blue. by walkingtoyou.com » Das Menü Adressen

Menü Adressen – Bereich Firmen – Listen

admin — Sun, 17 May 2009 14:35:18 +0000

Die Adressverwaltung im blue.office erfolgt über die Menüs Firmen und Kontakte. Der Aufbau beider Menüs ist sehr ähnlich und viele Funktionen, die sich im Menü Firmen finden, können so auch direkt im Menü Kontakte genutzt werden. Der Unterschied zwischen beiden Menüs zeigt sich schon im Namen. Hier im Menü Firmen werden alle Firmendaten gespeichert, im Menü Kontakte dagegen die Mitarbeiter der Firmen sowie alle weiteren Personenkontakte.

Beim aufrufen des Menüs Firmen wechselt die Ansicht in die Listendarstellung. In der Liste wird der aktive Datensatz links über einen kleinen schwarzen Balken gekennzeichnet. Über die Blätterntaste im Menü “Aktionen” lässt sich weiterblättern, so dass die aktuell ausgewählte Firma im oberen Menübereich mit den Hauptinfos angezeigt wird. Zum aufrufen der Firma klicken Sie diese in der Liste an.

Zur schnellen Suche von Adressen können Sie auf einen Buchstabenbutton klicken. Damit werden alle Firmen mit dem gewählten Anfangsbuchstaben gesucht.

Im Menü Firmen finden sich noch zwei weitere Listen. Klicken Sie im Menü “Funktionen” auf »Liste«, um den Auswahldialog für die Listen aufzurufen. Die oben gezeigte Ansicht war die Liste “Klein”. In der Liste “Erweitert” werden zusätzlich noch die Bemerkungen sowie die Stichwörter angezeigt. Mit der Listenasicht “Filter” werden alle Firmen mit einem gefilterten Wert im Namen angezeigt. Wenn Sie diese Liste aufrufen, können Sie oben rechts Anfangsbuchstaben eingeben. Bei einem Klick in den weissen Bereich neben dem Feld werden direkt die Firmen angezeigt, die mit diesen Buchstaben beginnen.

Menü Adressen – Bereich Kontakte – Listen

admin — Thu, 21 May 2009 14:54:31 +0000

Beim aufrufen des Menüs Kontakte wechselt die Ansicht in die Listendarstellung. In der Liste wird der aktive Datensatz links über einen kleinen schwarzen Balken gekennzeichnet. Über die Blätterntaste im Menü “Aktionen” lässt sich weiterblättern, so dass der aktuell ausgewählte Kontakt im oberen Menübereich mit den Hauptinfos angezeigt wird. Zum aufrufen des Kontakts klicken Sie diesen in der Liste an.

Zur schnellen Suche von Adressen können Sie auf einen Buchstabenbutton klicken. Damit werden alle Kontakte mit dem gewählten Anfangsbuchstaben gesucht.

Im Menü Kontakte finden sich noch drei weitere Listen. Klicken Sie im Menü “Funktionen” auf »Liste«, um den Auswahldialog für die Listen aufzurufen. Die oben gezeigte Ansicht war die Liste “Klein”. In der Liste “Erweitert” werden zusätzlich noch die Bemerkungen sowie die Stichwörter angezeigt. Mit der Listenasicht “Filter” werden alle Kontakte mit einem gefilterten Wert im Namen angezeigt. Wenn Sie diese Liste aufrufen, können Sie oben rechts Anfangsbuchstaben eingeben. Bei einem Klick in den weissen Bereich neben dem Feld werden direkt die Kontakte angezeigt, die mit diesen Buchstaben beginnen.

Ergänzt wird die Listendarstellung mit der Geburtstagsliste. Aufgeteilt nach den 12 Monaten werden alle Kontakte mit Ihrem Geburtstag angezeigt, so dass ein schneller Jahresüberblick möglich ist. Ein Klick auf einen Kontakt öffnet jeweils die Detailansicht zum Kontakt.

Menü Adressen – Bereich Kontakte

admin — Sat, 23 May 2009 10:39:20 +0000

Nach dem Aufruf eines Kontakts aus dem Menü Liste gelangen Sie in die Detailansicht. Diese zeigt in einem Menü alle Informationen zum Kontakt an. Damit die Informationsfülle inhaltlich strukturiert dargestellt wird, unterteilt sich die Ansicht im mittleren Bereich in vier Tabmenüs mit mehreren Untermenüs. Wenn Sie schon mit dem Menü Firmen gearbeitet haben, dann wird Ihnen die sehr ähnliche Darstellung auffallen. Kontakte haben ergänzende Eingabemöglichkeiten zu privaten Daten sowie zu einem Wissensprofil des Kontakts.

Der obere Bereich des Menüs Kontakte zeigt immer die Basisdaten des Kontakts an. Die weiteren Eingabemöglichkeiten finden sich dann in den Tabs.

» Verknüpfungen mit Firmen – Jeder Kontakt lässt sich mit beliebig vielen Firmen verknüpfen. Das erfolgt automatisch, wenn von einer Firma aus ein Kontakt angelegt wird. Alternativ ist auch eine Zuordnung vom Kontakt aus möglich. Wählen Sie im ersten Feld bei “Firma/ Position/ Abteiling” eine Firma aus und geben Sie dann die Postion sowie die Abteilung des Kontakts an. Wenn Sie die Postadresse im Menü “Aktionen” anpassen, werden jetzt die verschiedenen Firmen mit den jeweiligen Hauptadressen angezeigt.
Wenn ein Mitarbeiter von einer Firma zu einer anderen Firma wechselt, dann legen Sie die neue Firma an und verknüpfen Sie dann den Mitarbeiter mit der neuen Firma. Alle beim Mitarbeiter angelegten Informationen bleiben so erhalten.

» Allgemein – Übersicht – Die wichtigsten Kontaktinformationen finden sich hier im ersten Tab Übersicht. Hier lassen sich z.B. beliebig viele Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, eMail, Web, FTP, etc.) hinterlegen, auch die Bemerkungen zum Kontakt sowie die Stichwörter finden sich hier. Ergänzend dazu kann hier der Geburtstag sowie die “Du” Regel zum Kontakt eingetragen werden.

» Allgemein – Fakturierung – Informationen die sich auf die wirtschaftliche Seite eines Kontakts beziehen werden im Tab Fakturierung abgelegt.
Im ersten Portal lassen sich beliebig viele Postadressen definieren. Zur besseren Unterscheidung lässt sich eine Adressart definieren sowie eine Standardadresse festlegen. Im rechten Feld Postadresse wird die Standardadresse für alle Postdokumente gespeichert. Klicken Sie im Aktionen Menü auf »Post Adresse« um aus den hinterlegten Adressen eine postalische Adresse zu formatieren. Diese können Sie im Feld “Post – Adresse Druck” immer noch manuell anpassen.

Im mittleren rechten Bereich lassen sich Standardwerte für den Kontakt definieren, die bei der Dokumentenerstellung relevant sind. Geben Sie immer eine Sprache an, damit bei der Auswahl von Textbausteinen und Leistungen der korrekte Text eingefügt wird. Die Felder für die Anrede und die Grussformel lassen sich in den Platzhaltern bei einem Textbaustein nutzen. Im Menü Voreinstellungen ist es möglich, Standardwerte für diese Felder zu definieren.

Im rechten unteren Bereich finden Sie Felder, die bei der Fakturierung relevant sind. Die hier gewählten Werte beeinflussen z.B. die Rabattierung bei Angeboten, Rechnungen und Jobs bzw. die Provisionsberechnung bei den Forderungen. Alle hier definierten Werte lassen sich in einem Angebot bzw. einer Rechnung oder einem Job immer noch manuell ändern, ermöglichen so aber eine sehr individuelle Preisgestaltung für jeden hinterlegten Kontakt. Wenn bereits bei einer verknüpften Firma Standardwerte für die Rabatte und Zahlungskonditionen definiert sind, dann übersteuert der Eintrag beim Kontakt diese Werte.

» Allgemein – Dateien – Ergänzende Dokumente zu jedem Kontakt, wie z.B. Excel Tabellen, Bilder und weitere Unterlagen können im Menü Dateien gespeichert werden. Klicken Sie im Menü »Aktionen« auf »Datei + « und wählen Sie die Datei aus. blue. speichert immer nur einen Referenzpfad, nicht das Dokument selbst (weitere Informationen).

» Allgemein – Web/ Partner – In diesem Tab lassen sich u.a. alle Arten von Webadressen zu einem Kontakt hinterlegen. Wählen Sie im ersten Feld eine der möglichen Arten aus und geben Sie dann in den folgenden Feldern die Verbindungsdaten an. Bei einer korrekten Konfiguration des Betriebssystems können mit einem Klick auf den linken Pfeil die Verbindungen mit den entsprechenden Programmen gestartet werden.
Ergänzend zu jedem Kontakt lassen sich Partnerkontakte definieren. Mit der Partnerfunktion können Sie das Netzwerk der Kontakte abbilden, die im blue. gespeichert sind.

» Jobs – Projekte/ Jobs – Alle mit dem aktuell aufgerufenen Kontakt umgesetzten Projekte und Jobs werden hier angezeigt. Mit einem Klick auf einen Eintrage wechselt die Ansicht in den jeweiligen Job bzw. das Projekt. Das Portal lässt sich über die Filterfunktion im oberen Teil eingrenzen. Wenn hier ein Datumsbereich “von – bis” angegeben wurde, dann erscheinen nur die Jobs bzw. Projekte, die in diesem Zeitraum begonnen haben.

» Jobs – Lieferant/ Partner – In jedem Job bzw. Projekt ist es möglich, Firmen und Kontakte als Lieferanten und Partner einzutragen. Das erfolgt z.T. automatisch, z.B. wenn in einem Job ein Auftrag an eine Firma bzw. einen externen Mitarbeiter vergeben wird. Hier im Menü Lieferant/ Partner werden alle Jobs angezeigt, die mit diesem Job verknüpft sind. Wenn Sie z.B. bei einem Designer ermitteln wollen, für welche Jobs dieser gebucht wurde, dann finden Sie in dieser Ansicht alle verknüpften Jobs.

» Jobs – Fremdrechnungen – Die im Menü Finanzen (Plugin blue.control) erstellten Fremdrechnungen werden jeweils einer Firma sowie einem Kontakt zugeordnet. Alle eingetragenen Fremdrechnungen des aufgerufenen Kontakts finden Sie hier. Bei einem Klick (und den entsprechenden Zugriffsrechten) wird die Fremdrechnung im Menü Finanzen aufgerufen und angezeigt.

» Jobs – Profil – Zu jedem Kontakt lässt sich hier ein Wissens- und Ausbildungsprofil hinterlegen. Nutzen Sie diese Felder um für die aktuellen oder für externe freie Mitarbeiter alle die Daten zu hinterlegen, die bei der Suche nach dem besten Mitarbeiter für eine Aufgabenstellung helfen.

» Post – Alle im Menü Post erstellten Dokumente des Kontakts finden Sie hier. Dabei werden nur die Dokumente angezeigt, die mit dem Kontakt selbst verknüpft sind. Wenn Sie sich alle Dokumente der Firma anzeigen lassen wollen, dann wechseln Sie in das Menü Firma.
Ebenso wie in den anderen Tabs lässt sich die Darstellung über den Zeitraum “von – bis” sowie über die Dokumentenart eingrenzen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet das Dokument direkt im Menü Post.
Wenn Sie z.B. die Umsätze eines Kontakts ermitteln wollen, dann wählen Sie hier den Zeitraum sowie die Dokumentenart “Rechnung” aus.

» Ereignisse – History/ Roadmap – Zu jedem Kontakt lässt sich eine History hinterlegen. In der History werden alle relevanten Informationen abgelegt, die in einem zeitlichen Kontex stehen, z.B. Informationen zu einem Telefonat oder zu einer Vereinbarung. Geben Sie eine neue History über die Aktion »History +« ein und wählen Sie dann eine Historyart aus. Tragen Sie dann den beschreibenden Text ein. Wenn der Eintrag nur für Sie sichtbar sein soll, dann haben Sie die Möglichkeit diesen als Privat zu kennzeichnen. Wählen Sie in diesem Fall den Typ “Privat” aus und geben Sie Ihren Benutzernamen an.

Menü Adressen – Bereich Gruppen

admin — Thu, 14 May 2009 20:17:57 +0000

Das Menü Gruppen in blue.office ermöglicht die Zusammenstellung von Adressgruppen, die aus Firmen, Kontakten und Mitarbeitern bestehen. Gruppen ermöglichen damit eine schnelle Auswahl, z.B. von Empfängern für Serienmailings und für die Arbeit mit Teams im Menü Jobs.

Wechseln Sie in das Menü Adressen/ Gruppen und klicken Sie auf »Neu« um eine neue Gruppe anzulegen. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und ergänzen Sie diesen Namen ggf. mit weiterführenden Bemerkungen.
Die Zuordnung zu den Gruppen erfolgt dann direkt in den Menüs Firmen, Kontakte bzw. MItarbeiter.

Um ein Gruppenmitglied aufzurufen klicken Sie auf den Pfeil. Bei gedrückter Alt-Taste öffnet sich der Gruppenkontakt in einem neuen Fenster, ansonsten im Hauptfenster. Die Anpassung der Daten erfolgt immer im jeweiligen Datensatz in den Menüs Firmen, Kontakte bzw. MItarbeiter.

Die Zuordnung zu den Gruppen erfolgt über eine interne eindeutige ID Nummer, so dass auch nach der Zuordnung von Datensätzen zu einer Gruppe der Name der Gruppe geändert werden kann.

Für das in nächster Zeit erscheinende blue.mailing werden Gruppen die Basis für Serienmailings darstellen.

Menü Adressen – Bereich Mitarbeiter

admin — Thu, 14 May 2009 19:57:22 +0000

Im Menü Mitarbeiter zeigt blue. alle Mitarbeiter an, die im Menü Intern/ Mitarbeiter definiert wurden.

Ein Mitarbeiter kann entweder ein fest angestellter Mitarbeiter oder ein freier Mitarbeiter sein. Wir empfehlen alle Mitarbeiter die für das Unternehmen arbeiten anzulegen, auch wenn sich nicht jeder Mitarbeiter am blue. anmelden kann. Das vereinfacht die Arbeit in den Jobs, z.B. bei der Teamfunktion und in den Adressgruppen.

Im Menü Adressen/ Mitarbeiter stehen nur die für alle Mitarbeiter relevanten Informationen zur Verfügung. Weitergehende Daten, wie z.b. die Kosten oder die Zugriffsrechte, sind nur im Menü Intern/ Mitarbeiter zugänglich.

Menü Adressen – Bereich Firmen

admin — Thu, 21 May 2009 10:36:42 +0000

Nach dem Aufruf einer Firma aus dem Menü Liste gelangen Sie in die Detailansicht. Diese zeigt in einem Menü alle Informationen zur Firma an. Damit die Informationsfülle inhaltlich strukturiert dargestellt wird, unterteilt sich die Ansicht im mittleren Bereich in vier Tabmenüs mit mehreren Untermenüs.
Der obere Bereich zeigt immer die Basisdaten der Firma an. Die weiteren Eingabemöglichkeiten finden sich dann in den Tabs.

» Allgemein – Übersicht – Die wichtigsten Firmeninformationen finden sich hier im ersten Tab Übersicht. Hier lassen sich z.B. beliebig viele Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, eMail, Web, FTP, etc.) hinterlegen, auch die Bemerkungen zur Firma sowie die Stichwörter finden sich hier. Wenn ein Kontakt aus dem Menü Kontakte mit dieser Firma verknüpft wurde, dann wird dieser hier angezeigt. Um einen neuen Kontakt anzulegen nutzen Sie am besten die Aktion “Kontakt +”, bei der die Basisdaten aus der Firma automatisch für den Kontakt mit übernommen werden.

» Allgemein – Fakturierung – Informationen die sich auf die wirtschaftliche Seite einer Firma beziehen werden im Tab Fakturierung abgelegt.
Im ersten Portal lassen sich beliebig viele Postadressen definieren. Zur besseren Unterscheidung lässt sich eine Adressart definieren sowie eine Standardadresse festlegen. Im rechten Feld Postadresse wird die Standardadresse für alle Postdokumente gespeichert. Klicken Sie im Aktionen Menü auf »Post Adresse« um aus den hinterlegten Adressen eine postalische Adresse zu formatieren. Diese können Sie im Feld “Post – Adresse Druck” immer noch manuell anpassen.
Im mittleren rechten Bereich lassen sich Standardwerte für die Firma definieren, die bei der Dokumentenerstellung relevant sind. Geben Sie immer eine Sprache an, damit bei der Auswahl von Textbausteinen und Leistungen der korrekte Text eingefügt wird. Die Felder für die Anrede und die Grussformel lassen sich in den Platzhaltern bei einem Textbaustein nutzen. Im Menü Voreinstellungen ist es möglich, Standardwerte für diese Felder zu definieren.
Die Kundennummer kann manuell vergeben werden oder Sie nutzen das System einer automatischen Nummerierung.
Im rechten unteren Bereich finden Sie Felder, die bei der Fakturierung relevant sind. Die hier gewählten Werte beeinflussen z.B. die Rabattierung bei Angeboten, Rechnungen und Jobs bzw. die Provisionsberechnung bei den Forderungen. Alle hier definierten Werte lassen sich in einem Angebot bzw. einer Rechnung oder einem Job immer noch manuell ändern, ermöglichen so aber eine sehr individuelle Preisgestaltung für jede hinterlegte Firma.

» Allgemein – Dateien – Ergänzende Dokumente zu jeder Firma, wie z.B. Excel Tabellen, Bilder und weitere Unterlagen können im Menü Dateien gespeichert werden. Klicken Sie im Menü »Aktionen« auf »Datei + « und wählen Sie die Datei aus. blue. speichert immer nur einen Referenzpfad, nicht das Dokument selbst (weitere Informationen).

» Allgemein – Web/ Tochterfirmen/ Partner – In diesem Tab lassen sich u.a. alle Arten von Webadressen zu einer Firma hinterlegen. Wählen Sie im ersten Feld eine der möglichen Arten aus und geben Sie dann in den folgenden Feldern die Verbindungsdaten an. Bei einer korrekten Konfiguration des Betriebssystems können mit einem Klick auf den linken Pfeil die Verbindungen mit den entsprechenden Programmen gestartet werden.
Im rechten oberen Bereich finden sich Felder für die Verknüpfung von Firmen untereinander. Bei blue. ist es möglich, zu einer Firma beliebig viele Filialen und Tochterfirmen zu definieren, die alle als eigener Datensatz hinterelegt werden. Geben Sie hier an, welche Firma die Haupt- bzw. Mutterfirma ist. Wenn Sie im Menü Post ein Dokument erstellen können Sie dann wählen, an welche Haupt- bzw. Tochterfirma das Dokument adressiert werden soll.
Ergänzend zur Arbeit mit Tochterfirmen in blue. lassen sich Partnerfirmen definieren. Mit der Partnerfunktion können Sie das Netzwerk der Firmen abbilden, die im blue. gespeichert sind.

» Jobs – Projekte/ Jobs – Alle mit der aktuelle aufgerufenen Firma umgesetzten Projekte und Jobs werden hier angezeigt. Mit einem Klick auf einen Eintrage wechselt die Ansicht in den jeweiligen Job bzw. das Projekt. Das Portal lässt sich über die Filterfunktion im oberen Teil eingrenzen. Wenn hier ein Datumsbereich “von – bis” angegeben wurde, dann erscheinen nur die Jobs bzw. Projekte, die in diesem Zeitraum begonnen haben.

» Jobs – Lieferant/ Partner – In jedem Job bzw. Projekt ist es möglich, Firmen als Lieferanten und Partner einzutragen. Das erfolgt z.T. automatisch, z.B. wenn in einem Job ein Auftrag an eine Firma vergeben wird. Hier im Menü Lieferant/ Partner werden alle Jobs angezeigt, die mit dieser Firma verknüpft sind. Wenn Sie z.B. bei einem Kurierdienst ermitteln wollen, für welche Jobs dieser gebucht wurde, dann finden Sie in dieser Ansicht alle verknüpften Jobs.

» Jobs – Fremdrechnungen – Die im Menü Finanzen (Plugin blue.control) erstellten Fremdrechnungen werden jeweils einer Firma zugeordnet. Alle eingetragenen Fremdrechnungen der aufgerufenen Firma finden Sie hier. Bei einem Klick (und den entsprechenden Zugriffsrechten) wird die Fremdrechnung im Menü Finanzen aufgerufen und angezeigt.

» Post – Alle im Menü Post erstellten Dokumente der Firma finden Sie hier. Ebenso wie in den anderen Tabs lässt sich die Darstellung über den Zeitraum “von – bis” sowie über die Dokumentenart eingrenzen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet das Dokument direkt im Menü Post.
Wenn Sie z.B. die Umsätze einer Firma ermitteln wollen, dann wählen Sie hier den Zeitraum sowie die Dokumentenart “Rechnung” aus.

» Ereignisse – Firma History/ Roadmap – Zu jeder Firma lässt sich eine History hinterlegen. In der History werden alle relevanten Informationen abgelegt, die in einem zeitlichen Kontex stehen, z.B. Informationen zu einem Telefonat oder zu einer Vereinbarung. Geben Sie eine neue History über die Aktion »History +« ein und wählen Sie dann eine Historyart aus. Tragen Sie dann den beschreibenden Text ein. Wenn der Eintrag nur für Sie sichtbar sein soll, dann haben Sie die Möglichkeit diesen als Privat zu kennzeichnen. Wählen Sie in diesem Fall den Typ “Privat” aus und geben Sie Ihren Benutzernamen an.

» Ereignisse – Mitarbeiter History/ Roadmap – Die Historyeinträge der Mitarbeiter einer Firma finden Sie im zweiten Tab.

» Ereignisse – Job History/ Roadmap – Alle Historyeinträge die in den Jobs der aufgerufenen Firma hinterlegt wurden, können hier im dritten Tab aufgerufen werden.

Menü Adressen – Das Menü Adressen im Überblick

admin — Thu, 14 May 2009 19:50:47 +0000

blue.office ist ein echtes CRM System und dabei für jede Branche geeignet. Durch die Aufteilung der Informationen in verschiedene Menüs und Tabs lassen sich so die Informationen gezielt ablegen und aufrufen, die für den aktuellen Moment benötigt werden. blue.office ist damit viele Branchenversionen in einer Lösung, erweiterbar über optionale Plugins.

Das Menü Adressen unterteilt sich in vier Bereiche:
» Firmen – Jede Firma, mit der Sie in Kontakt stehen, wird hier eingetragen. Das sind alle Kunden, Lieferanten, Partner und auch externe Dienstleister. Jede Firma wird dabei nur einmal eingetragen und kann über die Geschäftsbeziehung entsprechend klassifiziert werden. Immer dann, wenn Sie einen Job anlegen, dann muss eine Firma für den Auftraggeber existieren.

» Kontakte – Im Menü Kontakte werden Mitarbeiter der Firmen gespeichert sowie alle Privatkontakte. Jeder Kontakt kann beliebig vielen Firmen zugeordnet werden. Die Aufteilung in zwei verschiedene Menü bringt sehr viele Vorteile, da sie immer den Kontakt mit all seinen eigenen Informationen zu einer neuen Firma wechseln lassen können. Als Kontakt werden auch alle Mitarbeiter angelegt, die in Ihrer Firma tätig sind.

» Gruppen – Mit Gruppen gibt es eine übergeordnete Möglichkeit um Firmen, Kontakte und Mitarbeiter in Gruppen zu organisieren. Jede Firma bzw. jeder Kontakt/ Mitarbeiter kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden. Die Gruppen lassen sich z.B. im Menü Jobs für die Teamfunktion nutzen und im kommenden blue.mailing als Empfänger.

» Mitarbeiter – Hier werden alle Mitarbeiter der Firma angezeigt, die im Menü Intern/ Mitarbeiter angelegt wurden. Das Anlegen neuer Mitarbeiter erfolgt immer über das Menü Intern/ Mitarbeiter.