Menü Adressen – Bereich Kontakte

Nach dem Aufruf eines Kontakts aus dem Menü Liste gelangen Sie in die Detailansicht. Diese zeigt in einem Menü alle Informationen zum Kontakt an. Damit die Informationsfülle inhaltlich strukturiert dargestellt wird, unterteilt sich die Ansicht im mittleren Bereich in vier Tabmenüs mit mehreren Untermenüs. Wenn Sie schon mit dem Menü Firmen gearbeitet haben, dann wird Ihnen die sehr ähnliche Darstellung auffallen. Kontakte haben ergänzende Eingabemöglichkeiten zu privaten Daten sowie zu einem Wissensprofil des Kontakts.

Der obere Bereich des Menüs Kontakte zeigt immer die Basisdaten des Kontakts an. Die weiteren Eingabemöglichkeiten finden sich dann in den Tabs.



» Verknüpfungen mit Firmen – Jeder Kontakt lässt sich mit beliebig vielen Firmen verknüpfen. Das erfolgt automatisch, wenn von einer Firma aus ein Kontakt angelegt wird. Alternativ ist auch eine Zuordnung vom Kontakt aus möglich. Wählen Sie im ersten Feld bei “Firma/ Position/ Abteiling” eine Firma aus und geben Sie dann die Postion sowie die Abteilung des Kontakts an. Wenn Sie die Postadresse im Menü “Aktionen” anpassen, werden jetzt die verschiedenen Firmen mit den jeweiligen Hauptadressen angezeigt.
Wenn ein Mitarbeiter von einer Firma zu einer anderen Firma wechselt, dann legen Sie die neue Firma an und verknüpfen Sie dann den Mitarbeiter mit der neuen Firma. Alle beim Mitarbeiter angelegten Informationen bleiben so erhalten.

» Allgemein – Übersicht – Die wichtigsten Kontaktinformationen finden sich hier im ersten Tab Übersicht. Hier lassen sich z.B. beliebig viele Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, eMail, Web, FTP, etc.) hinterlegen, auch die Bemerkungen zum Kontakt sowie die Stichwörter finden sich hier. Ergänzend dazu kann hier der Geburtstag sowie die “Du” Regel zum Kontakt eingetragen werden.

» Allgemein – Fakturierung – Informationen die sich auf die wirtschaftliche Seite eines Kontakts beziehen werden im Tab Fakturierung abgelegt.
Im ersten Portal lassen sich beliebig viele Postadressen definieren. Zur besseren Unterscheidung lässt sich eine Adressart definieren sowie eine Standardadresse festlegen. Im rechten Feld Postadresse wird die Standardadresse für alle Postdokumente gespeichert. Klicken Sie im Aktionen Menü auf »Post Adresse« um aus den hinterlegten Adressen eine postalische Adresse zu formatieren. Diese können Sie im Feld “Post – Adresse Druck” immer noch manuell anpassen.

Im mittleren rechten Bereich lassen sich Standardwerte für den Kontakt definieren, die bei der Dokumentenerstellung relevant sind. Geben Sie immer eine Sprache an, damit bei der Auswahl von Textbausteinen und Leistungen der korrekte Text eingefügt wird. Die Felder für die Anrede und die Grussformel lassen sich in den Platzhaltern bei einem Textbaustein nutzen. Im Menü Voreinstellungen ist es möglich, Standardwerte für diese Felder zu definieren.

Im rechten unteren Bereich finden Sie Felder, die bei der Fakturierung relevant sind. Die hier gewählten Werte beeinflussen z.B. die Rabattierung bei Angeboten, Rechnungen und Jobs bzw. die Provisionsberechnung bei den Forderungen. Alle hier definierten Werte lassen sich in einem Angebot bzw. einer Rechnung oder einem Job immer noch manuell ändern, ermöglichen so aber eine sehr individuelle Preisgestaltung für jeden hinterlegten Kontakt. Wenn bereits bei einer verknüpften Firma Standardwerte für die Rabatte und Zahlungskonditionen definiert sind, dann übersteuert der Eintrag beim Kontakt diese Werte.

» Allgemein – Dateien – Ergänzende Dokumente zu jedem Kontakt, wie z.B. Excel Tabellen, Bilder und weitere Unterlagen können im Menü Dateien gespeichert werden. Klicken Sie im Menü »Aktionen« auf »Datei + « und wählen Sie die Datei aus. blue. speichert immer nur einen Referenzpfad, nicht das Dokument selbst (weitere Informationen).

» Allgemein – Web/ Partner – In diesem Tab lassen sich u.a. alle Arten von Webadressen zu einem Kontakt hinterlegen. Wählen Sie im ersten Feld eine der möglichen Arten aus und geben Sie dann in den folgenden Feldern die Verbindungsdaten an. Bei einer korrekten Konfiguration des Betriebssystems können mit einem Klick auf den linken Pfeil die Verbindungen mit den entsprechenden Programmen gestartet werden.
Ergänzend zu jedem Kontakt lassen sich Partnerkontakte definieren. Mit der Partnerfunktion können Sie das Netzwerk der Kontakte abbilden, die im blue. gespeichert sind.

» Jobs – Projekte/ Jobs – Alle mit dem aktuell aufgerufenen Kontakt umgesetzten Projekte und Jobs werden hier angezeigt. Mit einem Klick auf einen Eintrage wechselt die Ansicht in den jeweiligen Job bzw. das Projekt. Das Portal lässt sich über die Filterfunktion im oberen Teil eingrenzen. Wenn hier ein Datumsbereich “von – bis” angegeben wurde, dann erscheinen nur die Jobs bzw. Projekte, die in diesem Zeitraum begonnen haben.

» Jobs – Lieferant/ Partner – In jedem Job bzw. Projekt ist es möglich, Firmen und Kontakte als Lieferanten und Partner einzutragen. Das erfolgt z.T. automatisch, z.B. wenn in einem Job ein Auftrag an eine Firma bzw. einen externen Mitarbeiter vergeben wird. Hier im Menü Lieferant/ Partner werden alle Jobs angezeigt, die mit diesem Job verknüpft sind. Wenn Sie z.B. bei einem Designer ermitteln wollen, für welche Jobs dieser gebucht wurde, dann finden Sie in dieser Ansicht alle verknüpften Jobs.

» Jobs – Fremdrechnungen – Die im Menü Finanzen (Plugin blue.control) erstellten Fremdrechnungen werden jeweils einer Firma sowie einem Kontakt zugeordnet. Alle eingetragenen Fremdrechnungen des aufgerufenen Kontakts finden Sie hier. Bei einem Klick (und den entsprechenden Zugriffsrechten) wird die Fremdrechnung im Menü Finanzen aufgerufen und angezeigt.



» Jobs – Profil – Zu jedem Kontakt lässt sich hier ein Wissens- und Ausbildungsprofil hinterlegen. Nutzen Sie diese Felder um für die aktuellen oder für externe freie Mitarbeiter alle die Daten zu hinterlegen, die bei der Suche nach dem besten Mitarbeiter für eine Aufgabenstellung helfen.

» Post – Alle im Menü Post erstellten Dokumente des Kontakts finden Sie hier. Dabei werden nur die Dokumente angezeigt, die mit dem Kontakt selbst verknüpft sind. Wenn Sie sich alle Dokumente der Firma anzeigen lassen wollen, dann wechseln Sie in das Menü Firma.
Ebenso wie in den anderen Tabs lässt sich die Darstellung über den Zeitraum “von – bis” sowie über die Dokumentenart eingrenzen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet das Dokument direkt im Menü Post.
Wenn Sie z.B. die Umsätze eines Kontakts ermitteln wollen, dann wählen Sie hier den Zeitraum sowie die Dokumentenart “Rechnung” aus.

» Ereignisse – History/ Roadmap – Zu jedem Kontakt lässt sich eine History hinterlegen. In der History werden alle relevanten Informationen abgelegt, die in einem zeitlichen Kontex stehen, z.B. Informationen zu einem Telefonat oder zu einer Vereinbarung. Geben Sie eine neue History über die Aktion »History +« ein und wählen Sie dann eine Historyart aus. Tragen Sie dann den beschreibenden Text ein. Wenn der Eintrag nur für Sie sichtbar sein soll, dann haben Sie die Möglichkeit diesen als Privat zu kennzeichnen. Wählen Sie in diesem Fall den Typ “Privat” aus und geben Sie Ihren Benutzernamen an.