Aktionen – Neuer Historyeintrag

admin — Sat, 23 May 2009 16:57:34 +0000

blue. bietet mit der History eine Möglichkeit an, mit der sich z.B. jedes relevante Telefonat, jede eMail und jede sonstige Info zu einer Firma, einem Kontakt oder einem Job hinterlegen lassen. Die History ist dabei wie ein Logbuch zu allen relevanten Informationen und speichert eigene Einträge ebenso wie Informationen aus erfolgen Aktionen in blue., z.B. einer Änderung des Jobstatus.

Zum anlegen eines neuen Historyeintrages rufen Sie im Menü Aktionen »History +« auf. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem sich die Art des Eintrages definieren lässt. Im Menü Voreinstellungen können die Historyarten erweitert und angepasst werden.

Bei jedem Historyeintrag ist es möglich, diesen als Privat zu kennzeichnen. Wählen Sie hier erst den Benutzernamen aus, für den der Eintrag sichtbar sein soll, und wechseln Sie dann auf „Privat“.

Externe Dokumente in der History
Ergänzend zu den Notizen, die Sie manuell eintragen bzw. die von blue. eingefügt werden, lassen sich in der History auch externe Dokumente zuorden. Klicken Sie in einem offenen Historyeintrag rechts neben das Textfeld und wählen Sie im dann folgenden Menü ein Dokument aus. blue. übernimmt das gesamte Dokument, so dass dieses im blue. selbst gespeichert wird und damit unabhängig von einem lokalen löschen oder verschieben ist.

Mit der Aktion »Datei zur History anfügen« wird direkt ein neuer History Eintrag angelegt und der Dateiauswahldialog angezeigt. Die weitere Eingabe von Informationen erfolgt dann analog wie oben erklärt.

Anzeige der Historyeinträge
In den Menü Firmen, Kontakte und Jobs finden Sie in der Übersichtsmaske jeweils rechts die History. Mit dem PopUp Icon öffnet sich ein neues grosses Fenster, wo alle Detailinformationen angezeigt werden.

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Aktionen – Neuer Historyeintrag

Aktionen – Arbeit mit externen Dokumenten und der Ordnerfunktion in blue.

admin — Wed, 29 Apr 2009 21:45:41 +0000

blue. ermöglicht die Verknüpfung mit jeder Art von externen Dokumenten, so dass sich externe Dokumentenordner mit Verträgen, eMails und fertigen Dokumenten direkt verknüpfen und von blue. aus nutzen lassen. blue. verknüpft Ordner inkl. der Unterordner auf dem lokalen Rechner oder einem Server mit einer Firma, einem Kontakt oder einem Job.

Wechseln Sie im jeweiligen Menü in den Tab »Dateien«. Rufen Sie jetzt links im Menü Aktionen die Aktion »Ordner wählen« auf. blue. fragt nach dem zu verknüpfenden Speicherorder. Wählen Sie diesen aus und blue. scannt direkt diesen Ordner mit allen Dokumenten und den Unterordnern bis zu 4 Ebenen tief ein. Die Anzeige erfolgt dann mit einem Dateiicon, dem Namen, Erstellungsdatum sowie der Dateigrösse. Ergänzende interne Bemerkungen lassen sich im rechten Feld »Bemerkungen« einfügen.

Bei einer Veränderung der Ordnerinhalte genügt das Aufrufen der Aktion »Ordner aktualisieren« im Aktionen Menü.

Um eine Datei direkt zu öffnen, klicken Sie diese an. blue. übergibt den öffnen Befehl immer direkt an das vom Betriebssystem eingestellte Programm, so dass InDesign Dokumente z.B. direkt mit Adobe InDesign und ArchiCad Dokumente entsprechend mit ArchivCad geöffnet werden.
Wenn Sie blue. als lokales Speichersystem für die eMails nutzen und mit AppleMail oder einem anderen mbox basierenden eMail Client arbeiten, dann empfehlen wir ein speichern der relevanten Mails in Unterordnen im AppleMail. Diese Unterordner zu Kunden oder Projekten lassen sich hier über die Ordnerfunktion direkt verknüpfen, so dass eMails direkt im originalen Zusammenhang im AppleMail geöffnet werden.

Um die Verknüpfung wieder zu entfernen, genügt ein Klick auf das Papierkorbsymbol rechts über dem Portal. Dabei werden keine verknüpften Dokumente gelöscht, nur die Ordnerverknüpfung im blue.

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Aktionen – Arbeit mit externen Dokumenten und der Ordnerfunktion in blue.

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