Die Budgetverwaltung eines Jobs

Die Budgetverwaltung im Menü Jobs unterteilt sich in die folgenden Bereich und zeigt damit von links nach rechts den kompletten finanziellen Ablauf an.


» Budgetübersicht
Alle Werte aus den folgenden Tabs werden hier in Kurzform dargestellt. In der Übersicht ist es (bis auf die Auswahl des Leistungskataloges) nicht möglich Daten zu ändern.

» Prognosen
Mit Prognosen geben Sie voraussichtliche Honorareinnahmen für den Job an. Wählen Sie immer ein voraussichtliches Eingangsdatum und geben Sie sowohl die Summe wie auch die Wahrscheinlichkeit an. Im Verlauf der Angebotserstellung und der Reaktionen Ihres Kunden sollten Sie die Wahrscheinlichkeit entsprechend anpassen, um so ein besseres Bild für die voraussichtlichen Einnahmen zu erzielen.

» Vorkalkulation
Bevor Sie eine Vorkalkulation anlegen, müssen die benötigten Leistungen definiert sein. Es ist nicht möglich, Leistungen manuell einzutragen. Die Funktion des automatischen Abgleichs mit einem Angebot funktioniert nur, wenn die auswählbaren Leistungen vordefiniert sind.

Wenn Sie bei einem Job mit einem angepassten Leistungskatalog arbeiten wollen, obwohl dem Kunden keinem solcher zugeordnet wurde, dann wählen Sie unten links den Leistungskatalog aus. Bereits gewählte Leistungen aktualisieren sich nicht automatisch, wenn ein Leistungskatalog ausgewählt wird.

Fügen Sie eine neue Leistung ein, in dem Sie auf die erste leere Zeile im Portal klicken.


Es öffnet sich ein PopUp Menü, wo sich alle Daten für einen Wert der Vorkalkulation definieren lassen. Wählen Sie eine Leistungskategorie und dann eine Leistung aus. blue. fügt automatisch die hinterlegten Daten ein. Geben Sie im Feld Anzahl die geplanten Stunden (Honorar) bzw. die Anzahl der Artikel (Material) an. Optional lässt sich die Vorkalkulation auch einer Phase im Job sowie einem Produkt zuordnen.

Im unteren Bereich lassen sich interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister zuordnen, die diese Leistung später umsetzen sollen. Wenn Sie bei einem Mitarbeiter das Datum und den Zeitaufwand eintragen, dann werden diese Werte in der Auslastungsplanung mit eingerechnet.
Im zweiten Tab lassen sich Lieferanten auswählen, die als externe Dienstleister die oben definierte Leistung umsetzen sollen. Optional können Sie direkt auch das Angebot zuordnen, klicken Sie hier auf die Fläche unter dem Feldtitel »Dokument«.

» Angebote/Freigabe
In diesem Menü werden im oberen Bereich die Angebote zum Job angezeigt. Wenn Sie ein Angebot nachträglich einem Job zuordnen wollen, dann setzen Sie den Job auf »Aktiv« und wählen Sie rechts oben im Angebot dann den Job aus.

Im unteren Bereich werden die Kundenfreigaben angezeigt. Eine Kundenfreigabe kann entweder manuell über die Eingabe einer Summe oder durch Auswahl eines Angebotes erfolgen. Im zweiten Fall übernimmt blue. die Angebotssumme direkt als Freigabesumme. Diese können Sie hier 1 : 1 übernehmen oder optional noch anpassen.

» Externe Aufträge
Wenn externe Dienstleister für den Job mit eingebunden werden, dann tragen Sie diese im Tab Externe Aufträge ein. blue. unterscheidet hier zwischen externen freien Mitarbeitern, die Sie im Menü »Intern/Mitarbeiter« definiert haben und zwischen Lieferanten aus dem Menü »Adressen«. Tragen Sie alle Daten ein und übergeben Sie dann über die »Auftragsvergabe« eine Auftragsmail an Ihren eMail Client bzw. einen Auftrag an das Menü Post. Der Standardtext für die Beauftragung lässt sich in den Voreinstellungen anpassen.

Wenn Sie mit der Forecastplanung des Plugins blue.control arbeiten empfiehlt es sich, die voraussichtliche Fälligkeit der Rechnung mit anzugeben. blue. kann damit den voraussichtlichen finanziellen Stand errechnen.

» Kosten
Im Tab Kosten werden alle Kosten aus der Zeit‑ und Materialerfassung des Menüs Home und aus der Erfassung der Fremdrechnungen aus dem Menü Finanzen (Plugin blue.control) angezeigt. Für eine direkte ergänzende Zeit‑ oder Materialerfassung können Sie die entsprechenden Aktionen im Job nutzen.

Leistungen die für die Abrechnung nicht mit berücksichtigt werden sollen, können im rechten Bereich bei »Abrechnung« deaktiviert werden. Wenn Sie auf das PopUp Symbol links über dem Portal klicken, öffnet sich eine erweiterte Ansicht in einem eigenen Fenster.

Wenn Sie den Job abrechnen wollen, dann können Sie das Angebot »Umwandeln« oder Sie übergeben die hier erfassten Leistungen über die Aktion »Rechnung +« an eine neue Rechnung. Jede Leistung wird dabei mit der Rechnung verlinkt, so dass bei einer ggf. weiteren Abrechnung nur noch die offenenen Kosten übergeben werden.

» Provisionen
Das Menü für die Provisionsrechnung wird erst in einer kommenden blue. Version aktiviert werden.

» Forderungen
Alle im Menü Post erstellen Rechnung, Mahnungen und Gutschriften zum Job werden hier angezeigt.