Menü Home – Bereich Aufgaben

Aufgaben sind ein zentrales Element in blue. und ermöglichen die Arbeit nach dem GTD Prinzip in einer netzwerkfähigen Mehrbenutzerdatenbank. Durch die Verknüpfung der Aufgaben zu Jobs, Firmen, Kontakten, Postdokumenten und externen Dokumenten lässt sich so nahtlos arbeiten und blue. als ein Gesamtsystem nutzen.

Aufgaben werden in verschiedenen Menüs angezeigt, z.B. in der Home Ansicht, in den Jobs und im Kalender in den Tagesansichten. Die Hauptansichten für die Aufgaben werden im Menü Home/ Aufgaben und im Menü Kalender/ Aufgaben syncron angezeigt.

In der Home Ansicht werden Ihre Aufgaben für den aktuellen Tag angezeigt. blue. aktualisiert bei jedem Login den Status der unerledigten Aufgaben und verschiebt die überfälligen Aufgaben auf den aktuellen Tag. Diese Funktion können Sie im Menü Aufgaben auch selbst aktivieren »Unerledigte Aufgaben zeigen«.

Jede Aufgabe im Home Menü können Sie über den kleinen Button auf der rechten Seite für die Zeiterfassung nutzen. blue. kann hier direkt zwischen der Zeiterfassung eines Jobs und einer Aufgabe unterscheiden. Die Abrechnung erfolgt dann wie bei der Zeiterfassung beschrieben über das Menü Home/ Jobs.



Zum Anlegen einer neuen Aufgabe können Sie direkt im Menü Aktionen die Aktion »Aufgabe +« wählen. Diese Aktion steht in fast allen Menüs zur Verfügung und verknüpft die Aufgabe automatisch mit den Daten des aktuellen Datensatzes.



Benennen Sie die Aufgabe mit einem aussagekräftigen Titel und ordnen Sie diese einer Kategorie zu. Jede Aufgabe muss ein Zieldatum haben und kann optional mit einer Uhrzeit ergänzt werden. Im Feld Dauer können Sie angeben, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe einplanen. Diese Zeit wird u.a. in der Auslastungsplanung im Menü Jobs mit berücksichtigt.

Der Status einer Aufgabe kann manuell hier in der Detailansicht und in den Listendarstellungen angepasst werden. Nutzen Sie den Status um bei längeren Aufgaben einen Überblick über den Verlauf und den Stand der Aufgaben zu erzielen.

Jede Aufgabe wird mind. einem Mitarbeiter zugeordnet, diesen finden Sie im linken Bereich. Die weiteren Mitarbeiter ordnen Sie dann rechts dem Portal »Weitere Empfänger« zu.
Um eine Vielzahl von Aufgaben besser durchsuche zu können, lassen sich rechts unten »Stichwörter« hinzufügen.
Die Beschreibung der Aufgabe tragen Sie dann im Feld »Beschreibung« ein.

Damit Sie beim abarbeiten der Aufgaben direkt nachvollziehen können, worauf sich die Beschreibung bezieht, empfiehlt es sich mit den Verknüpfungen zu arbeiten. Je mehr hier an Informationen steht, umso schneller lässt sich dann eine Umsetzung durchführen. Wenn eine Aufgabe einem Job zugeordnet wurde, dann wird bei einem Klick auf »100%« in der Statusleiste oder beim aufrufen der Aktion »Aufgabe erledigt« direkt ein Fenster für die Zeiterfassung aufgerufen. Wenn beim anlegen der Aufgabe bereits eine Leistungskategorie und/ oder Leistung zugeordnet wurden, dann werden diese Werte direkt übernommen. Insbesonders wenn aus einem Job heraus Aufgaben an das Team vergeben werden, ermöglicht diese Zuordnung bereits eine schnelle Zuordnung von Leistungen und Inhaltsvorgaben für die Zeiterfassung der Mitarbeiter.

An Aufgaben lassen sich auch Dokumente anfügen. Nutzen Sie hierfür die Aktion »Datei +« oder klicken Sie im Portal der Dateien auf die erste leere Zeile. Dokumente werden bei einer Aufgabe nur als Verweiss zugeordnet, die Dateien selbst sollten in diesem Fall an einem für alle zugänglichen Speicherort auf dem Server abgelegt werden.