Rechnungen

Wie hier beschrieben stehen Ihnen mehrere Wege zum Anlegen neuer Rechnungen zur Verfügung. Nach dem Anlegen gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.



Im ersten Feld “Empfänger Firma” wählen Sie die Firma aus. Wenn Sie von einem Job oder einer Adresse aus die Rechnung erstellt haben ist dieser Wert bereits eingetragen. Ordnen Sie dann ggf. den Ansprechpartner zu. blue. fügt damit automatisch die Postadresse und die Sprache des Empfängers ein. Diese Werte lassen sich hier manuell jeweils anpassen, ohne die Standardwerte zu verändern.
Geben Sie dann im Feld “Bezeichnung” eine spezifische Bezeichnung an. Diese wird (wenn das Feld im Drucklayout aktiv ist) mit ausgedruckt. Das darunter befindliche Feld “Thema” können Sie für eine interne Kurzbeschreibung nutzen. Diese wird z.B. in den Listen mit angezeigt und kann helfen das Dokument schneller zu finden.

Das Feld Dokumentennummer wird entweder automatisch gefüllt oder kann von der Aktion “Dokumentennummer +” per Klick gefüllt werden. Im Menü Voreinstellungen lässt sich der Aufbau der Dokumentennummer je Dokumentenart festlegen.

Wenn die Rechnung mit einem Job verknüpft werden soll, dann wählen Sie diesen Wert aus der Auswahlliste im Feld rechts aus. Eine Rechnung kann auch ohne einen Job erstellt werden oder lässt sich nachträglich einem Job zuordnen.

Weitere optionale Einstellungen lassen sich im Tab “Verknüpfungen” hinterlegen. Hier können Sie z.B. einen Dokumentenstatus auswählen oder die Dokumentensprache anpassen. Ebenso lässt sich ein Gesamtrabatt ausweissen, der (wenn im Drucklayout hinterlegt) angezeigt werden kann.


Jede Rechnung ist in drei Bereiche unterteilt. Nach einem Textblock, z.B. für eine allgemeine Einführung, folgen die Positionen. Nach den Summenfeldern folgt ein weiterer Textblock, z.B. für die Konditionen. Zu einer besseren Ansicht lassen sich diese Bereiche in den folgenden Tab einzeln darstellen. Wechseln Sie als erstes in den Tabs “Texte”. Unterteilt in “Kopfzeile” und “Fusszeile” können Sie hier beschreibende Texte manuell oder per Drag & Drop aus den Textbausteinen einfügen. Im Gegensatz zu anderen Feldern werden eingefügte neue Texte hier nicht von Formatierungen befreit. Sie können dafür die Aktion “Formatierungen entfernen” nutzen. Neue Formatierungen können Sie über die Menüzeile von FileMaker hinzufügen. Wählen Sie den Text aus und rufen Sie dann die Menüfunktion “Format” eines der Submenüs auf um den gewählten Text zu Formatieren.



Im Tab “Positionen” lassen sich die Rechnungspositionen eintragen und anpassen. Dabei empfiehlt es sich immer vordefinierte Werte aus dem Menü Leistungen zu nutzen. Diese können Sie hier in der Rechnung selbst weiter modifizieren, aber die Basiswerte würden so schon eingefügt werden.


Jede Position kann über die folgenden Felder individuell angepasst werden. Einige spezielle Felder stehen dabei nur in den Subtabs “Erweitert” bzw. “Nutzungsfaktor” zur Verfügung.
» Position – Geben Sie eine laufende Positionsnummer an, blue.office sortiert die Positionen automatisch nach diesen Werten.
» Menge – Die Anzahl legen Sie hier fest. Ein leeres Feld wird immer als 1mal gewertet.
» Einheit – Eine beschreibende Einheit zur Anzahl kann hier eingefügt werden. Dieser Wert lässt sich bereits im Menü Leistungen je nach Sprache vordefinieren.
» Typ – Jede Position kann die Daten unterschiedlich darstellen. Damit ist es möglich Überschriften anzulegen oder Textblöcke einzufügen, die dann entsprechend nur die Texte anzeigen. Wenn Sie mit Zwischensummen in der Rechnung arbeiten wollen wählen Sie erst die Position aus und rufen Sie dann den Typ “Zwischensumme” auf. blue. errechnet automatisch die Summen seit der vorherigen Zwischensumme bzw. von der ersten Position aus zusammen. Um eine Zwischensumme zu aktualisieren rufen Sie den Typ “Zwischensumme” erneut auf.
» Kategorie – Zur besseren Übersichtlichkeit lassen sich Leistungen in Kategorien unterteilen. Wählen Sie hier eine Kategorie aus, wenn Sie eine vordefinierte Leistung auswählen wollen.
» Leistung ID – Jede Leistung hat eine interne eindeutige ID. Nach Auswahl einer Kategorie werden hier die zugeordneten Leistungen angezeigt.
» Leistung Text – Hier wird der vordefinierte Text aus der Leistung oder ein manuell eingefügter Text eingefügt. Dieses Feld wird auf dem Druck mit angezeigt
» Beschreibung – Ergänzende Beschreibungen zur Leistung lassen sich hier einfügen.
» MwSt. – Je nach Empfängerland und Leistung können Sie hier eine MwSt. auswählen. Dieser Wert lässt sich jeder Leistung bzw. beim Empfänger hinterlegen.
» Rabatt – Ein Rabatt je Leistung kann hier eingefügt werden. Wenn eine Leistung nicht rabattfähig ist (einstellbar im Menü Leistungen), dann wird dieser Rabatt nicht in der Berechnung genutzt.
» Art – Wählen Sie hier “E” für Eigenleistungen oder “F” für Fremdleistungen aus. Im Fussbereich lassen sich damit die Summen anzeigen.
» Berechnung von – Leistungen in blue. können per Stunde/ Stück oder als Tagespreis kalkuliert werden. Wählen Sie hier die Preisberechnung je Position aus.
» Einkauf – Zur Ermittlung eines Gewinns empfiehlt es sich hier den Einkaufspreis der Position einzufügen. Dieser Wert lässt sich ebenso im Menü Leistungen vordefinieren.
» Verkauf – Der für den Kunden gültige Verkaufspreis wird hier eingefügt. Dieser kann ebenfalls automatisch aus der Leistung und einer ggf. zugeordneten Sonderkondition ermittelt werden.
» Buchung Konto – Jede Position kann hier bereits einer Kostenstelle bzw. einem Buchungskonto zugeordnet werden.
» Buchung Jahr/ Monat – Für die Abrechnung lässt sich hier ein Buchungsmonat einstellen. Der Standardwert ist immer der aktuelle Monat.

Die Rechnung hat eine theoretisch unbegrenzte Länge, ist aber durch die maximale Drucklänge je nach Drucklayout begrenzt.