Das Menü Post im Überblick

Im Menü Post werden alle Dokumente angelegt, die an Kunden, Partner und Lieferanten versandt werden. In blue. steht für jede Dokumentenart ein eigenes Submenü zur Verfügung, womit sich die Rechte und die möglichen Aktionen je Menü individuell gestalten lassen.



Folgende Menüs und Möglichkeiten stehen im blue.office zur Verfügung:
» Briefe/ Faxe – Erstellen Sie hier alle Brief- und Faxdokumente.
» Dokumente – In diesem Menü lassen sich z.B. Verträge, Vereinbarungen, Notizen, etc. erstellen, die nicht als Brief oder Fax gehandhabt werden sollen.
» Angebote – Angebote lassen sich direkt hier erstellen oder sie übernehmen Werte aus der Vorkalkulation eines Jobs
» Aufträge – In diesem Submenü erstellen Sie alle Aufträge an externe Dienstleister, z.B. um ein externes Angebot zu bestätigen
» Lieferscheine – Damit erstellen Sie Listen von Artikeln oder Leistungen, die Sie ausliefern
» Rechnungen – Hier werden alle Rechnungen erstellt. Dabei lassen sich Angebote zu Rechnungen umwandeln oder Sie übergeben die Werte aus der Kostenerfassung eines Jobs an eine Rechnung.
» Mahnungen – Wenn Ihre Kunden nicht zahlen wollen, dann lassen sich Rechnungen über die Aktionen zu Mahnungen umwandeln. Diese werden hier angezeigt
» Gutschriften und Storno – Rechnungen lassen sich auch stornieren, diese Dokumente werden dann hier angezeigt

Jedes Postdokument lässt sich über verschiedene Wege erstellen:
a) Rufen Sie den Kontakt oder die Firma aus, an die das Postdokument adressiert werden soll. Im Menü Aktionen auf der linken Seite finden Sie Aktionen für jede Dokumentenart, klicken Sie da z.B. “Brief+” an, um einen neuen Brief zu erstellen. Dieser ist damit automatisch mit der Firma und ggf. dem Kontakt verknüpft und beinhaltet ebenso die Postadresse.
b) Wechseln Sie in einen Job, wenn ein Dokument dazu einen Bezug haben soll. Hier finden Sie ebenso im Menü Aktionen auf der linken Seite Aktionen für das Erstellen neuer Postdokumente. Klicken Sie hier z.B. auf “Angebot+” und blue.office übernimmt die Werte aus der Vorkalkulation automatisch in ein neues Angebot. Dieses ist direkt mit dem Job sowie mit dem Auftraggeber verknüpft.
c) Rufen ein bestehendes Postdokument auf, z.B. ein vom Kunden freigegebenes Angebot. Mit der Aktion “Umwandeln” wird dieses Angebot dupliziert und direkt in eine Rechnung gewandelt.
d) Klicken Sie im Menü Post auf den Button “Neu”. blue. fragt nach der Dokumentenart und legt diese leer an. Jetzt müssen Sie einen Empfänger zuordnen, damit die Postadresse eingefügt wird.