteren Bereich werden alle offenen und noch nicht abgerechneten Zeiterfassungen angezeigt. Bei der Arbeit mit der Stoppuhrfunktion werden hier die Zeiten zwischengespeichert. Wenn Sie blue. beenden und noch nicht abgerechnete Zeiten stehen hier in der Liste, dann erscheint ein Hinweis. Zum abrechnen klicken Sie eine Zeile an und tragen Sie alle relevanten Werte ein.

» Menü Jobs Übersicht (Benutzername) – In dieser Ansicht werden alle aktiven Jobs angezeigt, wo Sie als Benutzer im Team eingetragen sind. Diese Liste ist analog zur Liste der Jobs im Menü Home.

» Menü Jobs Übersicht (Alle Aktiv) – In dieser Ansicht werden alle aktiven Jobs angezeigt. Wenn Sie als Benutzer eine Zeiterfassung für einen Job eintragen wollen, der nicht in der Liste im Menü Home erscheint, dann klicken Sie hier im rechten Bereich auf “Team +”.

Menü Home – Bereich Home

admin — Mon, 03 Aug 2009 13:39:29 +0000

Das Menü Home ist die Startmaske für jeden Mitarbeiter und ermöglicht einen schnellen Zugang zu den wichtigsten Funktionen.

» Aufgaben – Die für heute anliegenden Aufgaben werden im ersten Portal angezeigt. Jede Aufgabe lässt sich anklicken um zur Detailansicht zu wechseln und kann über das rechte (graue/ rote) Icon für die Zeiterfassung aktiviert werden. Wenn ein Schritt der Aufgabe umgesetzt ist lässt sich der Status direkt im Statusbalken anpassen.

» Jobs – Hier werden die aktiven Jobs angezeigt, wo der Benutzer im Team eingetragen ist. Im rechten Bereich können entweder die Stoppuhr oder das Plus Symbol für die Zeiterfassung genutzt werden. Um sich selbst einem weiteren aktiven Job zuzuordnen wechseln Sie in das Submenü Home / Jobs.

» Mitarbeiter – Alle aktuell angemeldeten Mitarbeiter mit Durchwahl und eMail Adresse finden Sie hier.

» Termine, Heute – Dieser Bereich zeigt die für Heute definierten Termine und An-/ Abwesenheiten an. Termine lassen sich von hier aus direkt anklicken und ggf. modifizieren.

» Termine, Neu + Offen – Wenn ein anderer Mitarbeiter Ihnen einen Termin zuordnet, dann wird dieser hier als noch zu bestätigen angezeigt. Klicken Sie den Termin an und ändern Sie Ihren Status.

» Geburtstage – Dieses Portal zeigt, wenn hinterlegt, alle Kontakte an, die Heute und in den nächsten 14 Tagen Geburtstag haben.