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blue.office 2.5 - Die perfekte Software für alle kreativen Teams
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blue.office vereint die wichtigsten Unternehmensbereiche in einer modularen, ausbau- und netzwerkfähigen Software: Fakturierung, Terminplanung, Rechnungs- und Angebotswesen, Job- sowie Adressverwaltung.
Mit den optional erhältlichen PlugIns blue.project, blue.control, blue.mailing, blue.stock, blue.rent und blue.web können Sie die Funktionen von blue. nach Bedarf erweitern.
Intuitive Bedienbarkeit, umfangreiche Funktionen für Teams und das Controlling, zentrale Speicherung von Informationen und ständige Weiterentwicklung sind nur ein Teil der wichtigen Kriterien bei der Auswahl einer Organisationssoftware. blue.office bietet Ihnen hier einen echten Mehrwert und erlaubt Ihnen ganz neue Einblicke in Ihre Firma. Wir entwickeln blue. als Familie von Lösungen ständig weiter und integrieren dabei gerne Ihre Wünsche und Ideen.
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» QuickTime Präsentation (11.9 MB)
» PDF Präsentation (7.5 MB)
» Schnelleinführung blue.office (2.0 MB)
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Funktionen von blue.office 2.5 (Auswahl)
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» Stichwortlisten bei Firmen/ Kontakten
» Syncronisation mit dem Apple Adressbuch
» Arbeit mit Tochterunternehmen
» Historyfunktion (manuell und automatisch)
» Zuordnung externer Dokumente zu blue.
» Ex-/ Import von Daten, z.B. vCards, Palm
» Komplette Budgetplanung von Jobs
» Erfassung von Fremdrechnungen, Honorarkosten und Materialkosten
» Jobabrechnung (komplett oder manuell)
» Kundenspezifische Preise und Rabatte
» Zwischensummen und optionale Leistungen
» Skontorechner und Mehrwährungsfähigkeit
» Workgroupfähiger Kalender
» Abwesenheitsverwaltung
» Persönliches Startmenü für jeden User
» Vielfältige Textbausteine mit Textvariablen
» Beliebig viele editierbare Drucklayouts
» Mehrbenutzerfähig, Daten können gezielt einzelnen Benutzern zugeordnet werden
» Arbeit mit Dokumentenvorlagen
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Zielgruppe von blue.office 2.5
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blue.office ist eine branchenneutrale Software, die die wichtigsten Funktionen in einer Firma abwickelt. Unser Kundenschwerpunkt sind Werbeagenturen, Designer und Fotografen. Darüberhinaus lässt sich blue.office aber von allen einsetzen, die eine vollintegrierte Lösung für das Management suchen. Zu unserem Kundenkreis gehören Schauspieler, Vereine, Immobilienmakler, Bildagenturen und Texter.
Eine Auswahl von Referenzkunden finden Sie hier.
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In den Menüs Firmen (für Firmenadressen) und Kontakte (für Mitarbeiter und Privatkontakte) speichern Sie netzwerkweit alle Kundendaten. Alle Adressen lassen sich vielfältig verknüpfen und mit zusätzlichen Informationen versehen. Jedem Datensatz können Sie einen Ordner im Betriebssystem zuweissen, zum Beispiel um Kundendokumente zu verwalten.
Funktionen in den Menüs Firmen und Kontakte (Auswahl):
- PLZ-Verzeichnis, erweiterbar
- Vorwahlen-Verzeichnis, erweiterbar
- BLZ-Verzeichnis, erweiterbar
- Automatische Duplikatsprüfung bei Eingabe einer Adresse
- Speicherung einer Zweitadresse
- Zuordnung zu einer Mutterfirma
- Verwaltung von Tochterfirmen
- Automatische Formatierung der Telefonnummern
- Jobs, Postdokumente und Ereignisse per Klick
- Zuordnung externer Dokumente (auch im Netzwerk) möglich
- Notizen- und Historyfunktion, optional im eigenen Fenster
- Verknüpfung mit MapQuest/ GoogleMaps
- Suche der Reiseverbindung mit DeutscheBahn AG/ÖBB/ SBB
- Überblick über alle Postdokumente im Zeitraum
- Umsatzanzeige nach Zeitraum
- Beliebig erweiterbare Stichwortliste
- Roadmap für zukünftige Termine (Verknüpfung Menü Kalender)
- Partnerfunktion zwischen Kontakten, beliebig erweiterbar
- Übergabe und Suche der Kontakte bei XING/ LinkedIn
- Import eines Bildes zu jedem Kontakt
- Persönliche Briefanrede
- Frei definierbare Druckadresse
- Druck auf frei definierbaren Etikett-, Listen-, Umschlagformaten
- Export im vCard3 Format
- Export im formatierbaren Metaformat als Text/Word Dokument
- Syncronisation mit dem Apple Adressbuch möglich
- Weitergabe von Informationen per eMail
- Datenabgleich mit PalmOS/ PocketPC Handhelds möglich
- Freigabe/ Sperrung von Adressen im Netzwerk
- Anzeige von mit blue.media verknüpften Bildern
- MacOS: Telefonwahl mit iLink, ABDialer oder seriellem Telefon
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Das Menü Jobs bietet alle Funktionen für ein detailliertes Management und Controlling von Jobs. Sie können Jobs planen, erfassen und abrechnen. Dabei werden alle Daten direkt mit den weiteren Menüs von blue.office verknüpft.
Funktionen im Menü Jobs (Auswahl):
- Zuordnung zu einem Kunden und zusätzlichem Auftraggeber
- Vorkalkulation mit direkter Verbrauchsanzeige
- Unterteilung in Honorar-, Materialkosten und Fremdrechnungen
- Überblick über alle Kosten, Zeiten, Fremdrechnungen
- Anzeige des noch verfügbaren Budgets pro Bereich
- Auftragsfreigaben vom Kunden hinterlegbar
- Auftragsvergabe an externe Dienstleister oder freie Mitarbeiter
- Freigabe per eMail mit automatischer PO Nummer
- Zuordnung externer Dokumente (auch im Netzwerk) möglich
- Überblick über alle Notizen/ Vorgänge des Jobs
- Selektive oder komplette Abrechnung von Jobs
- Erfassung von Fremdrechnungen, spätere Jobzuordnung möglich
- Digitale Zuordnung von Fremdrechnungen per Scan
- Roadmapfunktion mit Phasen, Ereignissen und Aufgaben
- Zusammenstellung von Teams mit Aufgabenbereichen
- Aufgabenverteilung an interne und externe Jobpartner
- Zeitabhängiger Stundensatz bei externen freien Mitarbeitern
- Zuordnung von Lieferanten und Partnern
- Überblick über alle Postdokumente im Zeitraum
- Duplizierung von Jobs - auch selektiv - möglich
- Druck auf frei definierbaren Übersichts- und Listenformaten
- Weitergabe von Informationen per eMail
- Datenabgleich mit PalmOS/ PocketPC Handhelds möglich
- Freigabe/ Sperrung von Jobs im Netzwerk
blue.project als optionale Erweiterung:
Das Menü Jobs kann mit dem optional erhältlichen PlugIn blue.project um eine übergeordnete Projektverwaltung erweitert werden. In blue.project lassen sich Jobs zu Projekten zusammenfassen.
Weitere Informationen…
blue.control als optionale Erweiterung:
Mit dem PlugIn blue.control lassen sich alle Fremdrechnungen digital erfassen, den Jobs zuordnen und freigeben. Darüberhinaus ermöglicht blue.control eine Anzeige der geplanten Einnahmen aus den aktivien Jobs.
Weitere Informationen…
blue.mini als optionale Erweiterung:
blue.mini ermöglicht jedem Mitarbeiter die Anzeige seiner Jobs und Aufgaben mit direktem Zugriff zur persönlichen Zeiterfassung. Für interne Mitarbeiter steht so eine schnelle und auf die Funktion der Zeiterfassung fokusierte Schnittstelle zum Menü Jobs zur Verfügung.
Weitere Informationen…
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Im Menü Post erstellen Sie Briefe, Faxe, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen und haben direkten Überblick über alle Dokumente. Sie können sich Umsätze nach Zeitraum und Kunde anzeigen lassen und haben einen direkten Überblick über alle fälligen Zahlungen.
Funktionen im Menü Post (Auswahl):
- Sehr flexible Arbeit mit Textbausteinen
- Textbausteine können eine Vielzahl von Variablen enthalten
- Zwischensummen und optionale Leistungen
- Skontorechner und Mehrwährungsfähigkeit
- Nutzungskalkulation für Fotografen und Designer bei Angeboten und Rechnungen nach frei definierbaren Werten möglich
- Zuordnung nach der Art der Leistung (Eigen-, Fremdleistung)
- Auswahl von definierten Leistungsressourcen/ Warenkörben
- Definition von Dokumentenvorlagen möglich
- Dokumentenvorlagen lassen sich vom Kalender aus aktivieren
- Anzeige offener Rechnungen und direktes Mahnwesen
- Umsatzüberblick nach Kunden, Kontakten, Jobs im Zeitraum
- Vordefinierbare Artikellisten/ Leistungskataloge
- Arbeit mit Bundles für wiederkehrende Leistungspakete
- Wiedervorlage im Kalender beim Druck definierbar
- Druck auf frei definierbaren Listen- und Dokumentformaten
- Auswahl von Bildern aus blue.media mit Bildvoransicht
- Weitergabe der Daten per eMail
- Direkte Faxausgabe mit PageSender (zusätzliche Software)
- Freigabe/ Sperrung von Dokumenten im Netzwerk
- Direkte Übernahme von Bilddaten aus blue.media
- Direkte Übernahme von Vermietungsdaten aus blue.rent
blue.mailing als optionale Erweiterung:
Für das Menü Post ist das optional erhältliche PlugIn blue.mailing verfügbar. Mit diesem lassen sich personalisierbare Mailings an unterschiedliche definierbare Empfängergruppen per eMail, Druck oder Fax versenden.
Weitere Informationen…
blue.control als optionale Erweiterung:
blue.control bietet einen erweiterten Überblick über die kommenden Zahlungen. Neben der Anzeige des geplanten Zahlungsdatums wird das voraussichtliche Zahlungsdatum, errechnet aus der Zahlungshistory des Kunden, angezeigt.
Weitere Informationen…
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Das Menü Kalender bietet Ihnen einen netzwerkweiten Kalender für Ereignisse und Aufgaben an. Sie können jedes Ereignis den Usern im Team zuordnen. Ereignisse können auch mit Daten in blue. verknüpft werden.
Funktionen im Menü Kalender (Auswahl):
- Workgroupfähiger Kalender
- Ereigniswiederholung (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)
- Arbeit mit Prioritäten und farbliche Kennzeichnung
- Zuordnung eines Ortes zum Ereignis mit Farbcode
- Alarmfunktion als PopUp, eMail oder Sound
- Direkte eMail Bestätigung
- Übergabe an Apple iCal Kalender
- Schnelle Datumsauswahl aus einem interaktiven Kalender
- Terminübersicht nach Tagen, Wochen, Monaten
- Anzeige der Jobs oder Teamverfügbarkeit in der Wochenansicht
- Freie Definition von Feiertagen
- Zuordnung zu internen und externen Dokumenten in blue.
- Übergabe erledigter Ereignisse/ Aufgaben an eine Zeiterfassung
- Beliebig definierbare Druckformate
- Terminbestätigung und Terminanfrage per eMail
- RSS Export von Kalenderereignissen (manuell oder automatisch)
- Datenabgleich mit PalmOS/ Pocket PC Handhelds möglich
- Freigabe/ Sperrung von Ereignissen im Netzwerk
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Jedem User steht nach dem Start ein persönliches Startmenü zur Verfügung. Hier werden die Jobs, Aufgaben, Ereignisse, Favoriten und Notizen des angemeldeten Users angezeigt.
Funktionen im Menü Start (Auswahl):
- Aufgabenliste mit direkter Verlinkung zum Job
- Erledigte Aufgaben mit Übernahme in die Zeiterfassung
- 7 Tage Übersicht der Zeiterfassung
- Speicherung persönlicher Notizen inkl. Bildern
- Anzeige von Geburtstagen der nächsten 5 Tage
- Erfassung von Honorar- und Materialkosten
- Eingabemenü für An- und Abwesenheit (Urlaubskalender)
- Abmeldefunktion für Pausen oder Benutzerwechsel
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Das Menü Optionen bietet vielfältigste Möglichkeiten blue. an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehören z.B. die Nummernsystem, Auswahllisten, Menüdarstellungen und die hinterlegten Datenkataloge.
Funktionen im Menü Optionen (Auswahl):
- Definition (fast) aller Auswahllisten
- Auswahl eines eigenen Startscreens für blue.
- Festlegung der Fensterposition von blue.
- Festlegung von Formaten für die Dokumentennummern
- Definition von Standardwerten für ausgewählte Felder
- Definition von Leistungen für die Menüs Jobs und Post
- Veränderung aller Drucklayouts und Überblick über die Layouts
- Anpassung der integrierten Datenbanken (Vorwahl, PLZ, usw.)
- Definition der Benutzer und Benutzergruppen
- Anpassung der persönlichen Einstellungen
- Definition von Textbausteinen
- Backupfunktion inkl. Zip Archivierung und FTP Upload
- Hinterlegung aller Fixkosten per Firma/ Mitarbeiter
- Individuelle Zugriffsrechte pro Mitarbeiter
- Urlaubskalender für das Team
- Berechnung der tatsächlichen Mitarbeiterkosten
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Designmodus für Druckformulare
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Alle Drucklayouts in blue. lassen sich mit dem Designmodus von FileMaker Pro verändern. Damit können Sie alle Druckdokumente an Ihre eigenen persönlichen Vorgaben anpassen.
Jedes Drucklayout können Sie modifizieren, deaktivieren oder duplizieren. Sie können mit beliebig vielen Drucklayouts arbeiten. Beim Druck zeigt Ihnen blue. immer eine Liste der möglichen Druckformulare des aktuellen Menüs an.
Die Drucklayouts werden in einer separaten Datei gespeichert und bleiben so bei jedem Programmupdate erhalten.
Die Drucklayouts können von Ihnen selbst oder durch einen Mitarbeiter von walkingtoyou angepasst werden. In der Preisliste zu blue.office finden Sie dazu weitere Informationen.
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Zu blue.office gehört eine umfangreiche interaktive Hilfefunktion. Diese lässt sich direkt über den Hilfebutton oben rechts aufrufen.
In der Hilfe können Sie zu ähnlichen Themen wechseln und alle Hilfethemen mit eigenen Notizen ergänzen.
Die Hilfe ist auch als PDF Dokument verfügbar.
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