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Handbuch blue.office 3

admin — Tue, 17 Feb 2009 17:00:12 +0000

Willkommen zu blue3 – Hier finden Sie den Einstieg in das regelmässig aktualisierte Handbuch zu Ihrer neuen Software blue.office. Wenn Sie unseren RSS Feed abonnieren, erhalten Sie automatisch immer die neuesten Artikel dieser Website. Fragen zu blue. beantwortet Ihnen unser Support gern per eMail.

Inhaltsverzeichnis

Einführung zum blue.office CRM System
» Installation von blue. auf einem Einzelplatz (MacOSX und Windows)
» Installation von blue. auf einem Server
» Lizenzbestimmungen zur Nutzung von blue.

Die blue.office Menüs
» Überblick über die blue.office/ blue.mini Menüs mit den Funktionsmöglichkeiten
» Navigation zwischen den blue. Menüs
» Bereich Funktionen
» Bereich Aktionen
» Sortieren von Datensätzen
» Die Symbole in den blue. Menüs

Allgemeine Hinweise zu Datenfeldern und Funktionen
» Die Freifelder in blue.
» Die Suche nach Informationen

Ausgabe von Daten
» Das Drucken von Daten
» Syncronisation mit Apple iCal

Import von Daten und Migration zu blue.
» Datenimport
» Syncronisation mit Apple iCal

Das Menü Home
» Das Menü Home im Überblick
» Home/ Startmaske
» Jobs
» Aufgaben
» Dokumente
» Team
» eMail
» Web
» Persönliches

Das Menü Adressen
» Das Menü Adressen im Überblick
» Firmen – Listenansichten
» Firmen – Eingabemenüs
» Kontakte – Listenansichten
» Kontakte – Eingabemenüs
» Gruppen
» Mitarbeiter

Das Menü Jobs
» Jobs
» Auslastungsplanung
» Timeline von Jobphasen

Das Menü Post
» Das Menü Post im Überblick
» Die Postadresse zu einem Kontakt bzw. zu einer Firma
» Briefe/Faxe bzw. Dokumente
» Angebote
» Aufträge
» Lieferscheine
» Rechnungen
» Mahnungen
» Gutschriften und Stornos
» Arbeit mit Textbausteinen und Platzhaltern
» Rechtschreibprüfung von Dokumenten

Das Menü Kalender
» Aufgaben
» Tag
» Woche
» Monat
» Jahr
» Team
» Syncronisation mit Apple iCal

Das Menü Finanzen (Plugin blue.control)
» Inventar
» Forderungen
» Verbindlichkeiten (Fremdrechnungen)
» Kasse
» Geplante Kosten
» Prognosen
» Kennzahlen

Das Menü Intern
» Die internen Einstellungsmenüs im Überblick
» Unternehmen
» Mitarbeiter
» Leistung – Kategorien
» Leistungen
» Leistung – Produkte
» Leistung – Sonderkonditionen
» Textbausteine
» Datenbanken

Das Menü Voreinstellungen
» Anpassung von Drucklayouts

Aktionen in den blue. Menüs
» Arbeit mit externen Dokumenten und der Ordnerfunktion in blue.
» Neuer History Eintrag in den Menüs Firmen, Kontakte und Jobs

Installation von blue. auf einem Einzelplatz

admin — Mon, 02 Feb 2009 14:01:16 +0000

blue. kann auf jedem aktuellen MacOSX System ab Version 10.4 bzw. auf jedem aktuellen Windows System ab Windows XP (SP2) installiert werden. Dabei können Sie entweder mit der Runtime* Version oder der FileMaker Version (Version 8 bis 10) arbeiten. Jede Runtime* Version lässt sich auch später in eine vollwertige FileMaker Version umwandeln und kann auch auf dem FileMaker Server gehostet werden. Beachten Sie die Einschränkungen der Runtime* Version gegenüber einer FileMaker Version.

Die Installation erfolgt in wenigen Schritten und ermöglicht direkt beim ersten Start eine Eingabe der wichtigsten blue. Einstellungen.

1. Download einer frischen blue. Version
Laden Sie sich hier auf der Website eine kostenlose Demoversion von blue.

2. Lizenzbestätigung
Nach dem Download der Demoversion bestätigen Sie bitte die Lizenzbestimmungen zur Nutzung von blue.

3. Kopieren in den Programmordner
Unter MacOSX öffnet sich jetzt ein Festplattenimage, wo der Ordner blue. 3 gespeichert ist.
Unter Windows öffnet sich der Dialog des Systems zum Entkomprimieren des ZIP Archivs.
Entzippen Sie blue. in den Ordner Programme in einen neuen Ordner (Windows) bzw. kopieren Sie den blue. 3 Ordner in den Programmordner.
Entfernen Sie dann das Image bzw. das ZIP Archiv, in dem Sie dieses in den Papierkorb schieben.

4. Erster Start von blue.
Öffnen Sie den neuen Ordner blue. 3 und suchen Sie sich da die Datei blue_START. Damit Sie blue. schneller starten können empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich die Datei ins Dock von MacOSX bzw. in die Schnellstartleiste von Windows ziehen.
Starten Sie blue., in dem Sie auf blue_START doppelklicken. Es öffnet sich jetzt entweder FileMaker oder die mitgelieferte Runtime.

5. Abfrage nach den Basis Benutzerdaten
Beim Login fragt blue. nach Ihrem Benutzernamen und weiteren Informationen. Füllen Sie möglichst alle Werte aus, damit werden die relevanten Daten direkt automatisch angelegt.

6. Optional: Update von einer blue. 2 oder blue. 3 Version
Im Anmeldeprozess werden Sie gefragt, ob Sie von einer blue. 2 oder blue. 3 Version updaten wollen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie Ihre bestehenden blue. Daten übernehmen wollen. Beachten Sie bitte, dass ein Updateprozess nur hier bei der ersten Loginabfrage möglich ist. Wenn Sie mit blue. ohne ein Update starten wollen, dann klicken Sie auf “Weiter”.

7. Erstes Login und Installation von FileMaker Erweiterungen
Je nach gewählter Auswahl im vorherigen Menü werden Sie jetzt nach dem Speicherort der alten blue. Version gefragt oder Sie gelangen in das Login Menü. Hier geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort an. Wenn Sie mit einer FileMaker Version arbeiten und neu mit blue. starten, dann werden noch notwendige Erweiterungen für FileMaker installiert, die für die Arbeit mit blue. notwendig sind.

8. Jetzt können Sie direkt mit blue. arbeiten.

* Hinweise Runtime
Eine Runtime Version ist eine eingeschränkte Version des FileMaker Pro 10. Sie können mit einer Runtime Version im blue. so arbeiten wie mit einer FileMaker Version, es gibt aber folgende Einschränkungen:
- Sie haben keine Möglichkeit die Drucklayouts individuell mit der Runtime Version anzupassen. Hierfür ist eine FileMaker Version notwendig. Wenn Sie aber nur Ihr Logo einfügen wollen, dann benötigen Sie keine FileMaker Version.
- Die Runtime Version kann nicht im Netzwerk eingesetzt werden. Es ist damit nicht möglich auf einen FileMaker Server zuzugreifen oder die Daten anderen Mitarbeitern per Sharing anderen freizugeben.
- Die ODBC Schnittstelle ist nicht aktiv, so dass eine Anbindung an externe ODBC Systeme oder MySQL Datenbanken nicht möglich ist.
- Aus lizenzrechtlichen Gründen ist kein direkter Export als Excel oder PDF Dokument möglich. Sie können aber die Daten per CSV exportieren und dann mit Excel öffnen. Wenn Sie mit einem Mac arbeiten, dann können Sie auch im Druckdialog des Systems die PDF Funktion nutzen.

Die blue.office Menüs

admin — Fri, 10 Apr 2009 21:50:08 +0000

blue. speichert alle Daten in mehreren Datentabellen und zeigt diese Informationen in verschiedenen Menüs an. Je nach Menü wird die Darstellung dann in Submenüs unterteilt dargestellt.
Das Design orientiert sich dabei an einem Netzplan, so dass Sie zwischen den verschiedenen Menüs in der Ansicht weiterfahren können und immer den Bezug zu den anderen Menüs sichtbar haben.

Je nach den gewählten Zugriffsrechten lassen sich die Rechte für jeden Mitarbeiter einzeln anpassen, so dass ein gezielter Zugriff auf einzelne Menüs und Funktionen in diesem Menüs möglich ist.

HOME (blue.office und blue.mini1/ blue.mini2)
Das Home Menü ist das Startmenü für jeden Mitarbeiter und stellt alle auf den angemeldeten Mitarbeiter bezogenen Informationen in verschiedenen Ansichten zur Verfügung. Dazu gehören die aktiven Jobs mit der Zeiterfassung, die Aufgaben und Termine sowie die Dokumente aus dem Menü Post. Im Menü Home kann jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten verwalten sowie persönliche Einstellungen anpassen.

ADRESSEN (blue.office und blue.mini1/ blue.mini2)
Das Menü Adressen unterteilt sich in die vier Submenüs Firmen, Kontakte, Gruppen und Mitarbeiter.
In den Firmen werden alle Firmen gespeichert. Damit sind Firmen im rechtlichen Sinn gemeint. Auch eine Person kann eine Firma sein, dass ist insbesonders für die weitere Arbeit mit dem Menü Jobs relevant, wo der Auftraggeber/ Kunde immer eine Firma sein muss.
Die Kontakte können Mitarbeiter der Firmen (auch mehrere), Privatkontakte oder Mitarbeiter sein. Ein Kontakt kann auch ohne Bezug zu einer Firma erfasst werden, was vor allem bei privaten Kontakten relevant ist. Jeder Kontakt lässt sich beliebig vielen Firmen zuordnen und kann auch die Zuordnung wechseln, z.B. bei einem Wechsel eines Kontakts zu einer anderen Firma.
Mit Gruppen lassen sich Auswahlen von Firmen, Kontakten und Mitarbeitern zusammenstellen. Diese lassen sich in den Jobs und in der Serienmailingfunktion (mit dem in Zukunft verfügbaren blue.mailing) nutzen. Es lassen sich beliebig viele Gruppen mit beliebig vielen Zuordnungen anlegen.
Im Menü Mitarbeiter werden alle Mitarbeiter Ihrer Firma angezeigt. Das anlegen und editieren der Mitarbeiter ist im Menü INTERN möglich.

JOBS (blue.office)
In den Jobs laufen alle Informationen zusammen, die sich um die Organisation, Planung und Abwicklung von Jobs drehen. Jobs werden auch gern als Projekte bezeichnet, wir haben uns für die Bezeichnung Jobs entschieden.
Ergänzend finden sich im Menü Jobs die Plugins blue.hosting für die Verwaltung von Hostingverträgen sowie blue.rent als integrierte Vermietungslösung.

POST (blue.office und blue.mini1)
Jedes Dokument welches per Post versendet wird, kann im Menü Post erstellt werden. Hier finden sich eigene Bereiche für Briefe/ Faxe, Dokumente, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen. Jedes Menü in Post ist auf die jeweilige Dokumentenart spezialisiert und ermöglicht so eine schnelle und praktische Erstellung von Dokumenten.
Das Menü Post greift automatisch auf alle relevanten Werte aus den Menüs Adressen, Jobs und Intern zu.
Beim Druck lässt sich dann (wie in allen anderen Menüs auch) aus verschiedenen Drucklayouts wählen.

KALENDER (blue.office und blue.mini2)
Der Kalender stellt alle zeitlich relevanten Informationen dar. Das sind zum einen die Aufgaben, die jeder Benutzer auch im Menü Home erstellen und einsehen kann, die Termine und die Anzeige der Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Die Werte aus den Kalenderansichten werden wahlweise als Tages-, Wochen oder Monatsansicht dargestellt.

FINANZEN (blue.control, zusätzliches Plugin)
Im optional zusätzlich erhältlichen Menü Finanzen stehen die finanziellen Aspekte Ihres Unternehmens im Mittelpunkt. Zum einen werden die in den blue.office Menüs gespeicherten Forecast Daten aus den Jobkosten und Jobplanungen, den Mitarbeiterkosten und den Gemeinkosten der Firma in verschiedenen Gesamtübersichten angezeigt. Ergänzend dazu steht mit dem Menü Finanzen eine eigene Lösung für die Kassenbelege zur Verfügung.
Eine weitere Funktion des Menüs Finanzen ist die digitale Erfassung von Fremdrechnungen. Diese können Sie hier per Scan oder als PDF einlesen und Ihren Jobs direkt zuordnen.

INTERN (blue.office und blue.mini1/ blue.mini2)
Alle das eigene Unternehmen betreffenden Daten werden im Menü Intern verwaltet. Die Verwaltung der Mitarbeiterdaten (inkl. den Zugriffsrechten sowie den Mitarbeiterkosten) erfolgt hier ebenso wie die Anpassung der Leistungen, Produkte und Sonderkonditionen sowie der Textbausteine. Ebenso im Menü Intern können Sie die Vorauswahl Datenbanken anpassen, z.B. die Datenbanken der BLZahlen, PLZahlen und Vorwahlen.

VOREINSTELLUNGEN (blue.office und blue.mini1/ blue.mini2)
Einstellungen zum Verhalten der Software blue., wie z.B. die Standarddaten beim Anlegen neuer Datensätze oder die Verwaltung der Nummernkreisläufe finden Sie hier.

blue. Navigation – Der Bereich Funktionen

admin — Fri, 10 Apr 2009 21:50:34 +0000

Im linken Bereich des blue. Fensters werden die Funktionen angezeigt. Funktionen beziehen sich immer auf das Menü, wo Sie sich aktuell befinden.

Die Funktionen verhalten sich in allen Menüs immer sehr ähnlich, so dass einmal erlerntes damit immer auch in den weiteren Menüs genutzt werden kann. Im Menü Intern können Sie die Rechte so anpassen, dass einzelne Funktionen nur für ausgewählt Mitarbeiter zugänglich sind.

ZURÜCK und VOR – Die Zurück Funktion erlaubt einen Wechsel in das vorherige Layout bzw. in den vorherigen Tab zurück. Dabei wechseln Sie nur die Ansicht, es werden kein Daten zurück geändert.
Mit dem Button vor gehen Sie wieder in das vorherige Layout vor.

NEU – Mit Neu wird ein neuer Datensatz angelegt. Wenn im Menü Voreinstellungen Standardwerte für das aktuelle Menü definiert sind, dann werden diese automatisch mit eingefügt, können aber von Ihnen hier noch manuell angepasst werden.

SUCHEN – Mit der Suchfunktion wechseln Sie in eine neue Ansicht, wo ausgewählte Felder für die Suche zur Verfügung stehen.

BEARBEITEN – Beim Aufruf eines Datensatzes ist dieser zu Beginn an geschützt. Damit wird ein unabsichtliches (oder unerlaubtes) verändern des Datensatzes verhindert. Wenn Sie die Werte in einem Datensatz verändern wollen, dann klicken Sie hier auf Bearbeiten.
Hinweis – Alle Daten in blue. werden automatisch gespeichert, wenn Sie das Eingabefeld verlassen. Sie müssen nicht erst einen Speichernbefehl aufrufen, um Ihre Daten zu sichern.

LISTE – Die Listendarstellung ermöglicht einen Überblick über die aktuell aufgerufenen Daten in verschiedenen Listenansichten. In einigen Menüs, z.B. im Menü Post, öffnet sich beim Klick auf Liste ein PopUp Fenster, wo Sie zwischen verschiedenen Listen wählen können.

LÖSCHEN – Beim Löschen wird der aktuell aufgerufene Datensatz gelöscht. Damit werden aber nicht die z.B. einer Firma zugeordneten Rechnungen und Mitarbeiter gelöscht!

DRUCKEN – Umfangreiche Ausgabemöglichkeiten als PDF, Druck oder als Übergabe an Ihr eMail Programm bzw. Ihr Fax finden Sie im Menü Drucken. Hier öffnet sich ein PopUp Fenster, wo Sie zwischen verschiedenen Drucklayouts wählen können.

BLÄTTERN der Datensätze nach links bzw. rechts – Die unteren Pfeiltasten ermöglichen ein Blättern zwischen den aufgerufenen Datensätzen. Die Postion in der aktuellen Anzahl aller Datensätze wird in der Mitte angezeigt. Wenn Sie beim Klick auf den linken bzw. rechten Pfeil die ALT Taste gedrückt halten, dann wechseln Sie zum ersten bzw. letzten Datensatz.

Die Freifelder in blue.

admin — Sun, 17 May 2009 13:20:36 +0000

Beim Aufbau der blue. Menüs haben wir immer ein möglichst breites Angebot an Eingabe- und Auswahlfeldern integriert und über die Tabs nach den optimalen Gruppierungen hin verteilt. Da blue. eine breit gefächerte Branchensoftware darstellt, lässt sich aber nicht jedes Eingabefeld fest integrieren. Hierfür gibt es die Freifelder. Je nach Menü stehen bis zu 12 Freifelder zur Eingabe zur Verfügung, die sich individuell anpassen lassen. Dabei besteht jedes Freifeld aus einem Feldnamen und dem Feldinhalt.

Bei den Freifeldern lassen sich sowohl die Werte für den Feldnamen wie den Feldinhalt aus vordefinierbaren Auswahlmenüs wählen. Alternativ kann die Eingabe aber auch überschrieben werden.

Damit direkt bei neuen Datensätzen bestimmte Freifelder mit einem Feldnamen definiert sind, lassen sich diese im Menü “Voreinstellungen” einrichten. Wechseln Sie hierfür in das Menü “Voreinstellungen” und rufen Sie dann den Tab auf, der zum gewünschten Menü gehört. in der zweiten Tabebene findet sich dann der Tab “Freifelder Menüname“. Geben Sie im ersten Feld “Auswahl Bezeichnung Freifeld” die Bezeichnungen an, wie die Freifelder benannt werden sollen. Im folgenden Feld “Vorgabe Freifeld 01 Name” wählen Sie dann einen dieser Feldnamen aus. Im Feld “Auswahl Freifeld 01″ darunter lassen sich dann die Werte vordefinieren, die der User bei diesem Feld auswählen kann.

Nutzen Sie Freifelder in den Menüs z.B. für zusätzliche Klassifizierungen, für die Hinterlegung von Passwörtern oder für ergänzende Inhaltsangaben. Freifelder lassen sich auch im Menü Textbausteine für den Einsatz als Platzhalter wählen.

Menü Intern – Die internen Einstellungsmenüs im Überblick

admin — Wed, 29 Apr 2009 21:45:38 +0000

Zur Anpassung der Funktionsweise des blue. stehen zwei Bereiche zur Verfügung:
Der in diesem Abschnitt behandelte Menübereich INTERN dient dem anlegen und editieren von intern verwendeten Werten, wie z.B. den Mitarbeitern, Leistungen, Textbausteinen oder der weiteren Datenbanken. Der im folgenden Abschnitt behandelte Menübereich Voreinstellungen dagegen ermöglicht die Anpassung von Standardwerten, wie z.B. den Kürzeln, laufenden Nummern oder den Auswahllisten. Beide Bereiche können über die Zugriffssteuerung gezielt einzelnen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, um so z.B. einzelnen Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf das Neuanlegen von Leistungen, nicht aber von Leistungskategorien zu ermöglichen.

Im Menü Intern stehen die folgenden Subbereiche zur Verfügung:
» Unternehmen – blue. ermöglicht die Arbeit mit mehreren Unternehmen oder Abteilungen, die alle gemeinsam auf einen Datenbestand zugreifen. Wenn mehr als ein Unternehmen angelegt wurde, dann lässt sich beim anlegen eines neues Dokumentes im Menü Post das Unternehmen auswählen, dem dieses Dokument zugewiessen werden soll.

» Mitarbeiter – Mitarbeiter sind die Personen, die als fest angestellte oder freie Mitarbeiter im Unternehmen tätig sind. Im Menü Mitarbeiter werden die Kennzahlen, Zugriffsrechte und weiteren Einstellungen je Mitarbeiter definiert.

» Leistung – Kategorien – Zur besseren Übersichtlichkeit der Leistungen/ Artikel werden diese in Kategorien unterteilt. Diese lassen sich hier definieren.

» Leistungen – Jede Leistung bzw. jeder Artikel, der in den Menüs Jobs oder Post verwendet wird, lässt sich hier wie in einem kleinen Warenwirtschaftssystem mit allen relevanten Daten anlegen.

» Leistung – Produkte – Mehrere Leistungen bzw. Artikel können zu beliebigen Kombinationen als Produkte kombiniert werden. Produkte ermöglichen damit einen schnelleren Workflow bei der Arbeit in blue.

» Leistung – Sonderkonditionen – Zur individuellen Anpassung der Preise lassen sich hier Sonderkonditionen für Kunden oder Kundengruppen definieren, die den Leistungen bzw. Artikeln zugewiessen werden können.

» Textbausteine – Zur schnelleren Arbeit mit wiederkehrenden Texten und für eine effektive Automatisierung bei der Erstellung von Dokumenten lassen sich hier Textbausteine definieren.

» Datenbanken – Die intern von blue. verwendeten Datenbanken, z.B. für die Vorwahlen oder PLZahlen, lassen sich hier anpassen und erweitern.

Menü Intern – Bereich Unternehmen

admin — Wed, 29 Apr 2009 21:45:38 +0000

blue. ermöglicht die Arbeit mit mehreren Unternehmen oder Abteilungen, die alle gemeinsam auf einen Datenbestand zugreifen. Wenn mehr als ein Unternehmen angelegt wurde, dann lässt sich beim anlegen eines neues Dokumentes im Menü Post das Unternehmen auswählen, dem dieses Dokument zugewiessen werden soll.

Damit die Unternehmensfunktion komplett genutzt werden kann, sollten Sie zuerst im Menü Adressen/ Firmen Ihre eigenen Unternehmen anlegen und alle relevanten Daten eintragen. Wechseln Sie dann wieder in das Menü Intern/ Unternehmen und rufen Sie das erste Unternehmen aus der Liste auf.

Jedem Unternehmen lässt sich im ersten Feld »Unternehmen Name« ein eindeutiger interner Name zuordnen. Vergeben Sie dann ein Kürzel (z.B. für die Nutzung der Dokumentennummer im Menü Post) und wählen Sie im folgenden Feld »Verknüpfung Firma« eine der zuvor im Menü Adressen/ Firma definierten Firmen aus. blue. übernimmt jetzt direkt alle weiteren Verknüpfungen für die Adress-, Mail-, Telefon- und Webdaten. Die hier angezeigten Werte sind direkt verknüpft, so dass jede Änderung auch analog im Menü Adressen/ Firma sichtbar ist.

Ergänzende interne Informationen zum Unternehmen lassen sich im Tab »Fakturierung« ablegen. Die Felder »Inhaber« und »Handelsregisternummer« können hier zu jedem Unternehmen eingefügt werden und liessen sich damit z.B. auf den Drucklayouts weiter nutzen.

Im nächsten Tab »Dateien« haben Sie die Möglichkeit, der Firma einen externen Ordner im System zuzuweissen, z.B. um weitere Unternehmensdokumente zu speichern. Die Aktion der Verknüpfung mit einem externen Dateiordner ist hier erklärt.

Menü Intern – Bereich Mitarbeiter

admin — Tue, 12 May 2009 09:28:46 +0000

Der Zugang zu blue. wird über Mitarbeiterrechte gesteuert. Im Menü Intern/ Mitarbeiter werden alle Mitarbeiter angelegt, die sich am blue. System anmelden können. Ergänzend dazu können auch externe Mitarbeiter angelegt werden, die z.B. als freie Mitarbeiter in den Jobs mitarbeiten und damit direkt in die Jobplanung mit einbezogen werden können.

Wechseln Sie in das Menü Intern und da zum Submenü Mitarbeiter. In der ersten Ansicht einer Liste werden alle bereits angelegten Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie links auf die Funktion »Neu«, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen.

Als ersten geben Sie im Feld »Benutzername« einen Namen an, mit dem sich der Mitarbeiter am blue. einloggt. Ordnen Sie den Mitarbeiter dann einer Position zu und vergeben Sie ein Kürzel. Das folgenden Feld »Verknüpfung Name« dient der direkten Verknüpfung mit einem im Menü Adressen/ Kontakte angelegten Kontakt. Es empfiehlt sich, alle internen Mitarbeiter zuerst als Kontakt mit allen relevanten Daten wie eMail und Telefon anzulegen, da mit dieser Verknüpfung erst die Werte beim blue. Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Weitere Einstellungen und Informationen zum Mitarbeiter lassen sich in den folgenden Tabs definieren.

» Übersicht – Profil – Zu jedem Mitarbeiter können Profildaten hinterlegt werden. Damit lassen sich zum einen Informationen zur Aus- und Fortbildung abbilden, wie auch Wissensbereiche hinterlegen.

» Übersicht – Dateien – Ergänzende Mitarbeiterdokumente wie z.B. die Bewerbung und weitere Unterlagen können im Menü Dateien gespeichert werden. Klicken Sie im Menü »Aktionen« auf »Datei + « und wählen Sie die Datei aus. blue. speichert die Dateien zu einem Mitarbeiter in der Datenbank selbst (weitere Informationen).

» Übersicht – Voreinstellungen – Die für jeden Mitarbeiter im Menü Home/ Persönliches zugänglichen allgemeinen Voreinstellungen lassen sich hier editieren. Dazu gehören u.a. die Unterschrift als digitale Datei und Text, die Position und Grösse des blue. Fensters sowie der Standard Webmailer. Im Feld »Mitarbeiter Arbeitsbereiche« lassen alle Aufgaben- und Pflichten des Mitarbeiters eintragen, die dieser nur einsehen, nicht aber editieren kann.

» History – Der Bereich History zeigt auf mehreren Tabs die vom Mitarbeiter erstellen Datensätze sowie die eingetragenen Abwesenheiten an. Mit der Filterfunktion lassen sich alle Werte auf einen Zeitraum und z.T. um eine Art filtern. Bei einem Klick auf einen Eintrag wechselt blue. in das entsprechende Menü und zeigt da direkt die Datensätze an.

» Kosten – Voreinstellungen – Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiten über das Startmenü von blue.office bzw. blue.mini erfasst, dann kann hier eine Standardkategorie und ggf. eine Standardleistung definiert werden. Diese Auswahl kann dann jeweils überschrieben werden, ermöglicht aber eine schneller Abrechnung der Arbeitszeiten.

» Kosten – Buchungen externer Freier – Die aus den Jobs heraus erfolgten Buchungen der externen Mitarbeiter lassen sich hier zentral zu jedem Mitarbeiter einsehen.

» Kosten – Kennzahlen – Jeder Mitarbeiter verursacht Kosten, die für ein gutes Controlling berücksichtigt werden müssen. Der Bereich Kosten ermöglicht die gezielte Ermittlung der Kostenstruktur je Mitarbeiter.

Tragen Sie die Werte hier von links oben nach unten zu ein und beginnen Sie mit dem Bruttolohn pro Monat des Mitarbeiters. Rechts davon wird der monatliche Lohn x12 gerechnet angezeigt. Im folgenden Feld Urlaubsgeld lässt sich eine einmalige Zusatzsumme je Jahr eintragen. Die Sozialabgaben im folgenden Feld werden dann als Prozentzahl angegeben und errechnen sich automatisch aus den vorhergehenden Summen. Ebenso wird die betriebliche Altersvorsorge in blue. gerechnet, tragen Sie hier den prozentualen Anteil ein.
Ein wichtiger Kostenpunkt je Mitarbeiter sind die Arbeitsplatzkosten. Diese lassen sich auf das gesamte Jahr gerechnet im folgenden Feld manuell eintragen. Wenn das PlugIn blue.control installiert ist, dann lassen sich diese Werte im Menü Finanzen/ Geplante Kosten direkt ausrechnen.
Zu den Kosten eines Mitarbeiters gehören ebenso Bonuszahlungen oder andere Gutschriften. Diese lassen sich im folgenden Tab Bonuszahlungen eintragen und werden hier im Tab Kennzahlen angezeigt. Die Bonuszahlungen werden pro Jahr gerechnet, fliessen also nicht in die Kostenermittlung der Folgejahre ein.
Den Kosten gegenüber gestellt werden die Arbeitszeiten. Diese werden nach den Arbeitsstunden je Woche auf eine feste Anzahl von Arbeitstagen gerechnet. Die Arbeitstag sind die bezahlten Tage des Mitarbeiters, die Urlaubstage sowie die Fehltage durch Krankheit werden davon abgezogen.
Da kein Mitarbeiter zu 100% den Kunden gegenüber abgerechnet werden kann, wird im folgenden der effektive Anteil eingetragen.
Im unteren Bereich werden jetzt die internen Kosten angezeigt, die bei jeder Zeiterfassung automatisch eingerechnet werden.

» Zugriff – Die Steuerung der Zugriffe, die Darstellung der Aktionen sowie die automatisch beim Login zu mountenden Netzwerkvolumes lassen sich je Mitarbeiter im Tab Zugriff definieren. Die hier definierten Einstellungen gelten je Mitarbeiter.

» Zugriff – Menüs/ Funktionen – Die Zugriffssteuerung in blue. basiert auf drei unterschiedlichen Ebenen, die sich hier definieren lassen. Tragen Sie immer ein Passwort ein. Ein Zugang zu blue. ohne Passwort ist nicht möglich. Im folgenden Auswahlfeld legen Sie fest, wie mit der Darstellung von Zahlenwerten umgegangen werden soll. Die Geschäftsführung sieht immer alle Zahlenwerte in allen Menüs. Die Projektleitung sieht die für die Projektarbeit relevanten Zahlenwerte, z.B. in den Menüs Jobs und Finanzen, nicht aber die Auswertungen und Summen in den Menüs. Die Projektleitung kann damit Angebote und Rechnungen erstellen und Jobs kalkulieren und auswerten, nicht aber in den Unternehmenswerten arbeiten. Die Gruppe Team kann in allen Menüs arbeiten, sieht aber weder die Einzelpreise der Leistungen noch die Summenwerte und Auswertungen. In diesem Fall werden die Zahlenfelder immer mit der Information “” markiert.
Im Menü Kalender lassen sich einzelne Kalendereinträge als persönliche Einträge definieren. Andere Mitarbeiter sehen in diesem Fall nur, dass der Mitarbeiter blockiert ist. Für ausgewählte Mitarbeiter lässt sich diese Begrenzung mit der Aktivierung des Feldes “Kalender Vollzugriff” aber übersteuern, z.B. für die Assistenz der Geschäftsführung.
Mitarbeiter, die Projektleitungsfunktionen haben, lassen sich mit dem Feld “Projektleitung” aktivieren. Wenn der Mitarbeiter Fremdrechnungen freigeben darf, dann aktivieren Sie das folgende Feld “Freigabe Fremdrechnungen”.
Die für jeden zugängliche Zeiterfassung je Job/ Projekt oder Aufgabe lässt sich in einem definierten Zeitraum von x Stunden bearbeiten oder ggf. löschen. Der mögliche Zeitraum kann in den beiden folgenden Feldern eingegeben werden.

Die Zugriffe auf die Menüs werden im unteren Portal gesteuert. Dabei wird unterschieden zwischen der Möglichkeit Datensätze zu lesen, zu erstellen, zu bearbeiten, zu löschen, zu importieren und zu exportieren. Beim neu anlegen eines Mitarbeiters sind alle Zugriffe freigeschaltet, diese lassen sich einzeln oder über die Aktionen im linken Bereich deaktivieren. Die Bereiche der Zugriffe sind parallel zu den Menüs und Submenüs aufgebaut und benannt. Wenn ein Mitarbeiter keinen Zugang zu einem Hauptmenü erhalten soll, dann genügt es die Auswahlbox bei Lesen für den Hauptbereich (z.B. für Post) zu deaktivieren.
Beachten Sie bitte, dass beim Login zu jedem Mitarbeiter der Zugriff auf die Hauptmenüs abgefragt wird. Der Zugang zu den Submenüs lässt sich anpassen, während der Mitarbeiter angemeldet ist. Bei einer Änderung der Zugriffe auf die Hauptmenüs ist ein erneutes Login notwendig.

» Zugriff – Aktionen – Für jedes Menü stehen eine Reihe von Aktionen zur Verfügung, die z.B. ein neues Angebot zu einer Firma erstellen oder Daten ex- und importieren. Im Tab “Aktionen” lassen sich diese Aktionen je Mitarbeiter aktiveren oder deaktiveren. Ergänzend dazu ist es möglich, die Sortierfolge für die Darstellungsreihenfolge anzupassen.

» Zugriff – Laufwerke – Beim Login in blue. lassen sich Netzwerkvolumes automatisch mounten. Tragen Sie hier die für den User relevanten Volumes mit dem Laufwerksnamen, dem Benutzernamen und Passwort ein.
Alternativ können Sie im Menü Voreinstellungen/ Allgemein/ Betriebsystem alle Laufwerke vordefineren, die beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters automatisch angelegt werden sollen.

Menü Intern – Bereich Kategorien (Leistungskategorien)

admin — Tue, 12 May 2009 10:12:31 +0000

blue. ermöglicht eine die Vordefinition von Leistungen, Artikeln und Produkten. Damit bei der Auswahl in den Menüs für die Zeiterfassung, Kalkulation und Angebots-/ Rechnungserstellung eine schnellere und flexiblere Auswahl möglich ist, lassen sich Leistungskategorien definieren.

Wechseln Sie im Menü Intern in das Submenü Kategorien. Legen Sie dann über die Funktion »Neu« eine neue Leistungskategorie an und benennen Sie diese. Die Zuordnung der einzelnen Leistungen zu den hier definierten Kategorien erfolgt dann im Menü Leistungen.

Aufträge

admin — Sun, 10 Oct 2010 15:47:35 +0000

Das Menü Aufträge können Sie sowohl für Aufträge an externe Dienstleister wie auch für Auftragsbestätigungen nutzen. Einen neuen Auftrag können Sie aus einem Job / Menü Budget/ Aufträge oder aus einem anderen Dokument heraus erstellen. Ebenso können Sie einen neuen leeren Auftrag anlegen. Nach dem Anlegen gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.

Im ersten Feld “Empfänger Firma” wählen Sie die Firma aus. Wenn Sie von einem Job oder einer Adresse aus den neuen Auftrag erstellt haben ist dieser Wert bereits eingetragen. Ordnen Sie dann ggf. den Ansprechpartner zu. blue. fügt damit automatisch die Postadresse und die Sprache des Empfängers ein. Diese Werte lassen sich hier manuell jeweils anpassen, ohne die Standardwerte zu verändern.
Geben Sie dann im Feld “Bezeichnung” eine spezifische Bezeichnung an. Diese wird (wenn das Feld im Drucklayout aktiv ist) mit ausgedruckt. Das darunter befindliche Feld “Thema” können Sie für eine interne Kurzbeschreibung nutzen. Diese wird z.B. in den Listen mit angezeigt und kann helfen das Dokument schneller zu finden.

Das Feld Dokumentennummer wird entweder automatisch gefüllt oder kann von der Aktion “Dokumentennummer +” per Klick gefüllt werden. Im Menü Voreinstellungen lässt sich der Aufbau der Dokumentennummer je Dokumentenart festlegen.

Wenn der Auftrag mit einem Job verknüpft werden soll, dann wählen Sie diesen Wert aus der Auswahlliste im Feld rechts aus. Ein Auftrag kann auch ohne einen Job erstellt werden oder lässt sich nachträglich einem Job zuordnen.

Jeder Auftrag ist analog zu den Angeboten und Rechnungen in drei Bereiche unterteilt. Nach einem Textblock, z.B. für eine allgemeine Einführung, folgen die Positionen. Nach den Summenfeldern folgt ein weiterer Textblock, z.B. für die Konditionen. Zu einer besseren Ansicht lassen sich diese Bereiche in den folgenden Tab einzeln darstellen. Wechseln Sie als erstes in den Tab “Texte”. Unterteilt in “Kopfzeile” und “Fusszeile” können Sie hier beschreibende Texte manuell oder per Drag & Drop aus den Textbausteinen einfügen. Im Gegensatz zu anderen Feldern werden eingefügte neue Texte hier nicht von Formatierungen befreit. Sie können dafür die Aktion “Formatierungen entfernen” nutzen. Neue Formatierungen können Sie über die Menüzeile von FileMaker hinzufügen. Wählen Sie den Text aus und rufen Sie dann die Menüfunktion “Format” eines der Submenüs auf um den gewählten Text zu Formatieren.

Im Tab “Positionen” lassen sich die Auftragspositionen eintragen und anpassen. Dabei empfiehlt es sich immer vordefinierte Werte aus dem Menü Leistungen zu nutzen. Diese können Sie hier im Auftrag selbst weiter modifizieren, aber die Basiswerte würden so schon eingefügt werden.

Jede Position kann über die folgenden Felder individuell angepasst werden. Einige spezielle Felder stehen dabei nur in den Subtabs “Erweitert” bzw. “Nutzungsfaktor” zur Verfügung.
» Position – Geben Sie eine laufende Positionsnummer an, blue.office sortiert die Positionen automatisch nach diesen Werten.
» Menge – Die Anzahl legen Sie hier fest. Ein leeres Feld wird immer als 1mal gewertet.
» Einheit – Eine beschreibende Einheit zur Anzahl kann hier eingefügt werden. Dieser Wert lässt sich bereits im Menü Leistungen je nach Sprache vordefinieren.
» Typ – Jede Position kann die Daten unterschiedlich darstellen. Damit ist es möglich Überschriften anzulegen oder Textblöcke einzufügen, die dann entsprechend nur die Texte anzeigen. Ebenso lässt sich eine optionale Position definieren, die den Preis als Einzelpreis anzeigt aber nicht in die Gesamtsumme einfliesst. Wenn Sie mit Zwischensummen im Angebot arbeiten wollen wählen Sie erst die Position aus und rufen Sie dann den Typ “Zwischensumme” auf. blue. errechnet automatisch die Summen seit der vorherigen Zwischensumme bzw. von der ersten Position aus zusammen. Um eine Zwischensumme zu aktualisieren rufen Sie den Typ “Zwischensumme” erneut auf.
» Kategorie – Zur besseren Übersichtlichkeit lassen sich Leistungen in Kategorien unterteilen. Wählen Sie hier eine Kategorie aus, wenn Sie eine vordefinierte Leistung auswählen wollen.
» Leistung ID – Jede Leistung hat eine interne eindeutige ID. Nach Auswahl einer Kategorie werden hier die zugeordneten Leistungen angezeigt.
» Leistung Text – Hier wird der vordefinierte Text aus der Leistung oder ein manuell eingefügter Text eingefügt. Dieses Feld wird auf dem Druck mit angezeigt
» Beschreibung – Ergänzende Beschreibungen zur Leistung lassen sich hier einfügen.

Der Auftrag hat eine theoretisch unbegrenzte Länge, ist aber durch die maximale Drucklänge je nach Drucklayout begrenzt.