Aufträge

Das Menü Aufträge können Sie sowohl für Aufträge an externe Dienstleister wie auch für Auftragsbestätigungen nutzen. Einen neuen Auftrag können Sie aus einem Job / Menü Budget/ Aufträge oder aus einem anderen Dokument heraus erstellen. Ebenso können Sie einen neuen leeren Auftrag anlegen. Nach dem Anlegen gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.



Im ersten Feld “Empfänger Firma” wählen Sie die Firma aus. Wenn Sie von einem Job oder einer Adresse aus den neuen Auftrag erstellt haben ist dieser Wert bereits eingetragen. Ordnen Sie dann ggf. den Ansprechpartner zu. blue. fügt damit automatisch die Postadresse und die Sprache des Empfängers ein. Diese Werte lassen sich hier manuell jeweils anpassen, ohne die Standardwerte zu verändern.
Geben Sie dann im Feld “Bezeichnung” eine spezifische Bezeichnung an. Diese wird (wenn das Feld im Drucklayout aktiv ist) mit ausgedruckt. Das darunter befindliche Feld “Thema” können Sie für eine interne Kurzbeschreibung nutzen. Diese wird z.B. in den Listen mit angezeigt und kann helfen das Dokument schneller zu finden.

Das Feld Dokumentennummer wird entweder automatisch gefüllt oder kann von der Aktion “Dokumentennummer +” per Klick gefüllt werden. Im Menü Voreinstellungen lässt sich der Aufbau der Dokumentennummer je Dokumentenart festlegen.

Wenn der Auftrag mit einem Job verknüpft werden soll, dann wählen Sie diesen Wert aus der Auswahlliste im Feld rechts aus. Ein Auftrag kann auch ohne einen Job erstellt werden oder lässt sich nachträglich einem Job zuordnen.

Jeder Auftrag ist analog zu den Angeboten und Rechnungen in drei Bereiche unterteilt. Nach einem Textblock, z.B. für eine allgemeine Einführung, folgen die Positionen. Nach den Summenfeldern folgt ein weiterer Textblock, z.B. für die Konditionen. Zu einer besseren Ansicht lassen sich diese Bereiche in den folgenden Tab einzeln darstellen. Wechseln Sie als erstes in den Tab “Texte”. Unterteilt in “Kopfzeile” und “Fusszeile” können Sie hier beschreibende Texte manuell oder per Drag & Drop aus den Textbausteinen einfügen. Im Gegensatz zu anderen Feldern werden eingefügte neue Texte hier nicht von Formatierungen befreit. Sie können dafür die Aktion “Formatierungen entfernen” nutzen. Neue Formatierungen können Sie über die Menüzeile von FileMaker hinzufügen. Wählen Sie den Text aus und rufen Sie dann die Menüfunktion “Format” eines der Submenüs auf um den gewählten Text zu Formatieren.



Im Tab “Positionen” lassen sich die Auftragspositionen eintragen und anpassen. Dabei empfiehlt es sich immer vordefinierte Werte aus dem Menü Leistungen zu nutzen. Diese können Sie hier im Auftrag selbst weiter modifizieren, aber die Basiswerte würden so schon eingefügt werden.


Jede Position kann über die folgenden Felder individuell angepasst werden. Einige spezielle Felder stehen dabei nur in den Subtabs “Erweitert” bzw. “Nutzungsfaktor” zur Verfügung.
» Position – Geben Sie eine laufende Positionsnummer an, blue.office sortiert die Positionen automatisch nach diesen Werten.
» Menge – Die Anzahl legen Sie hier fest. Ein leeres Feld wird immer als 1mal gewertet.
» Einheit – Eine beschreibende Einheit zur Anzahl kann hier eingefügt werden. Dieser Wert lässt sich bereits im Menü Leistungen je nach Sprache vordefinieren.
» Typ – Jede Position kann die Daten unterschiedlich darstellen. Damit ist es möglich Überschriften anzulegen oder Textblöcke einzufügen, die dann entsprechend nur die Texte anzeigen. Ebenso lässt sich eine optionale Position definieren, die den Preis als Einzelpreis anzeigt aber nicht in die Gesamtsumme einfliesst. Wenn Sie mit Zwischensummen im Angebot arbeiten wollen wählen Sie erst die Position aus und rufen Sie dann den Typ “Zwischensumme” auf. blue. errechnet automatisch die Summen seit der vorherigen Zwischensumme bzw. von der ersten Position aus zusammen. Um eine Zwischensumme zu aktualisieren rufen Sie den Typ “Zwischensumme” erneut auf.
» Kategorie – Zur besseren Übersichtlichkeit lassen sich Leistungen in Kategorien unterteilen. Wählen Sie hier eine Kategorie aus, wenn Sie eine vordefinierte Leistung auswählen wollen.
» Leistung ID – Jede Leistung hat eine interne eindeutige ID. Nach Auswahl einer Kategorie werden hier die zugeordneten Leistungen angezeigt.
» Leistung Text – Hier wird der vordefinierte Text aus der Leistung oder ein manuell eingefügter Text eingefügt. Dieses Feld wird auf dem Druck mit angezeigt
» Beschreibung – Ergänzende Beschreibungen zur Leistung lassen sich hier einfügen.

Der Auftrag hat eine theoretisch unbegrenzte Länge, ist aber durch die maximale Drucklänge je nach Drucklayout begrenzt.