Menü Adressen – Bereich Firmen

Nach dem Aufruf einer Firma aus dem Menü Liste gelangen Sie in die Detailansicht. Diese zeigt in einem Menü alle Informationen zur Firma an. Damit die Informationsfülle inhaltlich strukturiert dargestellt wird, unterteilt sich die Ansicht im mittleren Bereich in vier Tabmenüs mit mehreren Untermenüs.
Der obere Bereich zeigt immer die Basisdaten der Firma an. Die weiteren Eingabemöglichkeiten finden sich dann in den Tabs.



» Allgemein – Übersicht – Die wichtigsten Firmeninformationen finden sich hier im ersten Tab Übersicht. Hier lassen sich z.B. beliebig viele Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, eMail, Web, FTP, etc.) hinterlegen, auch die Bemerkungen zur Firma sowie die Stichwörter finden sich hier. Wenn ein Kontakt aus dem Menü Kontakte mit dieser Firma verknüpft wurde, dann wird dieser hier angezeigt. Um einen neuen Kontakt anzulegen nutzen Sie am besten die Aktion “Kontakt +”, bei der die Basisdaten aus der Firma automatisch für den Kontakt mit übernommen werden.

» Allgemein – Fakturierung – Informationen die sich auf die wirtschaftliche Seite einer Firma beziehen werden im Tab Fakturierung abgelegt.
Im ersten Portal lassen sich beliebig viele Postadressen definieren. Zur besseren Unterscheidung lässt sich eine Adressart definieren sowie eine Standardadresse festlegen. Im rechten Feld Postadresse wird die Standardadresse für alle Postdokumente gespeichert. Klicken Sie im Aktionen Menü auf »Post Adresse« um aus den hinterlegten Adressen eine postalische Adresse zu formatieren. Diese können Sie im Feld “Post – Adresse Druck” immer noch manuell anpassen.
Im mittleren rechten Bereich lassen sich Standardwerte für die Firma definieren, die bei der Dokumentenerstellung relevant sind. Geben Sie immer eine Sprache an, damit bei der Auswahl von Textbausteinen und Leistungen der korrekte Text eingefügt wird. Die Felder für die Anrede und die Grussformel lassen sich in den Platzhaltern bei einem Textbaustein nutzen. Im Menü Voreinstellungen ist es möglich, Standardwerte für diese Felder zu definieren.
Die Kundennummer kann manuell vergeben werden oder Sie nutzen das System einer automatischen Nummerierung.
Im rechten unteren Bereich finden Sie Felder, die bei der Fakturierung relevant sind. Die hier gewählten Werte beeinflussen z.B. die Rabattierung bei Angeboten, Rechnungen und Jobs bzw. die Provisionsberechnung bei den Forderungen. Alle hier definierten Werte lassen sich in einem Angebot bzw. einer Rechnung oder einem Job immer noch manuell ändern, ermöglichen so aber eine sehr individuelle Preisgestaltung für jede hinterlegte Firma.

» Allgemein – Dateien – Ergänzende Dokumente zu jeder Firma, wie z.B. Excel Tabellen, Bilder und weitere Unterlagen können im Menü Dateien gespeichert werden. Klicken Sie im Menü »Aktionen« auf »Datei + « und wählen Sie die Datei aus. blue. speichert immer nur einen Referenzpfad, nicht das Dokument selbst (weitere Informationen).

» Allgemein – Web/ Tochterfirmen/ Partner – In diesem Tab lassen sich u.a. alle Arten von Webadressen zu einer Firma hinterlegen. Wählen Sie im ersten Feld eine der möglichen Arten aus und geben Sie dann in den folgenden Feldern die Verbindungsdaten an. Bei einer korrekten Konfiguration des Betriebssystems können mit einem Klick auf den linken Pfeil die Verbindungen mit den entsprechenden Programmen gestartet werden.
Im rechten oberen Bereich finden sich Felder für die Verknüpfung von Firmen untereinander. Bei blue. ist es möglich, zu einer Firma beliebig viele Filialen und Tochterfirmen zu definieren, die alle als eigener Datensatz hinterelegt werden. Geben Sie hier an, welche Firma die Haupt- bzw. Mutterfirma ist. Wenn Sie im Menü Post ein Dokument erstellen können Sie dann wählen, an welche Haupt- bzw. Tochterfirma das Dokument adressiert werden soll.
Ergänzend zur Arbeit mit Tochterfirmen in blue. lassen sich Partnerfirmen definieren. Mit der Partnerfunktion können Sie das Netzwerk der Firmen abbilden, die im blue. gespeichert sind.

» Jobs – Projekte/ Jobs – Alle mit der aktuelle aufgerufenen Firma umgesetzten Projekte und Jobs werden hier angezeigt. Mit einem Klick auf einen Eintrage wechselt die Ansicht in den jeweiligen Job bzw. das Projekt. Das Portal lässt sich über die Filterfunktion im oberen Teil eingrenzen. Wenn hier ein Datumsbereich “von – bis” angegeben wurde, dann erscheinen nur die Jobs bzw. Projekte, die in diesem Zeitraum begonnen haben.

» Jobs – Lieferant/ Partner – In jedem Job bzw. Projekt ist es möglich, Firmen als Lieferanten und Partner einzutragen. Das erfolgt z.T. automatisch, z.B. wenn in einem Job ein Auftrag an eine Firma vergeben wird. Hier im Menü Lieferant/ Partner werden alle Jobs angezeigt, die mit dieser Firma verknüpft sind. Wenn Sie z.B. bei einem Kurierdienst ermitteln wollen, für welche Jobs dieser gebucht wurde, dann finden Sie in dieser Ansicht alle verknüpften Jobs.

» Jobs – Fremdrechnungen – Die im Menü Finanzen (Plugin blue.control) erstellten Fremdrechnungen werden jeweils einer Firma zugeordnet. Alle eingetragenen Fremdrechnungen der aufgerufenen Firma finden Sie hier. Bei einem Klick (und den entsprechenden Zugriffsrechten) wird die Fremdrechnung im Menü Finanzen aufgerufen und angezeigt.

» Post – Alle im Menü Post erstellten Dokumente der Firma finden Sie hier. Ebenso wie in den anderen Tabs lässt sich die Darstellung über den Zeitraum “von – bis” sowie über die Dokumentenart eingrenzen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet das Dokument direkt im Menü Post.
Wenn Sie z.B. die Umsätze einer Firma ermitteln wollen, dann wählen Sie hier den Zeitraum sowie die Dokumentenart “Rechnung” aus.

» Ereignisse – Firma History/ Roadmap – Zu jeder Firma lässt sich eine History hinterlegen. In der History werden alle relevanten Informationen abgelegt, die in einem zeitlichen Kontex stehen, z.B. Informationen zu einem Telefonat oder zu einer Vereinbarung. Geben Sie eine neue History über die Aktion »History +« ein und wählen Sie dann eine Historyart aus. Tragen Sie dann den beschreibenden Text ein. Wenn der Eintrag nur für Sie sichtbar sein soll, dann haben Sie die Möglichkeit diesen als Privat zu kennzeichnen. Wählen Sie in diesem Fall den Typ “Privat” aus und geben Sie Ihren Benutzernamen an.

» Ereignisse – Mitarbeiter History/ Roadmap – Die Historyeinträge der Mitarbeiter einer Firma finden Sie im zweiten Tab.

» Ereignisse – Job History/ Roadmap – Alle Historyeinträge die in den Jobs der aufgerufenen Firma hinterlegt wurden, können hier im dritten Tab aufgerufen werden.