Menü Intern – Bereich Mitarbeiter

Der Zugang zu blue. wird über Mitarbeiterrechte gesteuert. Im Menü Intern/ Mitarbeiter werden alle Mitarbeiter angelegt, die sich am blue. System anmelden können. Ergänzend dazu können auch externe Mitarbeiter angelegt werden, die z.B. als freie Mitarbeiter in den Jobs mitarbeiten und damit direkt in die Jobplanung mit einbezogen werden können.


Wechseln Sie in das Menü Intern und da zum Submenü Mitarbeiter. In der ersten Ansicht einer Liste werden alle bereits angelegten Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie links auf die Funktion »Neu«, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen.

Als ersten geben Sie im Feld »Benutzername« einen Namen an, mit dem sich der Mitarbeiter am blue. einloggt. Ordnen Sie den Mitarbeiter dann einer Position zu und vergeben Sie ein Kürzel. Das folgenden Feld »Verknüpfung Name« dient der direkten Verknüpfung mit einem im Menü Adressen/ Kontakte angelegten Kontakt. Es empfiehlt sich, alle internen Mitarbeiter zuerst als Kontakt mit allen relevanten Daten wie eMail und Telefon anzulegen, da mit dieser Verknüpfung erst die Werte beim blue. Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Weitere Einstellungen und Informationen zum Mitarbeiter lassen sich in den folgenden Tabs definieren.

» Übersicht – Profil – Zu jedem Mitarbeiter können Profildaten hinterlegt werden. Damit lassen sich zum einen Informationen zur Aus- und Fortbildung abbilden, wie auch Wissensbereiche hinterlegen.

» Übersicht – Dateien – Ergänzende Mitarbeiterdokumente wie z.B. die Bewerbung und weitere Unterlagen können im Menü Dateien gespeichert werden. Klicken Sie im Menü »Aktionen« auf »Datei + « und wählen Sie die Datei aus. blue. speichert die Dateien zu einem Mitarbeiter in der Datenbank selbst (weitere Informationen).

» Übersicht – Voreinstellungen – Die für jeden Mitarbeiter im Menü Home/ Persönliches zugänglichen allgemeinen Voreinstellungen lassen sich hier editieren. Dazu gehören u.a. die Unterschrift als digitale Datei und Text, die Position und Grösse des blue. Fensters sowie der Standard Webmailer. Im Feld »Mitarbeiter Arbeitsbereiche« lassen alle Aufgaben- und Pflichten des Mitarbeiters eintragen, die dieser nur einsehen, nicht aber editieren kann.

» History – Der Bereich History zeigt auf mehreren Tabs die vom Mitarbeiter erstellen Datensätze sowie die eingetragenen Abwesenheiten an. Mit der Filterfunktion lassen sich alle Werte auf einen Zeitraum und z.T. um eine Art filtern. Bei einem Klick auf einen Eintrag wechselt blue. in das entsprechende Menü und zeigt da direkt die Datensätze an.

» Kosten – Voreinstellungen – Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiten über das Startmenü von blue.office bzw. blue.mini erfasst, dann kann hier eine Standardkategorie und ggf. eine Standardleistung definiert werden. Diese Auswahl kann dann jeweils überschrieben werden, ermöglicht aber eine schneller Abrechnung der Arbeitszeiten.

» Kosten – Buchungen externer Freier – Die aus den Jobs heraus erfolgten Buchungen der externen Mitarbeiter lassen sich hier zentral zu jedem Mitarbeiter einsehen.

» Kosten – Kennzahlen – Jeder Mitarbeiter verursacht Kosten, die für ein gutes Controlling berücksichtigt werden müssen. Der Bereich Kosten ermöglicht die gezielte Ermittlung der Kostenstruktur je Mitarbeiter.


Tragen Sie die Werte hier von links oben nach unten zu ein und beginnen Sie mit dem Bruttolohn pro Monat des Mitarbeiters. Rechts davon wird der monatliche Lohn x12 gerechnet angezeigt. Im folgenden Feld Urlaubsgeld lässt sich eine einmalige Zusatzsumme je Jahr eintragen. Die Sozialabgaben im folgenden Feld werden dann als Prozentzahl angegeben und errechnen sich automatisch aus den vorhergehenden Summen. Ebenso wird die betriebliche Altersvorsorge in blue. gerechnet, tragen Sie hier den prozentualen Anteil ein.
Ein wichtiger Kostenpunkt je Mitarbeiter sind die Arbeitsplatzkosten. Diese lassen sich auf das gesamte Jahr gerechnet im folgenden Feld manuell eintragen. Wenn das PlugIn blue.control installiert ist, dann lassen sich diese Werte im Menü Finanzen/ Geplante Kosten direkt ausrechnen.
Zu den Kosten eines Mitarbeiters gehören ebenso Bonuszahlungen oder andere Gutschriften. Diese lassen sich im folgenden Tab Bonuszahlungen eintragen und werden hier im Tab Kennzahlen angezeigt. Die Bonuszahlungen werden pro Jahr gerechnet, fliessen also nicht in die Kostenermittlung der Folgejahre ein.
Den Kosten gegenüber gestellt werden die Arbeitszeiten. Diese werden nach den Arbeitsstunden je Woche auf eine feste Anzahl von Arbeitstagen gerechnet. Die Arbeitstag sind die bezahlten Tage des Mitarbeiters, die Urlaubstage sowie die Fehltage durch Krankheit werden davon abgezogen.
Da kein Mitarbeiter zu 100% den Kunden gegenüber abgerechnet werden kann, wird im folgenden der effektive Anteil eingetragen.
Im unteren Bereich werden jetzt die internen Kosten angezeigt, die bei jeder Zeiterfassung automatisch eingerechnet werden.

» Zugriff – Die Steuerung der Zugriffe, die Darstellung der Aktionen sowie die automatisch beim Login zu mountenden Netzwerkvolumes lassen sich je Mitarbeiter im Tab Zugriff definieren. Die hier definierten Einstellungen gelten je Mitarbeiter.

» Zugriff – Menüs/ Funktionen – Die Zugriffssteuerung in blue. basiert auf drei unterschiedlichen Ebenen, die sich hier definieren lassen. Tragen Sie immer ein Passwort ein. Ein Zugang zu blue. ohne Passwort ist nicht möglich. Im folgenden Auswahlfeld legen Sie fest, wie mit der Darstellung von Zahlenwerten umgegangen werden soll. Die Geschäftsführung sieht immer alle Zahlenwerte in allen Menüs. Die Projektleitung sieht die für die Projektarbeit relevanten Zahlenwerte, z.B. in den Menüs Jobs und Finanzen, nicht aber die Auswertungen und Summen in den Menüs. Die Projektleitung kann damit Angebote und Rechnungen erstellen und Jobs kalkulieren und auswerten, nicht aber in den Unternehmenswerten arbeiten. Die Gruppe Team kann in allen Menüs arbeiten, sieht aber weder die Einzelpreise der Leistungen noch die Summenwerte und Auswertungen. In diesem Fall werden die Zahlenfelder immer mit der Information “” markiert.
Im Menü Kalender lassen sich einzelne Kalendereinträge als persönliche Einträge definieren. Andere Mitarbeiter sehen in diesem Fall nur, dass der Mitarbeiter blockiert ist. Für ausgewählte Mitarbeiter lässt sich diese Begrenzung mit der Aktivierung des Feldes “Kalender Vollzugriff” aber übersteuern, z.B. für die Assistenz der Geschäftsführung.
Mitarbeiter, die Projektleitungsfunktionen haben, lassen sich mit dem Feld “Projektleitung” aktivieren. Wenn der Mitarbeiter Fremdrechnungen freigeben darf, dann aktivieren Sie das folgende Feld “Freigabe Fremdrechnungen”.
Die für jeden zugängliche Zeiterfassung je Job/ Projekt oder Aufgabe lässt sich in einem definierten Zeitraum von x Stunden bearbeiten oder ggf. löschen. Der mögliche Zeitraum kann in den beiden folgenden Feldern eingegeben werden.



Die Zugriffe auf die Menüs werden im unteren Portal gesteuert. Dabei wird unterschieden zwischen der Möglichkeit Datensätze zu lesen, zu erstellen, zu bearbeiten, zu löschen, zu importieren und zu exportieren. Beim neu anlegen eines Mitarbeiters sind alle Zugriffe freigeschaltet, diese lassen sich einzeln oder über die Aktionen im linken Bereich deaktivieren. Die Bereiche der Zugriffe sind parallel zu den Menüs und Submenüs aufgebaut und benannt. Wenn ein Mitarbeiter keinen Zugang zu einem Hauptmenü erhalten soll, dann genügt es die Auswahlbox bei Lesen für den Hauptbereich (z.B. für Post) zu deaktivieren.
Beachten Sie bitte, dass beim Login zu jedem Mitarbeiter der Zugriff auf die Hauptmenüs abgefragt wird. Der Zugang zu den Submenüs lässt sich anpassen, während der Mitarbeiter angemeldet ist. Bei einer Änderung der Zugriffe auf die Hauptmenüs ist ein erneutes Login notwendig.

» Zugriff – Aktionen – Für jedes Menü stehen eine Reihe von Aktionen zur Verfügung, die z.B. ein neues Angebot zu einer Firma erstellen oder Daten ex- und importieren. Im Tab “Aktionen” lassen sich diese Aktionen je Mitarbeiter aktiveren oder deaktiveren. Ergänzend dazu ist es möglich, die Sortierfolge für die Darstellungsreihenfolge anzupassen.

» Zugriff – Laufwerke – Beim Login in blue. lassen sich Netzwerkvolumes automatisch mounten. Tragen Sie hier die für den User relevanten Volumes mit dem Laufwerksnamen, dem Benutzernamen und Passwort ein.
Alternativ können Sie im Menü Voreinstellungen/ Allgemein/ Betriebsystem alle Laufwerke vordefineren, die beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters automatisch angelegt werden sollen.